Kassen-Nachschau durch das Finanzamt ab 2018

Ab 2018 darf das Finanzamt bei Unternehmen zu einer unangekündigten Prüfung der Kassenführung im Rahmen der neu eingeführten Kassen-Nachschau erscheinen.

Durch das “Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen” wer­den ab 2020 die Vor­ga­ben für den Ein­satz von elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­te­men wei­ter ver­schärft. Schon ab 2018 wird durch das Gesetz aber in Anleh­nung an die Umsatz­steu­er-Nach­schau und die Lohn­steu­er-Nach­schau auch eine Kas­sen-Nach­schau ein­ge­führt. Das Finanz­amt erhält damit das Recht, bei Händ­lern, Gas­tro­no­men, Dienst­leis­tern und ande­ren Betrie­ben mit Bar­geld­ver­kehr unan­ge­kün­digt die Kas­sen­füh­rung zu prü­fen.

Bei einer sol­chen Nach­schau wird der Prü­fer natür­lich auch ein Auge dar­auf wer­fen, ob das Kas­sen­sys­tem den Vor­ga­ben der Finanz­ver­wal­tung ent­spricht. Seit 2017 gel­ten die 2010 ver­schärf­ten Regeln für Regis­trier­kas­sen, Waa­gen mit Kas­sen­funk­ti­on und Taxa­me­ter näm­lich ohne Aus­nah­me. Kas­sen müs­sen nun jeden Geschäfts­vor­fall voll­stän­dig, zeit­ge­recht und geord­net auf­zeich­nen. Außer­dem müs­sen die Geschäfts­vor­fäl­le unver­än­der­bar und maschi­nell aus­wert­bar gespei­chert wer­den.

Noch gibt es kei­ne Erfah­rungs­wer­te, aber es ist davon aus­zu­ge­hen, dass die Finanz­äm­ter in Betrie­ben mit Bar­geld­ver­kehr regel­mä­ßig eine Umsatz­steu­er- und Kas­sen-Nach­schau zusam­men durch­füh­ren wer­den. Wie das in der Pra­xis gehand­habt wird, muss sich aber noch zei­gen, denn bis­her sind Umsatz­steu­er-Nach­schau­en oft ange­kün­digt wor­den, wäh­rend die Kas­sen-Nach­schau regel­mä­ßig unan­ge­kün­digt erfol­gen dürf­te. Was bei der Kas­sen-Nach­schau zu beach­ten ist, haben wir hier für Sie zusam­men­ge­fasst.

• Vor­be­rei­tung: Weil die Kas­sen-Nach­schau unan­ge­kün­digt erfol­gen kann, ist eine Vor­be­rei­tung für den Fall der Fäl­le rat­sam. Je rei­bungs­lo­ser die Nach­schau von stat­ten geht, des­to schnel­ler ist der Prü­fer wie­der weg. Die im Rah­men der Nach­schau vor­zu­le­gen­den Unter­la­gen (Bedie­nungs­an­lei­tun­gen und Pro­gram­mier­do­ku­men­ta­tio­nen für die Kas­se) soll­ten griff­be­reit sein. Dane­ben emp­fiehlt es sich, den Export der elek­tro­ni­schen Kas­sen­da­ten zu tes­ten, weil die Prü­fer dies oft ver­lan­gen wer­den.

• Umfang: Die Kas­sen-Nach­schau umfasst die Prü­fung der Ord­nungs­mä­ßig­keit der Auf­zeich­nun­gen und Buchun­gen von Kas­sen­ein­nah­men und Kas­sen­aus­ga­ben. Anders als bei einer Betriebs­prü­fung muss sich der Prü­fer mit sei­nen Fra­gen und Nach­for­schun­gen auf die Kas­se und die Kas­sen­füh­rung beschrän­ken.

• Beobachtung/Testkäufe: Nicht aus­drück­lich im Gesetz gere­gelt, aber in der Geset­zes­be­grün­dung erwähnt ist auch die Mög­lich­keit einer ver­deck­ten Kon­trol­le der Kas­sen­ab­läu­fe. Ins­be­son­de­re die Beob­ach­tung der Kas­sen und ihrer Hand­ha­bung in Geschäfts­räu­men, die der Öffent­lich­keit zugäng­lich sind, ist ohne Pflicht zur Vor­la­ge eines Aus­wei­ses zuläs­sig. Glei­ches gilt auch für Test­käu­fe und ähn­li­che “Ermitt­lungs­maß­nah­men”.

• Zeit und Ort: Der Prü­fer kann für die Kas­sen-Nach­schau ohne vor­he­ri­ge Ankün­di­gung wäh­rend der bran­chen­üb­li­chen Geschäfts- und Arbeits­zei­ten die Geschäfts­grund­stü­cke oder Geschäfts­räu­me des Betriebs betre­ten. Wohn­räu­me dür­fen gegen den Wil­len des Inha­bers nur zur Ver­hü­tung drin­gen­der Gefah­ren für die öffent­li­che Sicher­heit und Ord­nung betre­ten wer­den.

