Frühstück für Mitarbeiter auf Reisen

Die neuen Abrechnungsvorschriften im Beherbergungsgewerbe führen zu einer Änderung der Reisekostenabrechnung.

Die Redu­zie­rung des Umsatz­steu­er­sat­zes im Beher­ber­gungs­ge­wer­be führt dazu, dass nun das Früh­stück von den Hotels oft anders abge­rech­net wird, zum Bei­spiel als Teil einer Ser­vice­pau­scha­le. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat daher im Vor­griff auf eine Ände­rung der Lohn­steu­er­richt­li­ni­en eine Ver­wal­tungs­an­wei­sung erlas­sen, die eine arbeit­neh­mer­freund­li­che Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung und Kos­ten­er­stat­tung ermög­licht, ohne dass dar­un­ter der Vor­steu­er­ab­zug des Unter­neh­mens lei­den wür­de. Ent­schei­dend ist für das Minis­te­ri­um die Fra­ge, ob das Früh­stück durch den Arbeit­ge­ber gestellt wird. Das ist der Fall, wenn

• die im Inter­es­se des Arbeit­ge­bers unter­nom­me­ne Aus­wärts­tä­tig­keit zu der Über­nach­tung mit Früh­stück führt und die Auf­wen­dun­gen des­we­gen vom Arbeit­ge­ber dienst- oder arbeits­recht­lich ersetzt wer­den,

• die Rech­nung auf den Arbeit­ge­ber aus­ge­stellt ist und

• der Arbeit­ge­ber oder eine ande­re durch den Arbeit­ge­ber beauf­trag­te Per­son die Über­nach­tung mit Früh­stück bucht und eine ent­spre­chen­de Buchungs­be­stä­ti­gung des Hotels vor­liegt.

Die Buchung durch den Arbeit­neh­mer wird aner­kannt, wenn dienst- oder arbeits­recht­li­che Rege­lun­gen dies vor­se­hen, bei­spiels­wei­se weil der Arbeit­ge­ber kei­ne Rei­se­stel­le hat. Davon geht die Finanz­ver­wal­tung ins­be­son­de­re in fol­gen­den zwei Fäl­len aus:

1. Der Arbeit­ge­ber hat die Buchung durch den Arbeit­neh­mer gere­gelt, zum Bei­spiel in einer Dienst­an­wei­sung oder Betriebs­ver­ein­ba­rung oder im Arbeits­ver­trag, und die Buchung wird vom Arbeit­neh­mer im Rah­men der vom Arbeit­ge­ber fest­ge­leg­ten oder akzep­tier­ten Über­nach­tungs­mög­lich­kei­ten (Hotel­lis­ten, vor­ge­ge­be­ne Hotel­ka­te­go­ri­en, Preis­rah­men etc.) vor­ge­nom­men.

2. Eine plan­mä­ßi­ge Buchung der Über­nach­tung mit Früh­stück war aus­nahms­wei­se nicht mög­lich (spon­ta­ner Ein­satz, unvor­her­seh­bar län­ger als geplant dau­ern­der Arbeits­ein­satz, gelis­te­tes Hotel belegt etc.) und der Arbeit­ge­ber erstat­tet daher die Kos­ten.

Sind die­se Vor­aus­set­zun­gen also erfüllt, gilt das Früh­stück als durch den Arbeit­ge­ber gestellt. In die­sem Fall kann das Früh­stück mit dem amt­li­chen Sach­be­zugs­wert von der­zeit 1,57 Euro als steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger Arbeits­lohn ange­setzt wer­den. Es kommt dabei nicht dar­auf an, wie die ein­zel­nen Kos­ten in der Rech­nung aus­ge­wie­sen sind (Höhe des Früh­stücks­prei­ses oder Sam­mel­pos­ten für Neben­leis­tun­gen neben der Beher­ber­gungs­leis­tung). Außer­dem kann der Arbeit­ge­ber im Gegen­zug den vol­len Pausch­be­trag für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen erstat­ten. In der Regel ist dies die für den Arbeit­neh­mer deut­lich güns­ti­ge­re Vari­an­te.

Kommt die­se Rege­lung dage­gen nicht in Fra­ge, weil die Vor­aus­set­zun­gen dafür nicht erfüllt sind, und der Preis des Früh­stücks geht auch nicht ein­deu­tig aus der Rech­nung her­vor, weil er in einem Sam­mel­pos­ten für eine Ser­vice­pau­scha­le ent­hal­ten ist, gilt die Ver­ein­fa­chungs­re­ge­lung in den Lohn­steu­er­richt­li­ni­en. Danach sind von die­sem Sam­mel­pos­ten für das Früh­stück 20 % des Pausch­be­trags für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen anzu­set­zen. In Deutsch­land beträgt der Pausch­be­trag für einen vol­len Tag der­zeit 24 Euro, der Abzug für ein Früh­stück macht also 4,80 Euro aus.

Der ver­blei­ben­de Teil die­ses Sam­mel­pos­tens gilt als Rei­sen­eben­kos­ten, wenn kein Anlass für die Ver­mu­tung besteht, dass dar­in nicht als Rei­sen­eben­kos­ten anzu­er­ken­nen­de Neben­leis­tun­gen ent­hal­ten sind (Pay-TV, pri­va­te Tele­fo­na­te etc.). Unschäd­lich ist ins­be­son­de­re, wenn die­ser Sam­mel­pos­ten auch mit Inter­net­zu­gang oder Zugang zu Kom­mu­ni­ka­ti­ons­net­zen aus­ge­wie­sen wird und der aus­ge­wie­se­ne Betrag nicht so hoch ist, dass er offen­bar den Betrag für Früh­stück und steu­er­lich anzu­er­ken­nen­de Rei­sen­eben­kos­ten über­steigt. Ande­ren­falls ist die­ser Sam­mel­pos­ten steu­er­lich in vol­ler Höhe als pri­vat ver­an­lasst zu behan­deln.

All die­se Rege­lun­gen gel­ten für Über­nach­tun­gen mit Früh­stück ab dem 1. Janu­ar 2010. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat dabei noch eine groß­zü­gi­ge Über­gangs­re­ge­lung geschaf­fen: Es wird nicht bean­stan­det, wenn die oben genann­ten Vor­aus­set­zun­gen bis zu drei Mona­ten nach Ver­öf­fent­li­chung der Ver­wal­tungs­an­wei­sung, also bis zum 5. Juni 2010, nicht voll­stän­dig erfüllt sind (Zeit­raum für die Anpas­sung ins­be­son­de­re der dienst- und arbeits­recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen).