EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch

Die Erfassung unbarer Umsätze mit EC-Karten im Kassenbuch sieht die Finanzverwaltung als formellen Mangel, der aber unter gewissen Voraussetzungen hingenommen wird.

Die meis­ten Betrie­be mit Bar­geld­ver­kehr akzep­tie­ren auch bar­geld­lo­se Zah­lun­gen per EC- oder Kre­dit­kar­te. Oft wer­den dabei in den Betrie­ben nicht nur bare Geschäfts­vor­fäl­le im Kas­sen­buch erfasst. Statt­des­sen wird der Gesamt­um­satz inklu­si­ve der bar­geld­lo­sen Geschäfts­vor­fäl­le (Zah­lun­gen mit EC-Kar­te) im Kas­sen­buch auf­ge­zeich­net. Anschlie­ßend wer­den die unba­ren Zah­lun­gen qua­si als “Aus­ga­be” wie­der aus­ge­tra­gen. Spä­ter wird dann der Gesamt­be­trag im Kas­sen­kon­to gebucht und die Umsät­ze mit EC-Kar­ten als durch­lau­fen­der Pos­ten über das Geld­tran­sit­kon­to aus­ge­bucht.

Nach­dem im Rah­men von Betriebs­prü­fun­gen Zwei­fel an die­ser Vor­ge­hens­wei­se auf­ka­men, hat sich der Deut­sche Steu­er­be­ra­ter­ver­band (DStV) an das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um gewandt und um Klar­stel­lung und Aner­ken­nung die­ser lang­jäh­ri­gen kauf­män­ni­schen Pra­xis gebe­ten. Nach Auf­fas­sung des DStV ist die Ersterfas­sung der Gesamt­um­sät­ze über das Kas­sen­buch nicht nur prak­ti­ka­bel, son­dern es wird vor allem auch die Umsatz­steu­er kor­rekt erfasst. Dies ist für die Pra­xis beson­ders dann von Bedeu­tung, wenn die EC-Umsät­ze im Kas­sen­sys­tem nicht getrennt nach Steu­er­sät­zen aus­ge­wie­sen wer­den, son­dern nur die Gesamt­um­sät­ze.

Die Finanz­ver­wal­tung war von den Argu­men­ten des DStV jedoch wenig beein­druckt. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat sich auf die Anfra­ge hin zur Buchung der EC-Umsät­ze in der Kas­sen­füh­rung geäu­ßert und sieht in der Erfas­sung unba­rer Geschäfts­vor­fäl­le im Kas­sen­buch einen for­mel­len Man­gel. Bare und unba­re Geschäfts­vor­fäl­le sei­en in der Regel getrennt zu buchen. Im Kas­sen­buch sei­en nur Bar­ein­nah­men und Bar­aus­ga­ben zu erfas­sen.

Die Erfas­sung unba­rer Geschäfts­vor­fäl­le im Kas­sen­buch wider­spre­che dem Grund­satz der Wahr­heit und Klar­heit einer kauf­män­ni­schen Buch­füh­rung. Um die­sen Anfor­de­run­gen zu genü­gen, müss­ten die EC-Umsät­ze bei­spiels­wei­se in einer Zusatz­spal­te oder einem Neben­buch zum Kas­sen­buch erfasst wer­den.

Die­se pra­xis­fer­nen Vor­ga­ben des Minis­te­ri­ums hat der DStV nach­drück­lich kri­ti­siert und wei­te­re Gesprä­che mit dem Minis­te­ri­um geführt, das sich nun noch ein­mal zu der Fra­ge geäu­ßert und die Rechts­auf­fas­sung der Finanz­ver­wal­tung kon­kre­ti­siert hat: Die Erfas­sung von Umsät­zen mit EC-Kar­ten im Kas­sen­buch stellt sowohl in der Ver­gan­gen­heit als auch in der Zukunft einen for­mel­len Man­gel dar, da im Kas­sen­buch ledig­lich Bar­be­we­gun­gen zu erfas­sen sind. Sinn und Zweck eines Kas­sen­bu­ches ist die Doku­men­ta­ti­on des jeweils aktu­el­len Bar­be­stands der Kas­se.

Das Kas­sen­buch soll einen Über­blick über den Bar­geld­be­stand des Betriebs ermög­li­chen. Dazu soll es so beschaf­fen sein, dass der Soll­be­stand jeder­zeit mit dem Ist­be­stand ver­gli­chen wer­den kann, um so eine jeder­zei­ti­ge Kas­sen­sturz­fä­hig­keit her­zu­stel­len. Wer­den die ursprüng­lich im Kas­sen­buch erfass­ten Umsät­ze mit EC-Kar­ten in einem wei­te­ren Schritt geson­dert kennt­lich gemacht oder sogar wie­der aus dem Kas­sen­buch auf ein sepa­ra­tes Kon­to aus­ge­tra­gen, dann ist wei­ter­hin die Kas­sen­sturz­fä­hig­keit der Kas­se gege­ben.

Die zumin­dest zeit­wei­se Erfas­sung von EC-Kar­ten-Umsät­zen im Kas­sen­buch ist zwar ein for­mel­ler Man­gel, der aber bei der Gewich­tung wei­te­rer for­mel­ler Män­gel im Hin­blick auf eine even­tu­el­le Ver­wer­fung der Buch­füh­rung regel­mä­ßig außer Betracht bleibt. Vor­aus­set­zung ist, dass der Zah­lungs­weg aus­rei­chend doku­men­tiert wird und die Nach­prüf­bar­keit des tat­säch­li­chen Kas­sen­be­stan­des jeder­zeit besteht.