• Pflich­ten: Der Unter­neh­mer muss dem Prü­fer auf Ver­lan­gen Auf­zeich­nun­gen, Bücher sowie die für die Kas­sen­füh­rung erheb­li­chen sons­ti­gen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen über die Sach­ver­hal­te und Zeit­räu­me vor­le­gen, die der Kas­sen-Nach­schau unter­lie­gen. Außer­dem muss er Aus­künf­te ertei­len, soweit dies not­wen­dig ist, um beur­tei­len zu kön­nen, ob ein Sach­ver­halt für die Besteue­rung rele­vant ist. Lie­gen die Auf­zeich­nun­gen oder Bücher in elek­tro­ni­scher Form vor, darf der Prü­fer die­se ein­se­hen, die Über­mitt­lung der Daten über die ein­heit­li­che digi­ta­le Schnitt­stel­le ver­lan­gen oder ver­lan­gen, dass Buchun­gen und Auf­zeich­nun­gen auf einem maschi­nell aus­wert­ba­ren Daten­trä­ger nach den Vor­ga­ben der digi­ta­len Schnitt­stel­le zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

• Offe­ne Laden­kas­se: Eine Kas­sen-Nach­schau ist nicht nur beim Ein­satz elek­tro­ni­scher Kas­sen­sys­te­me, son­dern eben­so bei einer offe­nen Laden­kas­se mög­lich. Der Prü­fer kann zur Prü­fung der ord­nungs­ge­mä­ßen Kas­sen­füh­rung einen Kas­sen­sturz ver­lan­gen sowie sich die Auf­zeich­nun­gen der Vor­ta­ge vor­le­gen las­sen.

• Kos­ten: Das Unter­neh­men muss alle Kos­ten selbst tra­gen, die ihm durch die Kas­sen-Nach­schau ent­ste­hen, egal ob es um Per­so­nal-, Mate­ri­al- oder Bera­tungs­kos­ten geht.

• Gegen­maß­nah­men: Gegen eine Kas­sen-Nach­schau durch das Finanz­amt hat der Unter­neh­mer kaum unmit­tel­ba­re Hand­ha­be. Wie bei ande­ren Ver­wal­tungs­ak­ten ist auch gegen die Kas­sen-Nach­schau ein Ein­spruch mög­lich. Der Ein­spruch hat jedoch kei­ne auf­schie­ben­de Wir­kung auf die Nach­schau. Eine Alter­na­ti­ve ist die Ver­wei­ge­rung der Kas­sen-Nach­schau, denn der Prü­fer kann den Zugang zu den Geschäfts­räu­men nicht gegen den Wil­len des Inha­bers erzwin­gen. Aller­dings kann der Prü­fer in die­sem Fall direkt zu einer vol­len Betriebs­prü­fung über­ge­hen, die dann ent­spre­chend gründ­lich und unan­ge­nehm aus­fal­len dürf­te.

• Außen­prü­fung: Wenn der Prü­fer im Rah­men der Nach­schau den Ein­druck gewinnt, dass es einen Anlass für eine genaue­re Prü­fung gibt, kann er ohne vor­he­ri­ge Prü­fungs­an­ord­nung zu einer steu­er­li­chen Außen­prü­fung über­ge­hen. Aller­dings muss er auf den Über­gang zur Außen­prü­fung schrift­lich hin­wei­sen.

• Selbst­an­zei­ge: Sobald sich der Finanz­be­am­te aus­ge­wie­sen hat, ist eine straf­be­frei­en­de Selbst­an­zei­ge für Steu­er­ver­ge­hen aus­ge­schlos­sen, bis die Kas­sen-Nach­schau und eine sich even­tu­ell anschlie­ßen­de Außen­prü­fung been­det ist.

• Sank­tio­nen: Zwangs­gel­der zur Erzwin­gung der Nach­schau sind zwar nicht zu befürch­ten. Wenn der Prü­fer bei der Nach­schau aber Män­gel fest­stellt, dro­hen ande­re Sank­tio­nen. Das Finanz­amt kann die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Buch­füh­rung in Fra­ge stel­len, was zu erheb­li­chen Hin­zu­schät­zun­gen füh­ren kann. Leicht­fer­ti­ge oder vor­sätz­li­che Män­gel kön­nen mit einem Buß­geld von der­zeit bis zu 5.000 Euro geahn­det wer­den. Dane­ben dro­hen bei schwe­ren Ver­stö­ßen Straf­ver­fah­ren wegen Steu­er­hin­ter­zie­hung und mög­li­cher­wei­se Urkun­den­fäl­schung.