Datenzugriff der Finanzverwaltung

Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, bei einer Betriebsprüfung direkt auf die EDV der Unternehmen zuzugreifen. Inzwischen wurde dafür auch ein Standardformat entwickelt

Seit dem 1. Janu­ar 2002 hat die Finanz­ver­wal­tung ein Daten­zu­griffs­recht: Die auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen müs­sen wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist ver­füg­bar sein und jeder­zeit inner­halb ange­mes­se­ner Frist les­bar gemacht und maschi­nell aus­ge­wer­tet wer­den kön­nen. Hier­zu hat die Finanz­ver­wal­tung bereits früh­zei­tig die Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU) bekannt gemacht.

Inzwi­schen hat das Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen mit der Soft­ware­indus­trie einen “Beschrei­bungs­stan­dard für die Daten­trä­ger­be­reit­stel­lung nach GDPdU” ent­wi­ckelt, das sog. XML-basier­te Beschrei­bungs­for­mat. Sie soll­ten daher mit Ihrem Soft­ware­her­stel­ler umge­hend ver­ein­ba­ren, dass die­ser Ihnen die­se XML-Schnitt­stel­le über­lässt. Kön­nen Sie bei der nächs­ten Betriebs­prü­fung die Daten nicht zur Ver­fü­gung stel­len, so dro­hen Buß­geld, Zwangs­mit­tel und Schät­zung.

Beach­ten Sie, dass Sie dem Betriebs­prü­fer zu Beginn der Prü­fung alle auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten samt aller zur Aus­wer­tung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen wie For­mat­an­ga­ben, Datei­struk­tur, Feld­de­fi­ni­tio­nen und Ver­knüp­fun­gen auf einem maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­ger über­ge­ben müs­sen. Die­se Ver­pflich­tung gilt auch dann, wenn Sie auf die Leis­tun­gen eines Rechen­zen­trums zurück­grei­fen.

Beach­ten Sie, dass zu ihren Buch­füh­rungs­un­ter­la­gen auch die emp­fan­ge­nen und eine Wie­der­ga­be der abge­sand­ten Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe zäh­len. Rei­ne Text­do­ku­men­te müs­sen nicht in maschi­nell les­ba­rer Form auf­be­wahrt wer­den, da sie nicht zur maschi­nel­len Wei­ter­ver­ar­bei­tung geeig­net sind. Etwas ande­res gilt jedoch für E-Mails. Soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind, müs­sen sie im Ori­gi­nal­for­mat maschi­nell aus­wert­bar vor­ge­hal­ten wer­den. Dies gilt bei­spiels­wei­se für eine per E-Mail über­mit­tel­te Rei­sen­kos­ten­ab­rech­nung in einem Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­for­mat.

E-Mails sind als ori­gi­när digi­ta­le Doku­men­te mit einem unver­än­der­ba­ren Index zu ver­se­hen, unter dem das archi­vier­te digi­ta­le Doku­ment bear­bei­tet und ver­wal­tet wer­den kann. Dabei kommt es nicht dar­auf an, ob eine E-Mail Ein­gang in das Buch­hal­tungs­sys­tem gefun­den hat. Ent­hält z.B. eine E-Mail im Anhang eine steu­er­lich rele­van­te Ver­trags­ge­stal­tung, so ist es mit einem Index zu ver­se­hen, der die maschi­nel­le Aus­wert­bar­keit der im Ori­gi­nal­for­mat zu archi­vie­ren­de E-Mail ermög­licht.