Neue Vorgaben für elektronische Kassen ab 2020

Ab 2020 ist der Einsatz manipulationssicherer Kassen per Gesetz verbindlich vorgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium hat zu diesen neuen Vorgaben viele weitere Details geregelt.

Unter­neh­men mit elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­sen oder Kas­sen­sys­te­men wur­den mit dem Kas­sen­ge­setz ver­pflich­tet, die­se ab 2020 mit einer zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung (tSE) aus­zu­rüs­ten. Außer­dem müs­sen die Betrie­be die Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me von Kas­sen an das Finanz­amt mel­den sowie wei­te­re neue Vor­ga­ben zur Kas­sen­füh­rung beach­ten.

Das Gesetz ent­hält aber kei­ne Pflicht zur Nut­zung elek­tro­ni­scher Kas­sen­sys­te­me. Damit kön­nen bei­spiels­wei­se auf Wochen­märk­ten, Fes­ten, in Hof­lä­den und der­glei­chen wei­ter­hin manu­el­le Auf­zeich­nun­gen geführt wer­den. Auch wenn das Kas­sen­ge­setz bereits 2016 beschlos­sen wur­de, hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um vie­le Details zu der Geset­zes­än­de­rung erst im Som­mer 2019 gere­gelt. Hier sind alle wesent­li­chen Vor­ga­ben im Über­blick.

  • Auf­zeich­nungs­sys­te­me: Die neu­en Vor­ga­ben gel­ten für elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me mit Kas­sen­funk­ti­on. Das ist bei einem Gerät dann der Fall, wenn es der Erfas­sung und Abwick­lung von zumin­dest teil­wei­se baren Zah­lungs­vor­gän­gen die­nen kann. Dazu zäh­len auch elek­tro­ni­sche, vor Ort genutz­te Zah­lungs­for­men (Geld­kar­te, vir­tu­el­le Kon­ten, Bonus­punk­te­sys­te­me etc.) sowie Gut­schei­ne, Gut­ha­ben­kar­ten und der­glei­chen. Eine Auf­be­wah­rungs­mög­lich­keit des ver­wal­te­ten Bar­geld­be­stan­des (z.B. Kas­sen­la­de) ist nicht erfor­der­lich. Rei­ne Buch­hal­tungs­sys­te­me gel­ten also nicht als Auf­zeich­nungs­sys­te­me im Sin­ne des Kas­sen­ge­set­zes.

  • Sicher­heits­ein­rich­tung: Seit dem 1. Janu­ar 2020 müs­sen elek­tro­ni­sche Kas­sen und Auf­zeich­nungs­sys­te­me über eine zer­ti­fi­zier­te tSE ver­fü­gen, die die Voll­stän­dig­keit und Unver­än­der­bar­keit der erfass­ten Geschäfts­vor­fäl­le gewähr­leis­tet. Dabei kön­nen mit­ein­an­der ver­bun­de­ne Gerä­te auch gemein­sam die­sel­be tSE nut­zen. Die tSE muss nicht nur alle Geschäfts­vor­fäl­le im Kas­sen­sys­tem mani­pu­la­ti­ons­si­cher pro­to­kol­lie­ren, son­dern auch ande­re Vor­gän­ge (Trai­nings­bu­chun­gen, Sofort-Stor­nos, Abbrü­che etc.). Ist die Kas­se nicht nach­rüst­bar, genügt aber den bis­he­ri­gen Vor­ga­ben und wur­de zwi­schen 2010 und 2019 ange­schafft, darf sie bis Ende 2022 wei­ter ver­wen­det wer­den. Das Vor­lie­gen die­ser Vor­aus­set­zun­gen ist nach­zu­wei­sen.

