Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen bilanzierende Unternehmen eine Rückstellung bilden, deren genaue Berechnung aber nicht immer klar ist.

Um die zu erwar­ten­den Auf­wen­dun­gen für die Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen abzu­de­cken ist in der Han­dels- und Steu­er­bi­lanz eine Rück­stel­lung für unge­wis­se Ver­bind­lich­kei­ten zu bil­den, weil für die Unter­la­gen eine gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht besteht. Wie die­se Rück­stel­lung zu berech­nen ist, hat die Ober­fi­nanz­di­rek­ti­on Nie­der­sach­sen in einer Ver­wal­tungs­an­wei­sung genau erklärt. Bei­spiels­wei­se gilt es zu berück­sich­ti­gen, wel­che Unter­la­gen tat­säch­lich auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind und wie lan­ge die Auf­be­wah­rungs­pflicht für ein­zel­ne Unter­la­gen noch besteht.

Es gilt näm­lich nicht für alle Unter­la­gen die glei­che Auf­be­wah­rungs­frist. Zehn Jah­re lang auf­zu­be­wah­ren sind ins­be­son­de­re Jah­res­ab­schlüs­se mit allen dazu­ge­hö­ren­den Unter­la­gen, Buchungs­be­le­gen sowie Ein- und Aus­gangs­rech­nun­gen. Han­dels- und Geschäfts­brie­fe sowie sons­ti­ge Unter­la­gen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind, sind laut Gesetz sechs Jah­re lang auf­zu­be­wah­ren. Eini­ge wei­te­re Unter­la­gen sind nur über einen kür­ze­ren Zeit­raum oder auch gar nicht gesetz­lich auf­zu­be­wah­ren.

• Höhe der Rück­stel­lung: Die Rück­stel­lung ist mit dem Betrag anzu­set­zen, der nach den Preis­ver­hält­nis­sen des jewei­li­gen Bilanz­stich­ta­ges für die Erfül­lung der Auf­be­wah­rungs­pflicht vor­aus­sicht­lich not­wen­dig ist. Dazu gehö­ren die auf die Ver­pflich­tung ent­fal­len­den Ein­zel­kos­ten und ein ange­mes­se­ner Teil der not­wen­di­gen Gemein­kos­ten, die sich aus Erfas­sungs­kos­ten, Raum­kos­ten und sons­ti­gen Kos­ten zusam­men­set­zen.

• Erfas­sungs­kos­ten: Zu den Erfas­sungs­kos­ten gehört der ein­ma­li­ge Auf­wand für das Ein­scan­nen oder die Ein­la­ge­rung der am Bilanz­stich­tag noch nicht archi­vier­ten Unter­la­gen für das abge­lau­fe­ne Wirt­schafts­jahr, für das Bren­nen von DVDs/CDs und für die Daten­si­che­rung (Sach- und Per­so­nal­kos­ten).

• Raum­kos­ten: Anzu­set­zen sind die antei­li­gen Kos­ten für Räum­lich­kei­ten, die der Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen die­nen. Das umfasst die antei­li­ge Mie­te oder Gebäu­de-AfA, Grund­steu­er, Gebäu­de­ver­si­che­rung, Instand­hal­tung, Hei­zung und Strom. Bei einer digi­ta­len Spei­che­rung kom­men bei­spiels­wei­se die Raum­kos­ten für einen antei­li­gen PC-Arbeits­platz, einen Ser­ver oder für Lage­rungs­zwe­cke in Fra­ge, auch wenn die­se bei klei­nen Betrie­ben nur gering aus­fal­len dürf­ten.

• Sons­ti­ge Kos­ten: Die sons­ti­gen Kos­ten umfas­sen die AfA für Rega­le und Schrän­ke, soweit sie noch nicht voll abge­schrie­ben sind, antei­li­ge Finan­zie­rungs­kos­ten für den Ser­ver, den PC oder die Archiv­räu­me, sowie den Zins­an­teil aus Lea­sing­ra­ten für tech­ni­sche Gerä­te oder für Archiv­räu­me, wenn der Lea­sing­neh­mer nicht wirt­schaft­li­cher Eigen­tü­mer ist.

• Unbe­rück­sich­tig­te Kos­ten: Nicht rück­stel­lungs­fä­hig sind die Kos­ten für die künf­ti­ge Anschaf­fung von zusätz­li­chen Rega­len und Ord­nern, die Kos­ten für die Ent­sor­gung nach Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist und die Kos­ten für die Ein­la­ge­rung von Unter­la­gen, die am Bilanz­stich­tag noch nicht bestan­den haben.

• Berech­nung: Die Rück­stel­lung kann nach zwei Metho­den berech­net wer­den. Die Kos­ten kön­nen für die Unter­la­gen jedes noch auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Jah­res ein­zeln ermit­telt und dann addiert wer­den. Ein­fa­cher ist es aber, die ins­ge­samt jähr­lich anfal­len­den rück­stel­lungs­fä­hi­gen Kos­ten (abzüg­lich der nur ein­mal anfal­len­den Kos­ten für die Erfas­sung und Ein­la­ge­rung) mit dem Fak­tor 5,5 zu mul­ti­pli­zie­ren.

• Wei­ter­ge­hen­de Auf­be­wah­rung: Wer­den Unter­la­gen frei­wil­lig län­ger auf­be­wahrt oder zusätz­li­che Unter­la­gen archi­viert, kann dafür kei­ne zusätz­li­che Rück­stel­lung gebil­det wer­den, weil es kei­ne recht­li­che Ver­pflich­tung dafür gibt. Lässt sich im Ein­zel­fall nicht oder nur mit erheb­li­chem Auf­wand fest­stel­len, wie sich die Unter­la­gen zusam­men­set­zen, kann für Unter­la­gen, zu deren Auf­be­wah­rung der Unter­neh­mer nicht ver­pflich­tet ist, ein pau­scha­ler Abschlag von 20 % vor­ge­nom­men wer­den.

• Bilan­zi­el­le Rege­lun­gen: Die Rück­stel­lung für die Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen ist nicht abzu­zin­sen, weil die gesetz­li­che Ver­pflich­tung nicht in der Zukunft liegt, son­dern bereits begon­nen hat. Außer­dem darf mit Aus­nah­me von Pen­si­ons­rück­stel­lun­gen die Höhe der Rück­stel­lung in der Steu­er­bi­lanz den zuläs­si­gen Ansatz in der Han­dels­bi­lanz nicht über­schrei­ten. Eine erst­ma­li­ge Bil­dung oder Ände­rung der Rück­stel­lung im Rah­men einer Bilanz­be­rich­ti­gung ist im ers­ten noch nicht bestands­kräf­tig ver­an­lag­ten Ver­an­la­gungs­zeit­raum mög­lich.