Details zu den Kassenvorschriften ab 2020

Das Bundesfinanzministerium hat Details zu den neuen Vorgaben für elektronische Kassen geregelt, die ab 2020 gelten.

Unter­neh­men mit elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­sen oder Kas­sen­sys­te­men wur­den mit dem Kas­sen­ge­setz ver­pflich­tet, die­se ab 2020 mit einer zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung (tSE) aus­zu­rüs­ten. Außer­dem müs­sen die Betrie­be die Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me von Kas­sen an das Finanz­amt mel­den sowie wei­te­re neue Vor­ga­ben zur Kas­sen­füh­rung beach­ten.

Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat im Som­mer end­lich die lan­ge erwar­te­ten Detail­re­ge­lun­gen zu der Geset­zes­än­de­rung ver­öf­fent­licht. Damit kön­nen die Kas­sen­her­stel­ler ihre Gerä­te vor­be­rei­ten, auch wenn für eine recht­zei­ti­ge Umstel­lung kaum noch Zeit bleibt. Immer­hin eine gute Nach­richt gibt es: Das Gesetz ent­hält kei­ne Pflicht zur Nut­zung elek­tro­ni­scher Kas­sen­sys­te­me. Damit kön­nen bei­spiels­wei­se auf Wochen­märk­ten, Fes­ten, in Hof­lä­den und der­glei­chen wei­ter­hin manu­el­le Auf­zeich­nun­gen geführt wer­den.

• Auf­zeich­nungs­sys­te­me: Die neu­en Vor­ga­ben gel­ten für elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me mit Kas­sen­funk­ti­on. Das ist bei einem Gerät dann der Fall, wenn es der Erfas­sung und Abwick­lung von zumin­dest teil­wei­se baren Zah­lungs­vor­gän­gen die­nen kann. Dazu zäh­len auch elek­tro­ni­sche, vor Ort genutz­te Zah­lungs­for­men (Geld­kar­te, vir­tu­el­le Kon­ten, Bonus­punk­te­sys­te­me etc.) sowie Gut­schei­ne, Gut­ha­ben­kar­ten und der­glei­chen. Eine Auf­be­wah­rungs­mög­lich­keit des ver­wal­te­ten Bar­geld­be­stan­des (z. B. Kas­sen­la­de) ist nicht erfor­der­lich. Rei­ne Buch­hal­tungs­sys­te­me gel­ten also nicht als Auf­zeich­nungs­sys­te­me im Sin­ne des Kas­sen­ge­set­zes.

  

• Sicher­heits­ein­rich­tung: Ab dem 1. Janu­ar 2020 müs­sen elek­tro­ni­sche Kas­sen und Auf­zeich­nungs­sys­te­me über eine zer­ti­fi­zier­te tSE ver­fü­gen, die die Voll­stän­dig­keit und Unver­än­der­bar­keit der erfass­ten Geschäfts­vor­fäl­le gewähr­leis­tet. Dabei kön­nen mit­ein­an­der ver­bun­de­ne Gerä­te auch gemein­sam die­sel­be tSE nut­zen. Die tSE muss nicht nur alle Geschäfts­vor­fäl­le im Kas­sen­sys­tem mani­pu­la­ti­ons­si­cher pro­to­kol­lie­ren, son­dern auch ande­re Vor­gän­ge (Trai­nings­bu­chun­gen, Sofort-Stor­nos, Abbrü­che etc.). Ist die Kas­se nicht nach­rüst­bar, genügt aber den bis­he­ri­gen Vor­ga­ben und wur­de zwi­schen 2010 und 2019 ange­schafft, darf sie bis Ende 2022 wei­ter ver­wen­det wer­den. Das Vor­lie­gen die­ser Vor­aus­set­zun­gen ist nach­zu­wei­sen.