  • Aus­fall: Fällt eine tSE aus, dann sind Aus­fall­zei­ten und -grund zu doku­men­tie­ren. Das kann auch auto­ma­ti­siert durch das Kas­sen­sys­tem erfol­gen. Kann das Sys­tem ohne die tSE wei­ter­be­trie­ben wer­den, muss die­ser Aus­fall auf dem Beleg ersicht­lich sein. Betrifft der Aus­fall nur die tSE, kann das Kas­sen­sys­tem bis zur Besei­ti­gung des Aus­fall­grun­des wei­ter­hin genutzt wer­den. Der Unter­neh­mer muss jedoch unver­züg­lich die Aus­fall­ur­sa­che behe­ben oder Maß­nah­men zu deren Besei­ti­gung tref­fen. Die Beleg­aus­ga­be­pflicht bleibt auch wäh­rend des Aus­falls bestehen und ent­fällt ledig­lich bei einem voll­stän­di­gen Aus­fall des Kas­sen­sys­tems oder bei Aus­fall der Druck- oder Über­tra­gungs­ein­heit. Fällt nur die Druck- oder Über­tra­gungs­ein­heit für den Beleg aus, muss das Kas­sen­sys­tem wei­ter­hin genutzt wer­den.

  • Beleg­aus­ga­be­pflicht: Wer Geschäfts­vor­fäl­le mit einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem erfasst, muss ab 2020 zwin­gend einen Beleg für den Kun­den aus­stel­len. Der Beleg kann elek­tro­nisch oder in Papier­form zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Die Beleg­aus­ga­be­pflicht gilt jedoch nur für Geschäfts­vor­fäl­le, an denen ein Drit­ter betei­ligt ist. Ent­nah­men, Ein­la­gen und der­glei­chen sind also nicht betrof­fen. Die Beleg­aus­ga­be muss unmit­tel­bar nach Abschluss des Vor­gangs erfol­gen.

  • Elek­tro­ni­sche Bele­ge: Für eine elek­tro­ni­sche Bereit­stel­lung des Bele­ges ist die Zustim­mung des Kun­den erfor­der­lich. Unab­hän­gig von der Ent­ge­gen­nah­me durch den Kun­den ist der elek­tro­ni­sche Beleg in jedem Fall zu erstel­len. Die Sicht­bar­ma­chung eines Bele­ges auf einem Bild­schirm des Ver­käu­fers (Kas­sen­dis­play etc.) allein reicht jedoch nicht aus. Der Beleg muss in einem stan­dar­di­sier­ten Datei­for­mat (JPG, PNG, PDF etc.) bereit­ge­stellt wer­den, sodass Abruf und Anzei­ge beim Kun­den mit einer kos­ten­lo­sen Stan­dard­soft­ware mög­lich sind.

  • Papier­be­le­ge: Bei der Aus­ga­be von Papier­be­le­gen reicht das Ange­bot zur Ent­ge­gen­nah­me an den Kun­den aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und aus­ge­druckt wur­de. Eine Pflicht zur Annah­me des Belegs durch den Kun­den oder zur Auf­be­wah­rung nicht ent­ge­gen­ge­nom­me­ner Papier­be­le­ge gibt es nicht.

  • Befrei­ung: Bei Ver­kauf von Waren oder Erbrin­gung von Dienst­leis­tun­gen an eine gro­ße Zahl nicht bekann­ter Per­so­nen ist auf Antrag und mit Zustim­mung des Finanz­amts eine Befrei­ung von der Beleg­aus­ga­be­pflicht mög­lich. Die Befrei­ung kommt aller­dings nur dann in Betracht, wenn mit der Pflicht eine sach­li­che oder per­sön­li­che Här­te für den Betrieb ver­bun­den ist. Die ent­ste­hen­den Kos­ten sind allein kei­ne sach­li­che Här­te. Die Gewäh­rung der Befrei­ung ent­bin­det den Unter­neh­mer auch nicht vom Anspruch des Kun­den auf die Aus­stel­lung einer Quit­tung.

  • Auf­be­wah­rung: Die von der tSE erstell­ten Daten kön­nen zwar vom Kas­sen­sys­tem in ein Archiv­sys­tem über­tra­gen und in der Kas­se gelöscht wer­den. In die­sem Fall müs­sen die Daten aber mit­samt Pro­to­kol­lie­rungs­da­ten der Archi­vie­rung wei­ter­hin voll­stän­dig erhal­ten blei­ben und wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist in der vor­ge­schrie­be­nen Form expor­tier­bar sein. Bei einer Betriebs­prü­fung müs­sen die Daten zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

