Erste Frist für Kassenmeldepflicht läuft Ende Juli aus

Ab dem 1. Juli 2025 muss die Anschaffung oder Außerbetriebnahme von Kassen und anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen innerhalb von einem Monat dem Fiskus gemeldet werden.

Im “Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen” (Kas­sen­ge­setz) wur­de nicht nur die Instal­la­ti­on einer TSE (tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung) für Kas­sen­sys­te­me und ande­re elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me vor­ge­schrie­ben, son­dern auch gere­gelt, dass Unter­neh­mer ihre Kas­sen und ande­ren Auf­zeich­nungs­sys­te­me dem Finanz­amt mel­den müs­sen. Jah­re­lang war die­se Mel­de­pflicht aus­ge­setzt, weil der Fis­kus die not­wen­di­gen Mel­de­ver­fah­ren erst ent­wi­ckeln muss­te.

Das hat sich seit dem 1. Janu­ar 2025 geän­dert, denn seit die­sem Zeit­punkt sind die elek­tro­ni­schen Mel­de­ver­fah­ren ver­füg­bar. Die Mel­dung muss nun grund­sätz­lich spä­tes­tens einen Monat nach Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me eines elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems erfol­gen. Die­se Vor­ga­be gilt jedoch erst ab dem 1. Juli 2025. Dem­entspre­chend sind vor dem 1. Juli 2025 ange­schaff­te Auf­zeich­nungs­sys­te­me spä­tes­tens bis zum 31. Juli 2025 zu mel­den. Auf­zeich­nungs­sys­te­me, die vor dem 1. Juli 2025 end­gül­tig außer Betrieb genom­men wur­den und nicht mehr im Betrieb vor­han­den sind, müs­sen nicht gemel­det wer­den, es sei denn, ihre Anschaf­fung ist zuvor bereits gemel­det wor­den.

Von der Mel­de­pflicht betrof­fen sind alle elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me zur Erfas­sung auf­zeich­nungs­pflich­ti­ger Geschäfts­vor­fäl­le und ande­rer Kas­sen­vor­gän­ge. Die Mel­de­pflicht umfasst auch gemie­te­te oder geleas­te Gerä­te sowie Leih- und Tausch­ge­rä­te. Betrof­fen sind ins­be­son­de­re:

• Regis­trier­kas­sen und elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me

• Soft­ware­ba­sier­te Auf­zeich­nungs­sys­te­me für Kas­sen­vor­gän­ge (App-Lösun­gen für Tablets oder Smart­pho­nes sowie Bran­chen­soft­ware mit Kas­sen­funk­ti­on oder Kas­sen­mo­dul, z.B. für Arzt­pra­xen oder Hotels)

• Waa­gen mit Regis­trier­kas­sen­funk­ti­on

• Waren­wirt­schafts­sys­te­me mit Kas­sen­funk­ti­on

• EU-Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler (für Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler gilt noch bis Ende 2025 eine Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung für Gerä­te ohne TSE, die dann auch von der Mel­de­pflicht aus­ge­nom­men sind)

Für die Mel­dung ste­hen drei Alter­na­ti­ven zur Ver­fü­gung. Neben einer Direkt­ein­ga­be in das For­mu­lar “Mit­tei­lung über elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me” auf der ELS­TER-Web­site oder dem Upload einer vom Kas­sen­sys­tem oder der Auf­zeich­nungs­soft­ware erstell­ten XML-Datei auf der ELS­TER-Web­site kön­nen die Kas­sen­sys­te­me oder ande­re Soft­ware­pa­ke­te auch die ERIC-Schnitt­stel­le nut­zen, um die Mel­dung direkt vor­zu­neh­men. Wäh­rend die zwei­te und drit­te Alter­na­ti­ve kom­for­ta­bler und bei der Erfas­sung bestim­mer Daten (z.B. Seri­en­num­mern) weni­ger feh­ler­an­fäl­lig sind, falls das ver­wen­de­te Sys­tem oder die Soft­ware die­se Funk­ti­on unter­stützt, kön­nen bei der Direkt­ein­ga­be auf der ELS­TER-Web­site die Daten bei künf­ti­gen Mel­dun­gen ein­fach aus der vor­he­ri­gen Mel­dung kopiert bzw. impor­tiert wer­den, sodass dann nicht mehr sämt­li­che Daten, son­dern nur noch die Ände­run­gen ein­ge­tra­gen wer­den müs­sen. Auf der ELS­TER-Web­site gibt es auße­rem einen Link auf die Aus­füll­an­lei­tung, die das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um bereit­stellt.

Die Mel­dung kann der Unter­neh­mer selbst vor­neh­men oder durch den Steu­er­be­ra­ter oder den Her­stel­ler oder Lie­fe­ran­ten des Kas­sen­sys­tems vor­neh­men las­sen. Dabei muss für jede Betriebs­stät­te oder Filia­le, in der ein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­sys­tem ver­wen­det wird, eine sepa­ra­te Mel­dung abge­ge­ben wer­den. Bei jeder Mel­dung sind stets alle elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me einer Betriebs­stät­te anzu­ge­ben. Sofern ein Sys­tem in meh­re­ren Betriebs­stät­ten ver­wen­det wird, ist es bei der Mel­dung einer Betriebs­stät­te ein­deu­tig zuzu­ord­nen, z.B. dem Ort der Geschäfts­lei­tung oder der Betriebs­stät­te, in der es über­wie­gend ver­wen­det wird. Ins­ge­samt ver­langt das Finanz­amt sie­ben Pflicht­an­ga­ben in der Mel­dung:

1. Name des Betriebs oder Unter­neh­mers

2. Steu­er­num­mer des Betriebs

3. Art der zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung

4. Art des ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems

5. Anzahl der ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me

6. Seriennummer(n) des/der ver­wen­de­ten Auf­zeich­nungs­sys­tem­s/-sys­te­me

7. Datum der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems

Auch wenn nach der­zei­ti­gem Stand die Nicht­er­fül­lung der Mel­de­pflicht kei­ne Ord­nungs­wid­rig­keit ist und damit nicht unmit­tel­bar ein Buß­geld droht, wenn die Mel­dung nicht oder nicht recht­zei­tig erfolgt, ist die Ein­hal­tung der Mel­de­pflicht anzu­ra­ten. Das Finanz­amt wird sich näm­lich sicher eher die Betrie­be für eine genaue­re Über­prü­fung oder eine Kas­sen­nach­schau “her­aus­pi­cken”, die mit der Mel­de­pflicht beson­ders schlam­pig umge­hen. Außer­dem kann das Finanz­amt ein Zwangs­geld oder ande­re Zwangs­mit­tel fest­set­zen, um die Mel­dung zu erzwin­gen. Schließ­lich ist es auch jeder­zeit mög­lich, dass der Gesetz­ge­ber die Rechts­la­ge ändert und die unter­las­se­ne Mel­dung zur Ord­nungs­wid­rig­keit hoch­stuft. Wer dann nicht stän­dig ein wach­sa­mes Auge auf Geset­zes­än­de­run­gen hat und die Mel­dung noch schnell nach­holt, dem droht mög­li­cher­wei­se über­ra­schend ein saf­ti­ges Buß­geld, aus dem man sich dann auch nicht ein­fach her­aus­re­den kann.