• Aus­fall: Fällt eine tSE aus, dann sind Aus­fall­zei­ten und -grund zu doku­men­tie­ren. Das kann auch auto­ma­ti­siert durch das Kas­sen­sys­tem erfol­gen. Kann das Sys­tem ohne die tSE wei­ter­be­trie­ben wer­den, muss die­ser Aus­fall auf dem Beleg ersicht­lich sein. Betrifft der Aus­fall nur die tSE, kann das Kas­sen­sys­tem bis zur Besei­ti­gung des Aus­fall­grun­des wei­ter­hin genutzt wer­den. Der Unter­neh­mer muss jedoch unver­züg­lich die Aus­fall­ur­sa­che behe­ben oder Maß­nah­men zu deren Besei­ti­gung tref­fen. Die Beleg­aus­ga­be­pflicht bleibt auch wäh­rend des Aus­falls bestehen und ent­fällt ledig­lich bei einem voll­stän­di­gen Aus­fall des Kas­sen­sys­tems oder bei Aus­fall der Druck- oder Über­tra­gungs­ein­heit. Fällt nur die Druck- oder Über­tra­gungs­ein­heit für den Beleg aus, muss das Kas­sen­sys­tem wei­ter­hin genutzt wer­den.

• Beleg­aus­ga­be­pflicht: Wer Geschäfts­vor­fäl­le mit einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem erfasst, muss ab 2020 zwin­gend einen Beleg für den Kun­den aus­stel­len. Der Beleg kann elek­tro­nisch oder in Papier­form zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Die Beleg­aus­ga­be­pflicht gilt jedoch nur für Geschäfts­vor­fäl­le, an denen ein Drit­ter betei­ligt ist. Ent­nah­men, Ein­la­gen und der­glei­chen sind also nicht betrof­fen. Die Beleg­aus­ga­be muss unmit­tel­bar nach Abschluss des Vor­gangs erfol­gen.

• Bele­g­um­fang: Die Min­destan­ga­ben auf einem Beleg sind unab­hän­gig von den umsatz­steu­er­li­chen Vor­ga­ben an eine Rech­nung gere­gelt. Ist die Erstel­lung einer Rech­nung nicht erfor­der­lich, muss den­noch ein Beleg erstellt wer­den, der min­des­tens fol­gen­de Anga­ben ent­hält: Voll­stän­di­ger Namen und Anschrift des Unter­neh­mers, Beleg­da­tum und Zeit­punkt des Vor­gangs­be­ginns und der -been­di­gung, Men­ge und Art der ver­kauf­ten Gegen­stän­de oder Umfang und Art der erbrach­ten Dienst­leis­tung, das Ent­gelt und der dar­auf ent­fal­len­de Steu­er­be­trag in einer Sum­me sowie der Umsatz­steu­er­satz oder ein Hin­weis auf eine anzu­wen­den­de Umsatz­steu­er­be­frei­ung, der Betrag je Zah­lungs­art und schließ­lich noch die Trans­ak­ti­ons­num­mer, den Signa­turzäh­ler, den Prüf­wert sowie die Seri­en­num­mer des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems oder Sicher­heits­mo­duls.

• Elek­tro­ni­sche Bele­ge: Für eine elek­tro­ni­sche Bereit­stel­lung des Bele­ges ist die Zustim­mung des Kun­den erfor­der­lich. Unab­hän­gig von der Ent­ge­gen­nah­me durch den Kun­den ist der elek­tro­ni­sche Beleg in jedem Fall zu erstel­len. Die Sicht­bar­ma­chung eines Bele­ges auf einem Bild­schirm des Ver­käu­fers (Kas­sen­dis­play etc.) allein reicht jedoch nicht aus. Der Beleg muss in einem stan­dar­di­sier­ten Datei­for­mat (JPG, PNG, PDF etc.) bereit­ge­stellt wer­den, sodass Abruf und Anzei­ge beim Kun­den mit einer kos­ten­lo­sen Stan­dard­soft­ware mög­lich sind.

• Papier­be­le­ge: Bei der Aus­ga­be von Papier­be­le­gen reicht das Ange­bot zur Ent­ge­gen­nah­me an den Kun­den aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und aus­ge­druckt wur­de. Eine Pflicht zur Annah­me des Belegs durch den Kun­den oder zur Auf­be­wah­rung nicht ent­ge­gen­ge­nom­me­ner Papier­be­le­ge gibt es nicht.

  

• Befrei­ung: Bei Ver­kauf von Waren oder Erbrin­gung von Dienst­leis­tun­gen an eine gro­ße Zahl nicht bekann­ter Per­so­nen ist auf Antrag und mit Zustim­mung des Finanz­amts eine Befrei­ung von der Beleg­aus­ga­be­pflicht mög­lich. Die Befrei­ung kommt aller­dings nur dann in Betracht, wenn mit der Pflicht eine sach­li­che oder per­sön­li­che Här­te für den Betrieb ver­bun­den ist. Die ent­ste­hen­den Kos­ten sind allein kei­ne sach­li­che Här­te. Die Gewäh­rung der Befrei­ung ent­bin­det den Unter­neh­mer auch nicht vom Anspruch des Kun­den auf die Aus­stel­lung einer Quit­tung.

