Antworten zur elektronischen Lohnsteuerkarte

Die Finanzverwaltung gibt weitere Details zum elektronischen Lohnsteuerabzugsverfahren bekannt, das 2012 eingeführt wird.

Nur noch weni­ge Mona­te sind es, bis Anfang 2012 die gute alte Lohn­steu­er­kar­te aus Papier end­gül­tig aus­ge­dient hat. Ab dann soll der Lohn­steu­er­ab­zug über die neu­en Elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le (ELS­tAM) gere­gelt wer­den. Für das neue Ver­fah­ren muss der Arbeit­neh­mer sei­nem Arbeit­ge­ber nur noch das Geburts­da­tum und sei­ne Steu­er-ID mit­tei­len und ange­ben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Neben­ar­beits­ver­hält­nis han­delt. So wird der Arbeit­ge­ber berech­tigt, die ELS­tAM des Arbeit­neh­mers elek­tro­nisch abzu­ru­fen.

Weil die Lohn­steu­er einen erheb­li­chen Teil des gesam­ten Steu­er­auf­kom­mens aus­macht, ist die Finanz­ver­wal­tung natür­lich an einer mög­lichst rei­bungs­lo­sen Umstel­lung inter­es­siert und hat daher begon­nen, einen Fra­ge-Ant­wort-Kata­log für Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer zu dem neu­en Ver­fah­ren zu erstel­len. Die Infor­ma­tio­nen zum Ablauf des neu­en Ver­fah­rens aus dem Kata­log sind hier the­ma­tisch zusam­men­ge­fasst.

• Arbeit­neh­mer­in­for­ma­ti­on: Die erst­ma­lig gebil­de­ten ELS­tAM wer­den dem Arbeit­neh­mer im Herbst 2011, also noch vor Beginn des elek­tro­ni­schen Ver­fah­rens im Rah­men eines geson­der­ten Anschrei­bens durch sein Finanz­amt mit­ge­teilt. Alle künf­ti­gen Ände­run­gen der ELS­tAM sind aus der Lohn­ab­rech­nung des Arbeit­ge­bers ersicht­lich. Fer­ner kön­nen sie beim Finanz­amt ange­fragt sowie über das ELS­TE­ROn­line-Por­tal ein­ge­se­hen wer­den.

  

• Zugriff auf die Steu­er-ID: Hat das Arbeits­ver­hält­nis bereits vor 2012 bestan­den, liegt dem Arbeit­ge­ber die Steu­er-ID bereits vor, weil sie auf der Lohn­steu­er­kar­te oder Ersatz­be­schei­ni­gung auf­ge­druckt ist. Für ein neu­es Arbeits­ver­hält­nis ab dem Jahr 2012 erhält der Arbeit­ge­ber die Steu­er-ID vom Arbeit­neh­mer. Eine Online-Abfra­ge der Steu­er-ID durch den Arbeit­ge­ber ist nicht mög­lich, da aus­schließ­lich der Arbeit­neh­mer berech­tigt ist, beim Finanz­amt die Steu­er-ID anzu­fra­gen.

• Feh­len­de Steu­er-ID: Der Arbeit­ge­ber ist für eine feh­len­de Steu­er-ID des Arbeit­neh­mers nicht ver­ant­wort­lich. Statt­des­sen muss der Arbeit­neh­mer die Steu­er-ID beim Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern oder beim Finanz­amt erfra­gen. Wenn ohne Ver­schul­den des Arbeit­neh­mers kei­ne Steu­er-ID vor­liegt, kann der Arbeit­ge­ber bis zu drei Mona­ten die vor­aus­sicht­li­chen fami­li­en­ge­rech­ten Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le anwen­den. Der Arbeit­ge­ber muss die­sen Sach­ver­halt im Lohn­kon­to doku­men­tie­ren. Arbeit­neh­mer, denen bis­her kei­ne Steu­er-ID zuge­teilt wur­de, erhal­ten vom Finanz­amt eine Ersatz­be­schei­ni­gung, die die Funk­ti­on der ehe­ma­li­gen Lohn­steu­er­kar­te über­nimmt. Der Arbeit­ge­ber hat in die­sen Fäl­len die elek­tro­ni­sche Lohn­steu­er­be­schei­ni­gung mit der eTIN zu über­mit­teln. Die­se eTIN wird auf der vom Finanz­amt aus­ge­stell­ten Ersatz­be­schei­ni­gung aus­ge­wie­sen.

