Details zur Reisekostenreform: Unterkunft

Die Regeln zu den Unterkunftskosten bleiben abgesehen von einer Beschränkung der ansetzbaren Kosten bei einer langfristigen Auswärtstätigkeit weitgehend unverändert.

Bei den beruf­lich ver­an­lass­ten Unter­kunfts­kos­ten gibt es durch die Reform des steu­er­li­chen Rei­se­kos­ten­rechts nur eher gering­fü­gi­ge Ände­run­gen. In ers­ter Linie wird die Abzieh­bar­keit bei einer Aus­wärts­tä­tig­keit nach 48 Mona­ten auf den bei einer dop­pel­ten Haus­halts­füh­rung maxi­mal abzieh­ba­ren Betrag beschränkt. Dane­ben gibt es noch eine Ver­ein­fa­chungs­re­ge­lung für die gemein­sa­me Nut­zung einer Unter­kunft mit Per­so­nen, die nicht beim sel­ben Arbeit­ge­ber beschäf­tigt sind. In der fol­gen­den Zusam­men­fas­sung der ab 1. Janu­ar 2014 gül­ti­gen Regeln fin­det sich also auch Vie­les, was Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer bereits gewohnt sind.

• Unter­kunfts­kos­ten: Unter­kunfts- oder Über­nach­tungs­kos­ten sind die tat­säch­li­chen Auf­wen­dun­gen für die Unter­kunft. Dazu zäh­len neben den Kos­ten für ein Hotel­zim­mer oder der Mie­te für ein möblier­tes Zim­mer oder eine Woh­nung auch die Neben­leis­tun­gen, zum Bei­spiel eine Frem­den­ver­kehrs­ab­ga­be oder Kur­ta­xe sowie bei Aus­lands­über­nach­tun­gen die Kre­dit­kar­ten­ge­bühr für Zah­lun­gen in einer Fremd­wäh­rung.

  

• Wer­bungs­kos­ten­ab­zug: Beim Wer­bungs­kos­ten­ab­zug kön­nen ledig­lich die tat­säch­lich ent­stan­de­nen Über­nach­tungs­kos­ten und kei­ne Pau­scha­len berück­sich­tigt wer­den.

• Erstat­tung durch den Arbeit­ge­ber: Für jede Über­nach­tung im Inland darf der Arbeit­ge­ber die nach­ge­wie­se­nen Über­nach­tungs­kos­ten oder ohne Ein­zel­nach­weis einen Pausch­be­trag von 20 Euro steu­er­frei erstat­ten. Bei Über­nach­tun­gen im Aus­land gel­ten die bis­he­ri­gen Regeln unver­än­dert wei­ter.

• Gemisch­te Ver­an­las­sung: Erle­digt der Arbeit­neh­mer wäh­rend der beruf­lich ver­an­lass­ten Aus­wärts­tä­tig­keit auch pri­va­te Ange­le­gen­hei­ten in einem mehr als gering­fü­gi­gen Umfang, sind die Unter­kunfts­kos­ten ent­spre­chend in beruf­lich ver­an­lass­te und pri­vat ver­an­lass­te Auf­wen­dun­gen auf­zu­tei­len. Ist das auch durch eine Schät­zung nicht mög­lich, sind die gesam­ten Auf­wen­dun­gen steu­er­lich nicht abzieh­bar.

• Pau­schal­prei­se mit Ver­pfle­gung: Kos­ten für Mahl­zei­ten gehö­ren zu den Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen. Ent­hal­ten die Bele­ge daher nur einen Gesamt­preis für Unter­kunft und Ver­pfle­gung, und lässt sich der Preis für die rei­ne Ver­pfle­gung nicht fest­stel­len, ist der Gesamt­preis ent­spre­chend zu kür­zen, um die rei­nen Über­nach­tungs­kos­ten zu bestim­men. Für ein Früh­stück sind dabei 20 % und für Mit­tag- und Abend­essen je 40 % der für den Unter­kunfts­ort maß­ge­ben­den Ver­pfle­gungs­pau­scha­le vom Gesamt­preis abzu­zie­hen. Im Inland sind das 4,80 Euro für ein Früh­stück und je 9,60 Euro für Mit­tag- und Abend­essen.

• Ange­mes­sen­heit: Für Unter­kunfts­kos­ten im Rah­men einer Aus­wärts­tä­tig­keit ist ledig­lich die beruf­li­che Ver­an­las­sung zu prü­fen, nicht aber die Ange­mes­sen­heit der Unter­kunft (bestimm­te Hotel­ka­te­go­rie oder Grö­ße der Unter­kunft).

