Selbst getragene Aufwendungen für Dienstwagen

Das Bundesfinanzministerium hat sich mit den Urteilen des Bundesfinanzhofs zu vom Arbeitnehmer selbst getragenen Aufwendungen für einen Firmenwagen auseinandergesetzt.

Vor einem Jahr hat der Bun­des­fi­nanz­hof ent­schie­den, dass ein vom Arbeit­neh­mer an den Arbeit­ge­ber gezahl­tes Nut­zungs­ent­gelt für den Dienst­wa­gen grund­sätz­lich den vom Arbeit­neh­mer zu ver­steu­ern­den Nut­zungs­wert auf der Ein­nah­men­sei­te min­dert. Über­steigt die Zah­lung des Arbeit­neh­mers daher den Nut­zungs­wert, führt dies weder zu nega­ti­vem Arbeits­lohn noch zu Wer­bungs­kos­ten.

In Bezug auf die 1 %-Rege­lung hat der Bun­des­fi­nanz­hof damit gleich­zei­tig sei­ne Recht­spre­chung geän­dert. Bis­her hat­te er näm­lich die Anrech­nung ein­zel­ner vom Arbeit­neh­mer selbst getra­ge­ner Betriebs­kos­ten auf den steu­er­pflich­ti­gen geld­wer­ten Vor­teil expli­zit abge­lehnt. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat sich nun mit den Urtei­len aus­ein­an­der­ge­setzt und in einem neu­en Schrei­ben Details gere­gelt, die in allen offe­nen Fäl­len anzu­wen­den sind.

• Anwen­dungs­be­reich: Der steu­er­pflich­ti­ge Nut­zungs­wert min­dert sich immer dann, wenn der Arbeit­neh­mer an den Arbeit­ge­ber oder im Rah­men eines abge­kürz­ten Zah­lungs­wegs auf des­sen Wei­sung an einen Drit­ten zur Erfül­lung einer Ver­pflich­tung des Arbeit­ge­bers ein Nut­zungs­ent­gelt zahlt.

• Nut­zungs­ent­gelt: Solan­ge die Kos­ten­be­tei­li­gung des Arbeit­neh­mers arbeits­ver­trag­lich oder auf­grund einer ande­ren arbeits- oder dienst­recht­li­chen Rechts­grund­la­ge ver­ein­bart ist, kann sie ver­schie­de­ne For­men haben. In Fra­ge kom­men eine Monats­pau­scha­le oder ande­re nut­zungs­un­ab­hän­gi­ge Pau­scha­le, eine Kilo­me­ter­pau­scha­le, die vom Arbeit­neh­mer über­nom­me­nen Lea­sing­ra­ten oder die voll­stän­di­ge oder teil­wei­se Über­nah­me ein­zel­ner Fahr­zeug­kos­ten durch den Arbeit­neh­mer. Letz­te­res gilt auch für ein­zel­ne Kraft­fahr­zeug­kos­ten, die zunächst vom Arbeit­ge­ber ver­aus­lagt und anschlie­ßend dem Arbeit­neh­mer wei­ter­be­las­tet wer­den oder spä­ter mit pau­scha­len Abschlags­zah­lun­gen des Arbeit­neh­mers ver­rech­net wer­den.

• Fahr­zeug­kos­ten: Über­nimmt der Arbeit­neh­mer ein­zel­ne Fahr­zeug­kos­ten direkt, gel­ten nur die unmit­tel­ba­ren Fahr­zeug­kos­ten als Nut­zungs­ent­gelt (Treibstoff/ Lade­strom, War­tung und Repa­ra­tur, Kfz-Steu­er, Haft­pflicht, Kas­ko, Gara­gen- oder Stell­platz­mie­te, Rei­ni­gung etc.). Unbe­rück­sich­tigt blei­ben Kos­ten aus der Ver­kehrs­teil­nah­me, also Fähr­kos­ten, Maut- und Park­ge­büh­ren, Unfall­ver­si­che­run­gen und Buß­gel­der.

