Vorgaben zur Buchführung und zum Datenzugriff

Nach langer Beratung hat das Bundesfinanzministerium eine aktualisierte Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und zum Datenzugriff veröffentlicht.

Bei­na­he 20 Jah­re ist es her, dass das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um mit den “Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS)” zum ers­ten Mal Vor­ga­ben für die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung gemacht hat. Ange­sichts der rasan­ten tech­ni­schen Ent­wick­lung in die­ser Zeit war eine Über­ar­bei­tung der Regeln über­fäl­lig. Jetzt hat das Minis­te­ri­um nach fast zwei­jäh­ri­ger Bera­tung die GoBS durch ein neu­es Regel­werk ersetzt, das den Namen “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)” trägt.

In die­sem 38 Sei­ten umfas­sen­den Schrei­ben regelt das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um detail­liert, wel­che Anfor­de­run­gen die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung erfül­len muss, wie die Auf­be­wah­rung von Doku­men­ten in digi­ta­ler Form zu erfol­gen hat und in wel­chem Umfang die Finanz­ver­wal­tung auf die­se Daten zugrei­fen darf. Die über­ar­bei­te­ten Regeln gel­ten für Ver­an­la­gungs­zeit­räu­me, die nach dem 31. Dezem­ber 2014 begin­nen, also in der Regel ab 2015.

Auch wenn das Minis­te­ri­um wie­der­holt behaup­tet hat, dass durch die GoBD kei­ne Ände­rung der mate­ri­el­len Rechts­la­ge oder der Ver­wal­tungs­auf­fas­sung ein­tritt, wur­de die ers­te Ent­wurfs­fas­sung der GoBD vom Deut­schen Steu­er­be­ra­ter­ver­band (DStV) wegen zahl­rei­cher Ver­schär­fun­gen und unzeit­ge­mä­ßer Dar­stel­lun­gen deut­lich kri­ti­siert. Zwar ist längst nicht in allen Punk­ten eine Bes­se­rung ein­ge­tre­ten, aber nach Anga­be des DStV ist das Minis­te­ri­um immer­hin in eini­gen Punk­ten ein­sich­tig gewe­sen.

Die end­gül­ti­gen GoBD regeln unter ande­rem die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on und Abwick­lung der Buch­hal­tung. Dane­ben ent­hal­ten sie Vor­ga­ben für die dafür ver­wen­de­te IT-Infra­struk­tur, aber auch zur Auf­be­wah­rung und Archi­vie­rung der Bele­ge und Daten. So muss der Unter­neh­mer zum Bei­spiel die Daten aus­rei­chend gegen Ver­lust, Ver­nich­tung, Dieb­stahl oder unbe­fug­ten Zugriff schüt­zen. Wer­den die Daten und elek­tro­ni­schen Doku­men­te nicht aus­rei­chend geschützt und kön­nen des­we­gen nicht mehr vor­ge­legt wer­den, so ist die Buch­füh­rung for­mell nicht mehr ord­nungs­mä­ßig.

Außer­dem regeln die GoBD den Daten­zu­griff durch die Finanz­ver­wal­tung im Rah­men einer Außen­prü­fung. Dem­nach müs­sen neben den eigent­li­chen Daten auch die Tei­le der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on auf Ver­lan­gen zur Ver­fü­gung gestellt wer­den kön­nen, die einen voll­stän­di­gen Sys­tem­über­blick ermög­li­chen und für das Ver­ständ­nis des DV-Sys­tems erfor­der­lich sind, zum Bei­spiel Beschrei­bun­gen zu Tabel­len, Fel­dern, Ver­knüp­fun­gen und Aus­wer­tun­gen.

Der Unter­neh­mer muss die Finanz­be­hör­de beim Daten­zu­griff unter­stüt­zen. Ent­hal­ten die gespei­cher­ten Daten nicht auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge oder gehei­me Daten, muss der Unter­neh­mer die Daten­be­stän­de so orga­ni­sie­ren, dass der Prü­fer nur auf die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten zugrei­fen kann. Ver­se­hent­lich über­las­se­ne Daten darf das Finanz­amt ver­wer­ten.