  • Mel­de­pflicht: Wer elek­tro­ni­sche Kas­sen oder Auf­zeich­nungs­sys­te­me ein­setzt, muss dem Finanz­amt jede Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me mel­den. Dar­un­ter fal­len auch Zer­stö­rung oder Ver­lust einer Kas­se. Die Mel­dung muss inner­halb eines Monats nach der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me erfol­gen. Der Inhalt der Mel­dung umfasst neben Name und Steu­er­num­mer des Unter­neh­mens sowie dem Datum der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me auch Anga­ben zur Art der tSE sowie zu Art und Anzahl der ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me und deren Seriennummer(n). Außer­dem müs­sen die Kas­sen in der Mel­dung ein­deu­tig einer Betriebs­stät­te zuge­ord­net wer­den, wenn das Unter­neh­men über meh­re­re Betriebs­stät­ten ver­fügt, und für jede Betriebs­stät­te ist eine sepa­ra­te Mel­dung erfor­der­lich. Die­se Anga­ben nut­zen die Finanz­äm­ter unter ande­rem bei der Fall­aus­wahl für Außen­prü­fun­gen.

  • Sank­tio­nen: Wer­den Ver­stö­ße gegen die neu­en Ver­pflich­tun­gen fest­ge­stellt, kön­nen die­se als Steuer­ord­nungs­wid­rig­keit mit einer Geld­bu­ße von bis zu 25.000 Euro geahn­det wer­den, auch wenn kein steu­er­li­cher Scha­den ent­stan­den ist. Aus­ge­nom­men von die­sen dra­ko­ni­schen Stra­fen sind ledig­lich Ver­stö­ße gegen die Mit­tei­lungs­pflicht und die Beleg­aus­ga­be­pflicht. Das bedeu­tet jedoch nicht, dass das Finanz­amt bei Ver­stö­ßen gegen die­se bei­den Pflich­ten nicht ande­re Sank­tio­nen ergrei­fen könn­te.

Pflicht­an­ga­ben im Kas­sen­be­leg

Die Min­destan­ga­ben auf einem Beleg sind unab­hän­gig von den umsatz­steu­er­li­chen Vor­ga­ben an eine Rech­nung gere­gelt. Ist daher die Erstel­lung einer Rech­nung nicht erfor­der­lich, muss den­noch für jeden Kas­sen­vor­gang ein Beleg erstellt wer­den, der min­des­tens fol­gen­de Anga­ben ent­hält:

  • Den voll­stän­di­gen Namen und die voll­stän­di­ge Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers. Die­se Anfor­de­rung ist erfüllt, wenn sich auf­grund der im Beleg ent­hal­te­nen Bezeich­nun­gen Name und Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers ein­deu­tig fest­stel­len las­sen.

  • Das Datum der Beleg­aus­stel­lung und die Zeit­punk­te des Vor­gang­be­ginns sowie der Vor­gangs­be­en­di­gung.

  • Die Men­ge und die Art der gelie­fer­ten Gegen­stän­de oder den Umfang und die Art der sons­ti­gen Leis­tung.

  • Die von der Kas­se oder tSE erzeug­te Trans­ak­ti­ons­num­mer.

  • Das Ent­gelt und den dar­auf ent­fal­len­den Umsatz­steu­er­be­trag für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung in einer Sum­me sowie den anzu­wen­den­den Steu­er­satz oder im Fall einer Umsatz­steu­er­be­frei­ung einen Hin­weis dar­auf, dass für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung eine Steu­er­be­frei­ung gilt. Erfor­dert ein Geschäfts­vor­fall nicht die Erstel­lung einer umsatz­steu­er­li­chen Rech­nung, son­dern einen sons­ti­gen Beleg (z. B. Lie­fer­schein), wird nicht bean­stan­det, wenn die­ser Beleg nicht den Steu­er­be­trag ent­hält.

  • Die Seri­en­num­mer des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems oder die Seri­en­num­mer des Sicher­heits­mo­duls, die auch bei der inter­nen Pro­to­kol­lie­rung gespei­chert wird.

  • Der Betrag für jede in der Trans­ak­ti­on ver­wen­de­te Zah­lungs­art.

  • Der aktu­el­le Stand des Signa­turzäh­lers in der ver­wen­de­ten Sicher­heits­ein­rich­tung des Kas­sen­sys­tems. Der Signa­turzäh­ler wird bei jeder Prüf­wert­be­rech­nung um den Wert 1 erhöht.

  • Der von der Sicher­heits­ein­rich­tung für den Vor­gang erzeug­te Prüf­wert. Die­ser Prüf­wert wird aus allen für den Vor­gang zu spei­chern­den Daten bei Abschluss oder Abbruch des Vor­gangs zwin­gend erzeugt.

Alle neun Pflicht­an­ga­ben müs­sen für jeder­mann ohne maschi­nel­le Unter­stüt­zung les­bar sein, unab­hän­gig davon, ob der Beleg auf Papier aus­ge­druckt oder elek­tro­nisch bereit­ge­stellt wird.

Fris­ten für die neu­en Pflich­ten

Das Kas­sen­ge­setz hat drei neue Pflich­ten ein­ge­führt, die eigent­lich alle zum 1. Janu­ar 2020 in Kraft tre­ten soll­ten. Doch die Finanz­ver­wal­tung hat ihren Teil der not­wen­di­gen Vor­be­rei­tun­gen zu lan­ge hin­aus­ge­scho­ben, wes­halb nun für jede Pflicht ande­re Fris­ten zu beach­ten sind.

  • Sicher­heits­mo­dul: Die Um- oder Nach­rüs­tung von Kas­sen­sys­te­men auf die neu­en Vor­ga­ben war eigent­lich bis zum 31. Dezem­ber 2019 abzu­schlie­ßen. Die Her­stel­ler konn­ten aber auf­grund der ver­spä­te­ten Vor­ga­ben durch die Finanz­ver­wal­tung nicht recht­zei­tig mit der Ent­wick­lung der fina­len Modu­le begin­nen, sodass vie­le Betrie­be die gesetz­li­che Frist nicht hal­ten konn­ten. An der Frist selbst hat die Finanz­ver­wal­tung nichts geän­dert, denn die­se ist im Gesetz fest­ge­schrie­ben. Aller­dings hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um gere­gelt, dass es bis zum 30. Sep­tem­ber 2020 nicht bean­stan­det wird, wenn ein Betrieb die Umrüs­tung noch nicht voll­zo­gen hat.

  • Mel­de­pflicht: Wer elek­tro­ni­sche Kas­sen oder Auf­zeich­nungs­sys­te­me ein­setzt, müss­te dem Finanz­amt eigent­lich ab dem 1. Janu­ar 2020 auf dem amt­lich vor­ge­schrie­be­nen Vor­druck jede Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me mel­den sowie für vor 2020 ange­schaff­te Kas­sen­sys­te­me die Mel­dung bis zum 31. Janu­ar 2020 nach­ge­holt haben. Die Finanz­ver­wal­tung hat jedoch kei­nen Vor­druck ver­öf­fent­licht, womit auch die Mel­de­pflicht der­zeit noch nicht greift. Statt­des­sen will der Fis­kus für die Mel­dun­gen auf ein elek­tro­ni­sches Mel­de­ver­fah­ren set­zen, das aber noch in Arbeit ist. Bis die­ses ver­füg­bar ist, sind die Betrie­be von der Mel­de­pflicht befreit. Wie lan­ge es bis zur Ver­füg­bar­keit des neu­en Mel­de­ver­fah­rens vor­aus­sicht­lich dau­ern wird und wie­viel Zeit den Betrie­ben dann für eine Mel­dung bleibt, hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um nicht mit­ge­teilt.

  • Beleg­aus­ga­be­pflicht: Die ein­zi­ge neue Vor­ga­be, die alle Betrie­be bereits ab dem 1. Janu­ar 2020 beach­ten müs­sen, ist die Beleg­aus­ga­be­pflicht, über die im Vor­feld viel dis­ku­tiert wur­de. Eine Aus­nah­me von der Beleg­aus­ga­be­pflicht gilt nur dann, wenn kein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­sys­tems ver­wen­det wird (z. B. “offe­ne Laden­kas­se”).

  • Alt­sys­te­me: Ist eine Kas­se nicht nach­rüst­bar, genügt aber den alten Vor­ga­ben und wur­de zwi­schen 2010 und 2019 ange­schafft, darf sie bis Ende 2022 wei­ter ver­wen­det wer­den.