Kostenbeteiligung für den Dienstwagen

Ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums erklärt, wie die Kostenbeteiligung eines Mitarbeiters für die Privatnutzung des Dienstwagens steuerlich zu behandeln ist.

Wer sei­nen Dienst­wa­gen auch pri­vat nutzt, muss den Nut­zungs­vor­teil ver­steu­ern. Der steu­er­pflich­ti­ge geld­wer­te Vor­teil redu­ziert sich aber, wenn sich der Arbeit­neh­mer an den Kos­ten für den Dienst­wa­gen betei­ligt. Bei der Kos­ten­be­tei­li­gung lau­ern aller­dings Fal­len, denn nicht jede Form der Kos­ten­be­tei­li­gung erkennt das Finanz­amt an. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat jetzt erklärt, wel­che Regeln bei der Kos­ten­be­tei­li­gung zu beach­ten sind.

Grund­sätz­lich gilt: Zahlt der Arbeit­neh­mer für die außer­dienst­li­che Nut­zung sei­nes Dienst­wa­gens ein Nut­zungs­ent­gelt, min­dert das den steu­er­pflich­ti­gen Nut­zungs­wert. Es spielt kei­ne Rol­le, ob das Nut­zungs­ent­gelt pau­schal erho­ben wird (Monats­pau­scha­le) oder sich nach der tat­säch­li­chen Nut­zung des Dienst­wa­gens rich­tet (Kilo­me­ter­pau­scha­le). Neben die­sen bei­den Fäl­len, bei denen die Zah­lung direkt an den Arbeit­ge­ber geleis­tet wird, gibt es auch noch den Fall, dass die Zah­lung auf Wei­sung des Arbeit­ge­bers an einen Drit­ten zur Erfül­lung einer Ver­pflich­tung des Arbeit­ge­bers geleis­tet wird. Die­ser abge­kürz­te Zah­lungs­weg liegt vor, wenn der Arbeit­neh­mer die Lea­sing­ra­ten des Arbeit­ge­bers über­nimmt.

Die voll­stän­di­ge oder teil­wei­se Über­nah­me ein­zel­ner Kraft­fahr­zeug­kos­ten (Treib­stoff­kos­ten, Ver­si­che­rungs­bei­trä­ge, Rei­ni­gung etc.) durch den Arbeit­neh­mer ist dage­gen kein an der tat­säch­li­chen Nut­zung bemes­se­nes Nut­zungs­ent­gelt und wird somit auch vom Finanz­amt nicht als Kos­ten­be­tei­li­gung aner­kannt. Das gilt eben­so für ein­zel­ne Kraft­fahr­zeug­kos­ten, die zunächst vom Arbeit­ge­ber ver­aus­lagt und anschlie­ßend dem Arbeit­neh­mer wei­ter­be­las­tet wer­den. Auch wenn der Arbeit­neh­mer zunächst Abschlags­zah­lun­gen leis­tet, die zu einem spä­te­ren Zeit­punkt nach den tat­säch­lich ent­stan­de­nen Kraft­fahr­zeug­kos­ten abge­rech­net wer­den, macht das Finanz­amt nicht mit.

Bei Anwen­dung der Fahr­ten­buch­me­tho­de flie­ßen vom Arbeit­neh­mer selbst getra­ge­ne indi­vi­du­el­le Kraft­fahr­zeug­kos­ten immer­hin von vorn­her­ein nicht in die Gesamt­kos­ten ein, womit der Nut­zungs­wert zumin­dest nied­ri­ger aus­fällt. Das glei­che steu­er­li­che Resul­tat ergibt sich in dem Fall aber nur dann, wenn der Dienst­wa­gen aus­schließ­lich außer­dienst­lich genutzt wird.

Ein steu­er­lich hieb- und stich­fes­tes, den Nut­zungs­wert min­dern­des Nut­zungs­ent­gelt muss daher arbeits­ver­trag­lich oder auf­grund einer ande­ren arbeits- oder dienst­recht­li­chen Rechts­grund­la­ge für die Gestel­lung des betrieb­li­chen Kraft­fahr­zeugs ver­ein­bart wor­den sein und darf nicht die Wei­ter­be­las­tung ein­zel­ner Kraft­fahr­zeug­kos­ten zum Gegen­stand haben. Wie der Arbeit­ge­ber das pau­scha­le Nut­zungs­ent­gelt kal­ku­liert, ist dage­gen egal.

Sind die­se Vor­aus­set­zun­gen erfüllt, dann redu­ziert sich der steu­er­pflich­ti­ge geld­wer­te Vor­teil um das vom Arbeit­neh­mer gezahl­te Nut­zungs­ent­gelt. Über­steigt das Nut­zungs­ent­gelt sogar den Nut­zungs­wert, führt der über­stei­gen­de Betrag jedoch weder zu nega­ti­vem Arbeits­lohn noch zu Wer­bungs­kos­ten.