• Auf­be­wah­rung: Die von der tSE erstell­ten Daten kön­nen zwar vom Kas­sen­sys­tem in ein Archiv­sys­tem über­tra­gen und in der Kas­se gelöscht wer­den. In die­sem Fall müs­sen die Daten aber mit­samt Pro­to­kol­lie­rungs­da­ten der Archi­vie­rung wei­ter­hin voll­stän­dig erhal­ten blei­ben und wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist in der vor­ge­schrie­be­nen Form expor­tier­bar sein. Bei einer Betriebs­prü­fung müs­sen die Daten zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

• Mel­de­pflicht: Wer elek­tro­ni­sche Kas­sen oder Auf­zeich­nungs­sys­te­me ein­setzt, muss dem Finanz­amt jede Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me mel­den. Dar­un­ter fal­len auch Zer­stö­rung oder Ver­lust einer Kas­se. Der Inhalt der Mel­dung umfasst neben Name und Steu­er­num­mer des Unter­neh­mens sowie dem Datum der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me auch Anga­ben zur Art der tSE sowie zu Art und Anzahl der ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me und deren Seriennummer(n). Außer­dem müs­sen die Kas­sen in der Mel­dung ein­deu­tig einer Betriebs­stät­te zuge­ord­net wer­den, wenn das Unter­neh­men über meh­re­re Betriebs­stät­ten ver­fügt, und für jede Betriebs­stät­te ist eine sepa­ra­te Mel­dung erfor­der­lich. Die­se Anga­ben nut­zen die Finanz­äm­ter unter ande­rem bei der Fall­aus­wahl für Außen­prü­fun­gen.

• Mel­de­frist: Die Mel­dung muss inner­halb eines Monats nach der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me auf dem amt­lich vor­ge­schrie­be­nen Vor­druck erfol­gen und für vor 2020 ange­schaff­te Kas­sen­sys­te­me eigent­lich bis zum 31. Janu­ar 2020 nach­ge­holt wer­den. Bis­her hat die Finanz­ver­wal­tung den Vor­druck aller­dings noch nicht ver­öf­fent­licht und arbei­tet gleich­zei­tig an einem elek­tro­ni­schen Mel­de­ver­fah­ren. Bis die­ses ver­füg­bar ist, will die Finanz­ver­wal­tung den Unter­neh­men daher Auf­schub bei der Mel­de­pflicht gewäh­ren.

• Sank­tio­nen: Wer­den Ver­stö­ße gegen die neu­en Ver­pflich­tun­gen fest­ge­stellt, kön­nen die­se als Steuer­ord­nungs­wid­rig­keit mit einer Geld­bu­ße von bis zu 25.000 Euro geahn­det wer­den, auch wenn kein steu­er­li­cher Scha­den ent­stan­den ist. Aus­ge­nom­men von die­sen dra­ko­ni­schen Stra­fen sind ledig­lich Ver­stö­ße gegen die Mit­tei­lungs­pflicht und die Beleg­aus­ga­be­pflicht. Das bedeu­tet jedoch nicht, dass das Finanz­amt bei Ver­stö­ßen gegen die­se bei­den Pflich­ten nicht ande­re Sank­tio­nen ergrei­fen könn­te.

Wer ab 2020 noch eine Kas­se ver­wen­det, die nicht den aktu­el­len Vor­ga­ben der Finanz­ver­wal­tung genügt, ris­kiert bei einer Betriebs­prü­fung Hin­zu­schät­zun­gen und wei­te­ren Ärger. Noch bleibt Zeit für eine Umstel­lung. Bei einer Neu­an­schaf­fung soll­ten die neu­en Vor­ga­ben expli­zit berück­sich­tigt wer­den — ent­we­der indem gezielt die dar­in vor­ge­se­he­ne Über­gangs­frist für nicht nach­rüst­ba­re Kas­sen aus­ge­reizt wird oder gleich eine Kas­se ange­schafft wird, die die Vor­ga­ben erfüllt oder sich nach­rüs­ten lässt.