Vorgaben beim Fahrtenbuch für Firmenwagen

Neben einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind noch weitere Vorgaben der Finanzverwaltung zu beachten, wenn der geldwerte Vorteil für einen Dienstwagen nach der tatsächlichen außerdienstlichen Nutzung bestimmt werden soll.

Dreh- und Angel­punkt bei der Ermitt­lung des indi­vi­du­el­len Nut­zungs­werts ist ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch. An den strik­ten Anfor­de­run­gen des Finanz­amts dazu hat sich im Lauf der Jah­re wenig geän­dert. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um geht daher auch in ers­ter Linie auf ande­re Aspek­te ein, die bei der Ermitt­lung des indi­vi­du­el­len Nut­zungs­werts per Fahr­ten­buch zu beach­ten sind.

• Ein­heit­li­ches Ver­fah­ren: Wird der Fir­men­wa­gen sowohl für Pri­vat­fahr­ten als auch für Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und Arbeit über­las­sen, kann die Nut­zungs­wert­ermitt­lung per Fahr­ten­buch nicht auf eine die­ser bei­den Nut­zun­gen beschränkt wer­den.

• Elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch: Ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch wird vom Finanz­amt aner­kannt, wenn sich dar­aus die­sel­ben Erkennt­nis­se wie aus einem manu­ell geführ­ten Fahr­ten­buch gewin­nen las­sen. Beim Aus­dru­cken von elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nun­gen müs­sen nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen der Anga­ben tech­nisch aus­ge­schlos­sen, zumin­dest aber doku­men­tiert wer­den. Ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch, in dem alle Fahr­ten auto­ma­tisch bei Been­di­gung jeder Fahrt mit Datum, Kilo­me­ter­stand und Fahrt­ziel erfasst wer­den, gilt jeden­falls dann als zeit­nah geführt, wenn der Fah­rer den dienst­li­chen Fahrt­an­lass (Rei­se­zweck und auf­ge­such­te Geschäfts­part­ner) inner­halb von bis zu sie­ben Kalen­der­ta­gen in einem Web­por­tal ein­trägt und die übri­gen Fahr­ten dem pri­va­ten Bereich zuge­ord­net wer­den.

  

• Erleich­te­run­gen: Ein Fahr­ten­buch soll die Zuord­nung von Fahr­ten zur betrieb­li­chen und beruf­li­chen Sphä­re ermög­li­chen. Auf ein­zel­ne der gefor­der­ten Anga­ben kann aber ver­zich­tet wer­den, soweit im Ein­zel­fall die Aus­sa­ge­kraft und Über­prüf­bar­keit nicht beein­träch­tigt wird. Bei Auto­ma­ten­lie­fe­ran­ten, Kurier­dienst­fah­rern, Han­dels­ver­tre­tern, Kun­den­dienst­mon­teu­ren und Pfle­ge­dienst­mit­ar­bei­tern mit täg­lich wech­seln­den Aus­wärts­tä­tig­kei­ten reicht es z. B. aus, wenn sie ange­ben, wel­che Kun­den sie an wel­chem Ort auf­su­chen. Anga­ben über die Rei­se­rou­te und zu den Ent­fer­nun­gen zwi­schen den Sta­tio­nen sind nur bei grö­ße­rer Dif­fe­renz zwi­schen direk­ter Ent­fer­nung und tat­säch­li­cher Fahrt­stre­cke erfor­der­lich. Taxi­fah­rer kön­nen für Fahr­ten im Pflicht­fahr­ge­biet täg­lich zu Beginn und Ende der Gesamt­heit die­ser Fahr­ten den Kilo­me­ter­stand notie­ren mit der Anga­be “Taxi­fahr­ten im Pflicht­fahr­ge­biet” o. ä. Nur Fahr­ten, die über die­ses Gebiet hin­aus­ge­hen, sind mit genau­er Anga­be des Rei­se­ziels zu erfas­sen. Für Fahr­leh­rer ist es aus­rei­chend in Bezug auf Rei­se­zweck, Rei­se­ziel und auf­ge­such­te Geschäfts­part­ner “Lehr­fahr­ten”, “Fahr­schul­fahr­ten” o. ä. anzu­ge­ben.

• Gesamt­kos­ten: Zu den Gesamt­kos­ten des Fir­men­wa­gens gehö­ren die Abset­zung für Abnut­zung (AfA) oder Lea­sing­zah­lun­gen, Treib­stoff, War­tung und Repa­ra­tur, Kraft­fahr­zeug­steu­er, Hal­ter­haft­pflicht- und Fahr­zeug­ver­si­che­run­gen, Gara­gen- oder Stell­platz­mie­te, Anwoh­ner­park­be­rech­ti­gun­gen, Wagen­pfle­ge/-wäsche sowie der Lade­strom, soweit er nicht von der Steu­er befreit ist. Das Finanz­amt akzep­tiert, wenn auch die vom Arbeit­neh­mer unmit­tel­bar getra­ge­nen oder vom Arbeit­ge­ber an den Arbeit­neh­mer wei­ter­be­las­te­ten Kos­ten den Gesamt­kos­ten zuge­rech­net wer­den. Nicht zu den Gesamt­kos­ten gehö­ren z. B. Fähr­kos­ten, Vignet­ten, Maut­ge­büh­ren, Park­ge­büh­ren, Insas­sen- und Unfall­ver­si­che­run­gen, Ver­war­nungs-, Ord­nungs- und Buß­gel­der, Kos­ten einer Lade­vor­rich­tung bei Elek­tro­fahr­zeu­gen sowie der steu­er­freie Lade­strom. Für die AfA ist bei einem Neu­wa­gen eine Gesamt­nut­zungs­dau­er von acht Jah­ren anzu­set­zen. Die Gesamt­kos­ten sind jeden­falls dann peri­oden­ge­recht anzu­set­zen, wenn der Arbeit­ge­ber die Kos­ten des Fir­men­wa­gens in sei­ner Gewinn­ermitt­lung peri­oden­ge­recht erfas­sen muss.

• Vor­läu­fi­ger Nut­zungs­wert: Falls die genaue Erfas­sung des indi­vi­du­el­len Nut­zungs­werts bei der Füh­rung eines Fahr­ten­buchs monat­lich nicht mög­lich ist, kann der monat­li­chen Lohn­steu­er ein Zwölf­tel des Vor­jah­res­be­trags zugrun­de gelegt wer­den. Alter­na­tiv kön­nen zur Ermitt­lung des geld­wer­ten Vor­teils je Fahrt­ki­lo­me­ter vor­läu­fig 0,001 % des inlän­di­schen Lis­ten­prei­ses für den Dienst­wa­gen ange­setzt wer­den. Nach Ablauf des Kalen­der­jah­res oder nach Been­di­gung des Arbeits­ver­hält­nis­ses muss dann der tat­säch­lich zu ver­steu­ern­de Nut­zungs­wert ermit­telt und eine etwai­ge Lohn­steu­er­dif­fe­renz aus­ge­gli­chen wer­den.

• Meh­re­re Fahr­zeu­ge: Für jedes Fahr­zeug sind die Gesamt­auf­wen­dun­gen und das Ver­hält­nis der pri­va­ten zu den übri­gen Fahr­ten sepa­rat nach­zu­wei­sen. Ste­hen einem Arbeit­neh­mer gleich­zei­tig meh­re­re Fir­men­wa­gen zur Ver­fü­gung und wird nicht für alle ein Fahr­ten­buch geführt, ist der Nut­zungs­wert für die ande­ren Fir­men­wa­gen monat­lich mit 1 % des Lis­ten­prei­ses anzu­set­zen.