Regeln für selbstgedruckte Steuererklärungen

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln und Vorgaben für selbstgedruckte Steuererklärungsformulare aktualisiert.

Seit vie­len Jah­ren gibt es die Mög­lich­keit, Steu­er­erklä­run­gen nicht nur auf den Ori­gi­nal­for­mu­la­ren abzu­ge­ben, son­dern die For­mu­la­re auch selbst aus­zu­dru­cken. Wie genau die selbst­ge­druck­ten For­mu­la­re aus­se­hen sol­len, dafür hat die Finanz­ver­wal­tung schon immer Regeln auf­ge­stellt, die das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um im letz­ten Jahr aktua­li­siert hat.

Frü­her soll­ten die Regeln dafür sor­gen, dass die selbst­ge­druck­ten For­mu­la­re den Ori­gi­nal­for­mu­la­ren in der Hand­ha­bung mög­lichst ähn­lich sind. Ent­spre­chend muss­ten die Blät­ter zwei­sei­tig bedruckt wer­den und bei mehr­sei­ti­gen Vor­dru­cken auch in der Mit­te gehef­tet, zusam­men­ge­klebt oder ander­wei­tig mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den.

Inzwi­schen hat auch bei den Finanz­äm­tern das Com­pu­ter­zeit­al­ter Ein­zug gehal­ten: Steu­er­erklä­run­gen wer­den heu­te oft gescannt und digi­ta­li­siert. Ent­spre­chend ver­lan­gen die neu­en Regeln genau das Gegen­teil, weil gehef­te­te oder gekleb­te Blät­ter für den Scan­vor­gang erst wie­der getrennt wer­den müss­ten. Die meis­ten Regeln in der neu­en Ver­wal­tungs­an­wei­sung betref­fen tech­ni­sche Vor­ga­ben, die die Anbie­ter von Soft­ware oder PDF-Datei­en beach­ten müs­sen, und auf die Sie selbst kei­nen Ein­fluss haben. Auf die Ein­hal­tung eini­ger Vor­ga­ben muss aber in jedem Fall der Benut­zer selbst ach­ten, weil die Soft­ware dar­auf kei­nen Ein­fluss hat:

• Die Papier­qua­li­tät und das Papier­for­mat (DIN A4) müs­sen den amt­li­chen Vor­dru­cken ent­spre­chen.

• Die selbst­ge­druck­ten For­mu­la­re müs­sen in der Sei­ten­zahl und der Rei­hen­fol­ge der Sei­ten mit den amt­li­chen Vor­dru­cken über­ein­stim­men. Die For­mu­la­re müs­sen also voll­stän­dig (d. h. ein­schließ­lich der Sei­ten, auf denen kei­ne Ein­tra­gun­gen erfolgt sind) beim Finanz­amt abge­ge­ben wer­den.

• Der Aus­druck soll jetzt nach Mög­lich­keit nicht mehr dop­pel­sei­tig erfol­gen. Je nach ver­wen­de­ter Papier­qua­li­tät könn­ten sonst die Daten der Rück­sei­te auf der Vor­der­sei­te sicht­bar sein, was den Scan­vor­gang im Finanz­amt stört. Außer­dem dür­fen die Sei­ten nicht mehr mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den.

• Der Aus­druck soll schwarz­weiß sein, damit die Ele­men­te, die im Ori­gi­nal­for­mu­lar hell- und dun­kel­grü­nen sind, statt­des­sen grau und schwarz gedruckt wer­den.

• Schließ­lich sol­len Papier und Druck­qua­li­tät so beschaf­fen sein, dass die Aus­dru­cke über einen Zeit­raum von min­des­tens 15 Jah­ren halt­bar und gut les­bar sind.

Dass es die Finanz­ver­wal­tung ernst meint mit ihren Vor­ga­ben, zeigt eine Anwei­sung der Ober­fi­nanz­di­rek­ti­on Koblenz zum Umgang mit unle­ser­li­chen Steu­er­erklä­run­gen. Dort stellt die Ober­fi­nanz­di­rek­ti­on näm­lich fest, dass zuneh­mend Erklä­run­gen bei den Finanz­äm­tern ein­ge­hen, bei denen an der Druck­qua­li­tät gespart wur­de, wor­un­ter deren Les­bar­keit deut­lich lei­det.

Die Finanz­äm­ter sind daher ange­wie­sen, die Erklä­run­gen nach Wür­di­gung der Umstän­de im Ein­zel­fall zurück­zu­wei­sen. Damit gilt die Steu­er­erklä­rung als nicht abge­ge­ben, was je nach Fall durch­aus teu­re Fol­gen haben kann. Beim Druck der Steuer­for­mu­la­re soll­ten Sie also sicher­heits­hal­ber nicht knaus­rig sein und auf die Toner- oder Tin­ten­spar­funk­ti­on des Dru­ckers ver­zich­ten.