• Wei­ge­rung des Arbeit­neh­mers: Wei­gert sich der Arbeit­neh­mer, die Steu­er-ID mit­zu­tei­len, kann der Arbeit­ge­ber kei­ne ELS­tAM abru­fen. In die­sem Fall ist er ver­pflich­tet, die Steu­er­klas­se VI anzu­wen­den. Weil die Wei­ge­rung des Arbeit­neh­mers in der Regel ohne­hin in den betrieb­li­chen Unter­la­gen ver­merkt wird, muss der Arbeit­ge­ber dies nicht geson­dert im Lohn­kon­to auf­zeich­nen. Aller­dings ist die Anwen­dung der Steu­er­klas­se VI im Lohn­kon­to zu doku­men­tie­ren.

• ELS­tAM-Bereit­stel­lung: In der Regel wer­den die ELS­tAM bereits einen Tag nach Anmel­dung des Arbeit­neh­mers bereit­ge­stellt. Zu Beginn des Ver­fah­rens wird jedoch mit bis zu fünf Tagen zu rech­nen sein. Außer­dem ist die Anmel­dung und damit auch der Abruf der ELS­tAM erst ab dem Tag des Beginns des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses zuläs­sig. Ein frü­he­rer Abruf wird mit einer Feh­ler­mel­dung zurück­ge­wie­sen. Die monat­li­chen Ände­rungs­lis­ten wer­den frü­hes­tens am letz­ten Arbeits­tag eines Monats nach 20 Uhr und spä­tes­tens am 5. Arbeits­tag des Fol­ge­mo­nats zur Ver­fü­gung gestellt.

• ELS­tAM-Ände­run­gen: Neue ELS­tAM wer­den nur mit­ge­teilt, wenn sich Ände­run­gen an den Daten erge­ben haben. Die­se Ände­run­gen wer­den unab­hän­gig vom Jah­res­wech­sel mit­ge­teilt. Zum Jah­res­wech­sel wer­den nur ELS­tAM bereit­ge­stellt, wenn sie erst­mals anzu­wen­den sind oder zum 1. Janu­ar des neu­en Jah­res geän­dert wer­den. Die Ände­rungs­lis­te kann der Arbeit­ge­ber spä­tes­tens bis zum 28. Febru­ar des Fol­ge­jah­res jeder­zeit belie­big oft abru­fen. Pro Monat wird eine Ände­rungs­da­tei je Arbeit­ge­ber bereit­ge­stellt und jede hat eine lau­fen­de Num­mer von 01 bis 12 ent­spre­chend dem jewei­li­gen Monat.

• Daten­um­fang: Die ELS­tAM umfas­sen alle Anga­ben, die bis­lang auf der Vor­der­sei­te der Lohn­steu­er­kar­te stan­den, also die Steu­er­klas­se, den Fak­tor bei Steu­er­klas­se IV, die Kir­chen­steu­er­merk­ma­le des Arbeit­neh­mers und des­sen Ehe­gat­ten, die Zahl der Kin­der­frei­be­trä­ge sowie Frei- und Hin­zu­rech­nungs­be­trä­ge. Anga­ben über die Reli­gi­on erhält der Arbeit­ge­ber in den ELS­tAM nur für die Reli­gio­nen, die im jewei­li­gen Bun­des­land als erhe­bungs­be­rech­tig­te Reli­gi­ons­ge­mein­schaf­ten geführt wer­den.

• Kor­rekt­heit: Der Arbeit­ge­ber ist an die mit­ge­teil­ten ELS­tAM gebun­den und muss daher nicht prü­fen, ob die ELS­tAM kor­rekt sind. Soll­ten die ELS­tAM falsch sein, kön­nen die­se nur nach Antrag des Arbeit­neh­mers vom Finanz­amt geän­dert wer­den.

• Daten­ver­lust: Der Arbeit­ge­ber hat bei einem Kom­plett­ver­lust der ELS­tAM-Daten die Mög­lich­keit, eine soge­nann­te Brut­to-Lis­te beim Betriebs­stät­ten­fi­nanz­amt zu bean­tra­gen, die alle not­wen­di­gen ELS­tAM-Daten ent­hält.

• Neben­ar­beits­ver­hält­nis: Die ELS­tAM müs­sen für alle Arbeits­ver­hält­nis­se abge­ru­fen wer­den. Des­halb muss der Arbeit­ge­ber auch ein Neben­ar­beits­ver­hält­nis anmel­den, bei dem der Lohn nach Steu­er­klas­se VI abge­rech­net wird.

• Dop­pel­te Anmel­dung: Ein neu­er Arbeit­ge­ber kann sich auch dann als Haupt­ar­beit­ge­ber anmel­den, wenn der Arbeit­neh­mer vom alten Arbeit­ge­ber noch nicht abge­mel­det wor­den ist. Der alte Arbeit­ge­ber wird dann auto­ma­tisch als Neben­ar­beit­ge­ber ein­ge­stuft. Eine dop­pel­te Anmel­dung durch den­sel­ben Arbeit­ge­ber wird dage­gen auto­ma­tisch zurück­ge­wie­sen.