• Eige­ne Woh­nung: Ist die Unter­kunft am aus­wär­ti­gen Tätig­keits­ort die ein­zi­ge Woh­nung oder Unter­kunft des Arbeit­neh­mers, liegt kein beruf­lich ver­an­lass­ter Mehr­auf­wand vor. Die Aner­ken­nung von Unter­kunfts­kos­ten im Rah­men einer Aus­wärts­tä­tig­keit erfor­dert näm­lich, dass der Arbeit­neh­mer sei­nen Lebens­mit­tel­punkt in einer ande­ren Woh­nung hat. Dort muss aber nicht zwin­gend ein eige­ner Haus­stand des Arbeit­neh­mers bestehen. Anders als bei der dop­pel­ten Haus­halts­füh­rung wird hier also nicht vor­aus­ge­setzt, dass der Arbeit­neh­mer eine Woh­nung aus eige­nem Recht oder als Mie­ter inne­hat und eine finan­zi­el­le Betei­li­gung an den Kos­ten der Lebens­füh­rung leis­tet. Es genügt, wenn der Arbeit­neh­mer bei­spiels­wei­se im Haus­halt der Eltern ein Zim­mer bewohnt.

• Gemein­sa­me Nut­zung: Fal­len höhe­re Über­nach­tungs­kos­ten an, weil der Arbeit­neh­mer eine Unter­kunft gemein­sam mit Per­so­nen nutzt, die nicht für den­sel­ben Arbeit­ge­ber tätig sind, kön­nen nur die Auf­wen­dun­gen ange­setzt wer­den, die bei allei­ni­ger Nut­zung durch den Arbeit­neh­mer ange­fal­len wären. Nicht abzieh­bar sind also Mehr­kos­ten, die auf­grund der Mit­nut­zung der Unter­kunft durch eine Begleit­per­son ent­ste­hen. Das bedeu­tet aber nicht, dass die Kos­ten gleich­mä­ßig auf alle Per­so­nen auf­ge­teilt wer­den müs­sen, denn für ein Mehr­bett­zim­mer kön­nen die Auf­wen­dun­gen ange­setzt wer­den, die bei Inan­spruch­nah­me eines Ein­zel­zim­mers im sel­ben Haus ent­stan­den wären.

• Län­ger­fris­ti­ge Aus­wärts­tä­tig­keit: Bei einer län­ger­fris­ti­gen Aus­wärts­tä­tig­keit im Inland kön­nen nach 48 Mona­ten für die Unter­kunft höchs­tens noch 1.000 Euro im Monat als Wer­bungs­kos­ten abge­zo­gen oder vom Arbeit­ge­ber steu­er­frei erstat­tet wer­den. Das gilt auch für Hotel­über­nach­tun­gen. Bei Über­nach­tun­gen im Aus­land gel­ten die bis­he­ri­gen Regeln unver­än­dert wei­ter. Die Höchst­gren­ze von 1.000 Euro gilt hier nicht. Außer­dem gilt grund­sätz­lich die Ein­schrän­kung, dass eine beruf­li­che Tätig­keit an der­sel­ben Tätig­keits­stät­te nur vor­liegt, wenn der Arbeit­neh­mer dort min­des­tens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die 48-Monats­frist beginnt daher nicht, solan­ge die aus­wär­ti­ge Tätig­keits­stät­te nur an maxi­mal zwei Tagen wöchent­lich auf­ge­sucht wird. Umge­kehrt führt eine Unter­bre­chung von weni­ger als sechs Mona­ten nicht zu einem Neu­be­ginn der 48-Monats­frist. Für die Prü­fung der 48-Monats­frist kommt es nicht auf Pro­gno­sen, son­dern auf den tat­säch­lich ver­wirk­lich­ten Sach­ver­halt an. Die Prü­fung des Unter­bre­chungs­zeit­raums und des Ablaufs der 48-Monats­frist erfolgt daher stets im Nach­hin­ein.

• Ver­ein­fa­chungs­re­ge­lung: Für den Beginn der 48-Monats­frist ist der Beginn der län­ger­fris­ti­gen Aus­wärts­tä­tig­keit an der­sel­ben Tätig­keits­stät­te im Inland ent­schei­dend. Das gilt auch, wenn der Beginn vor dem 1. Janu­ar 2014 liegt. Zur Ver­ein­fa­chung kön­nen die Über­nach­tungs­kos­ten erst ab dem ers­ten vol­len Kalen­der­mo­nat nach Ablauf der 48-Monats­frist auf 1.000 Euro begrenzt wer­den. Endet die 48-Monats­frist also Mit­te eines Monats, kön­nen die Kos­ten auch für den Rest des Monats noch in vol­ler Höhe berück­sich­tigt wer­den.