  

• Gehalts­um­wand­lung: Der Bar­lohn­ver­zicht des Arbeit­neh­mers im Rah­men einer Gehalts­um­wand­lung ist kein Nut­zungs­ent­gelt.

• Fahr­ten­buch­me­tho­de: Bei der Fahr­ten­buch­me­tho­de flie­ßen vom Arbeit­neh­mer selbst getra­ge­ne indi­vi­du­el­le Fahr­zeug­kos­ten nicht in die Gesamt­kos­ten ein und erhö­hen damit nicht den steu­er­pflich­ti­gen Nut­zungs­wert. Zahlt der Arbeit­neh­mer dage­gen ein pau­scha­les Nut­zungs­ent­gelt, ist der Nut­zungs­wert um die­sen Betrag zu kür­zen. Es wird aller­dings nicht bean­stan­det, wenn vom Arbeit­neh­mer selbst getra­ge­ne Kos­ten zunächst in die Gesamt­kos­ten ein­be­zo­gen und dann wie bei der pau­scha­len Nut­zungs­wert­me­tho­de als Nut­zungs­ent­gelt behan­delt wer­den. Die­se Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung ist umso güns­ti­ger, je gerin­ger der pri­va­te Nut­zungs­an­teil ist und je höher die vom Arbeit­neh­mer selbst getra­ge­nen Kos­ten sind.

• Anschaf­fungs­kos­ten: Zuzah­lun­gen des Arbeit­neh­mers zu den Anschaf­fungs­kos­ten eines Fir­men­wa­gens kön­nen im Zah­lungs­jahr und in den dar­auf fol­gen­den Kalen­der­jah­ren auf den pri­va­ten Nut­zungs­wert für das jewei­li­ge Fahr­zeug ange­rech­net wer­den. Im Gegen­zug gel­ten Rück­zah­lun­gen als Arbeits­lohn, soweit die Zuzah­lun­gen den Nut­zungs­wert gemin­dert haben.

• Doku­men­ta­ti­on: Der Arbeit­neh­mer muss gegen­über dem Arbeit­ge­ber jähr­lich schrift­lich für jeden von ihm genutz­ten Fir­men­wa­gen die Gesamt­fahr­leis­tung und die Höhe der selbst getra­ge­nen Fahr­zeug­kos­ten im Ein­zel­nen umfas­send dar­le­gen und belast­bar nach­wei­sen. Der Arbeit­ge­ber ist beim Lohn­steu­er­ab­zug an die Erklä­run­gen und Bele­ge des Arbeit­neh­mers gebun­den, sofern der Arbeit­neh­mer nicht erkenn­bar unrich­ti­ge Anga­ben macht. Ermitt­lungs­pflich­ten des Arbeit­ge­bers erge­ben sich dar­aus aber nicht. Die Erklä­run­gen und Bele­ge des Arbeit­neh­mers muss der Arbeit­ge­ber im Ori­gi­nal zum Lohn­kon­to neh­men.

• Ver­ein­fa­chungs­re­ge­lung: Zur Ver­ein­fa­chung ist es zuläs­sig, für den Lohn­steu­er­ab­zug zunächst vor­läu­fig fahr­zeug­be­zo­gen die Erklä­rung des Vor­jah­res zugrun­de zu legen und eine etwai­ge Dif­fe­renz nach Ablauf des Kalen­der­jah­res oder bei Aus­schei­den des Arbeit­neh­mers zu ermit­teln.

• Steu­er­erklä­rung: Macht der Arbeit­neh­mer die selbst getra­ge­nen Kos­ten erst im Rah­men sei­ner Ein­kom­men­steu­er­erklä­rung gel­tend, muss er die Nut­zungs­ver­ein­ba­rung vor­le­gen und dar­le­gen, wie der Arbeit­ge­ber den Nut­zungs­wert ermit­telt und ver­steu­ert hat sowie schrift­lich die Höhe der von ihm selbst getra­ge­nen Fahr­zeug­kos­ten und die Gesamt­fahr­leis­tung im Kalen­der­jahr umfas­send dar­le­gen und belast­bar nach­wei­sen.