• Ver­spä­te­te Anmel­dung: Für jeden Arbeit­neh­mer wer­den mit Wir­kung ab Beginn des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses ELS­tAM bereit­ge­stellt, auch wenn der Arbeit­ge­ber den Arbeit­neh­mer erst ver­spä­tet anmel­det.

• Fal­sche Anmel­dung: Es gibt kei­ne spe­zi­el­le Stor­no­funk­ti­on. Um eine feh­ler­haf­te Anmel­dung zurück­zu­neh­men, muss der Arbeit­ge­ber den Arbeit­neh­mer mit dem Datum der ursprüng­li­chen Anmel­dung abmel­den und anschlie­ßend eine erneu­te Anmel­dung mit den rich­ti­gen Daten vor­neh­men.

• Ver­ges­se­ne Abmel­dung: Eine auto­ma­ti­sche Abmel­dung erfolgt nicht. Wenn sich ein neu­er Arbeit­ge­ber als Haupt­ar­beit­ge­ber anmel­det, wird der vor­he­ri­ge Arbeit­ge­ber zum Neben­ar­beit­ge­ber, falls er ver­ges­sen hat, die Abmel­dung vor­zu­neh­men.

• Neue Steu­er­num­mer: Ändert sich die Steu­er­num­mer der lohn­steu­er­li­chen Betriebs­stät­te des Arbeit­ge­bers, dann wird dies in der Berech­ti­gungs­ver­wal­tung nach­voll­zo­gen. Mit der bis­he­ri­gen Steu­er­num­mer kann noch für ein wei­te­res Jahr abge­ru­fen wer­den, danach ist der Abruf nur noch mit der neu­en Steu­er­num­mer zuge­las­sen.

• Vor­schüs­si­ge Lohn­zah­lun­gen: Erfolgt die Lohn­zah­lung vor­schüs­sig am Anfang des Monats, lie­gen dem Arbeit­ge­ber die aktu­el­len Ände­run­gen für den betrof­fe­nen Monat bei der Lohn­zah­lung noch nicht vor, da der Abruf der Ände­rungs­lis­te erst nach Ablauf des Monats erfolgt. Sind daher für einen Arbeit­neh­mer geän­der­te ELS­tAM zu berück­sich­ti­gen, ist in der Regel eine Kor­rek­tur des Lohn­steu­er­ab­zugs erfor­der­lich. Bei einer nach­schüs­si­gen Lohn­zah­lung ergibt sich die­ses Pro­blem nor­ma­ler­wei­se nicht, weil bean­trag­te Ände­run­gen in der Regel erst ab dem Fol­ge­mo­nat gel­ten und damit dem Arbeit­ge­ber recht­zei­tig vor­lie­gen. Nur bei einer rück­wir­ken­den Kor­rek­tur der ELS­tAM ist auch hier eine Kor­rek­tur unum­gäng­lich.

  

• Nach­träg­li­che Lohn­zah­lun­gen: Der Lohn­steu­er­ab­zug für Zah­lun­gen nach Ende des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses hängt von der Art der Zah­lung ab. Bei Nach­zah­lun­gen, z.B. Kor­rek­tu­ren für einen abge­lau­fe­nen Monat, sind die bereits bekann­ten ELS­tAM für den jewei­li­gen Monat zu ver­wen­den. Eine erneu­te Anmel­dung oder ver­spä­te­te Abmel­dung des Arbeit­neh­mers ist dann also nicht not­wen­dig. Wer­den dage­gen ein­ma­li­ge Zah­lun­gen, ins­be­son­de­re Abfin­dun­gen, geleis­tet, sind die ELS­tAM zum Zeit­punkt der Zah­lung zu ver­wen­den. Das ist im Regel­fall die Steu­er­klas­se VI, wenn der Arbeit­neh­mer bereits ein neu­es Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis auf­ge­nom­men hat. Dafür muss der Arbeit­ge­ber also neue ELS­tAM anfor­dern und abru­fen.

• Wei­te­re Fra­gen: Ansprech­part­ner für alle inhalt­li­chen Fra­gen ist das zustän­di­ge Finanz­amt. Bei tech­ni­schen Pro­ble­men beim Abruf der ELS­tAM hilft die ELS­TER-Hot­line wei­ter.

Span­nend bleibt jetzt noch, wie gut die Ein­füh­rung der ELS­tAM zum Jah­res­wech­sel klappt. Die Bilanz der staat­lich ver­ord­ne­ten Inter­net-Pro­jek­te im Steu­er- und Sozi­al­recht ist jeden­falls in der Ver­gan­gen­heit eher durch­wach­sen gewe­sen. Auch die letz­ten Geset­zes­än­de­run­gen für ELS­tAM wer­den erst kurz vor dem Jah­res­wech­sel abge­schlos­sen sein.