Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten

Neben der Ausgabe von Essensmarken und der direkten Gestellung von Mahlzeiten gibt es auch die Möglichkeit, den Arbeitnehmern einen Zuschuss für die Mahlzeiten zu zahlen.

Zur Aus­ga­be von Essens­mar­ken und der direk­ten Gestel­lung von Mahl­zei­ten durch den Arbeit­ge­ber gibt es noch eine drit­te Alter­na­ti­ve, wie Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer die Sach­be­zugs­wer­te für Mahl­zei­ten in Anspruch neh­men kön­nen. Der Arbeit­ge­ber kann dem Arbeit­neh­mer näm­lich statt der Aus­ga­be von Essens­mar­ken, Essens­gut­schei­nen, Restau­rant­schecks etc. auch einen Zuschuss für den Kauf der jewei­li­gen Mahl­zeit zah­len.

Wel­che Vor­aus­set­zun­gen für die steu­er­li­che Aner­ken­nung der Sach­be­zugs­wer­te dabei erfüllt sein müs­sen, hat die Finanz­ver­wal­tung 2016 erst­mals gere­gelt. Die ent­spre­chen­de Ver­wal­tungs­an­wei­sung hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um nun über­ar­bei­tet und um wei­te­re Kon­stel­la­tio­nen ergänzt. An den bis­he­ri­gen Vor­ga­ben hat sich dabei aber wenig geän­dert.

Kon­kret heißt das: Bestehen die Leis­tun­gen des Arbeit­ge­bers in einem arbeits­ver­trag­lich oder auf­grund einer ande­ren arbeits­recht­li­chen Rechts­grund­la­ge ver­ein­bar­ten Anspruch des Arbeit­neh­mers auf arbeits­täg­li­che Zuschüs­se zu Mahl­zei­ten, ist als Arbeits­lohn nicht der Zuschuss, son­dern die Mahl­zeit des Arbeit­neh­mers mit dem jewei­li­gen amt­li­chen Sach­be­zugs­wert anzu­set­zen. Dazu müs­sen fol­gen­de Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sein:

1. Der Arbeit­neh­mer muss den Zuschuss tat­säch­lich für den Erwerb einer Mahl­zeit ver­wen­den. Lebens­mit­tel gel­ten nur dann als Mahl­zeit, wenn sie zum unmit­tel­ba­ren Ver­zehr geeig­net oder zum Ver­brauch wäh­rend der Essens­pau­sen bestimmt sind.

2. Für jede Mahl­zeit kann der Arbeit­neh­mer ledig­lich einen Zuschuss arbeits­täg­lich (ohne Krank­heits­ta­ge, Urlaubs­ta­ge und — vor­be­halt­lich Nr. 4 — Arbeits­ta­ge, an denen der Arbeit­neh­mer eine Aus­wärts­tä­tig­keit aus­übt) bean­spru­chen.

3. Der Zuschuss darf den amt­li­chen Sach­be­zugs­wert der Mahl­zeit um nicht mehr als 3,10 Euro über­stei­gen und nicht höher sein als der tat­säch­li­che Preis der Mahl­zeit.

4. Arbeit­neh­mer, die eine Aus­wärts­tä­tig­keit aus­üben, bei der die ers­ten drei Mona­te noch nicht abge­lau­fen sind, kön­nen den Zuschuss nicht bean­spru­chen, da sie sich ohne­hin vom Arbeit­ge­ber steu­er­frei Aus­la­gen für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen in Höhe der gesetz­li­chen Pau­scha­len erstat­ten las­sen kön­nen.

Der Arbeit­ge­ber muss die Erfül­lung die­ser Vor­aus­set­zun­gen nach­wei­sen. Dazu steht es ihm frei, ent­we­der die vom Arbeit­neh­mer vor­ge­leg­ten Ein­zel­be­leg­nach­wei­se manu­ell zu über­prü­fen oder ent­spre­chen­de elek­tro­ni­sche Ver­fah­ren zu ver­wen­den, bei­spiels­wei­se wenn ein Anbie­ter die Bele­ge voll­au­to­ma­tisch digi­ta­li­siert, prüft und eine monat­li­che Abrech­nung an den Arbeit­ge­ber über­mit­telt, aus der sich die­sel­ben Erkennt­nis­se wie aus Ein­zel­be­leg­nach­wei­sen gewin­nen las­sen.

Eine ver­trag­li­che Bezie­hung zwi­schen dem Arbeit­ge­ber und dem Unter­neh­men (Gast­stät­te, Kan­ti­ne etc.), das die bezu­schuss­te Mahl­zeit abgibt, ist nicht not­wen­dig. Auch eine Pau­scha­lie­rung der Lohn­steu­er ist mög­lich. Aller­dings muss der Arbeit­ge­ber wie bei ande­ren lohn­steu­er­li­chen Nach­weis­pflich­ten die Bele­ge oder die Abrech­nung mit dem Lohn­kon­to auf­be­wah­ren. Außer­dem gibt es nun Vor­ga­ben der Finanz­ver­wal­tung für fol­gen­de Son­der­fäl­le:

• Home-Office: Arbeits­täg­li­che Zuschüs­se zu Mahl­zei­ten sind auch dann mit dem amt­li­chen Sach­be­zugs­wert anzu­set­zen, wenn sie an Arbeit­neh­mer geleis­tet wer­den, die ihre Tätig­keit im Home Office ver­rich­ten oder nicht mehr als sechs Stun­den täg­lich arbei­ten, auch wenn die betrieb­li­che Arbeits­zeit­re­ge­lung kei­ne ent­spre­chen­den Ruhe­pau­sen vor­sieht.

• Mahl­zei­ten­be­stand­tei­le: Zuschüs­se zu Mahl­zei­ten sind bei Erfül­lung der übri­gen Vor­aus­set­zun­gen auch dann mit dem Sach­be­zugs­wert anzu­set­zen, wenn der Arbeit­neh­mer ein­zel­ne Bestand­tei­le sei­ner Mahl­zeit bei ver­schie­de­nen Anbie­tern erwirbt.

• Vor­rats­kauf: Je Arbeits­tag und je bezu­schuss­ter Mahl­zeit (Früh­stück, Mit­tag- oder Abend­essen) kann nur ein Zuschuss mit dem Sach­be­zugs­wert ange­setzt wer­den. Kauft der Arbeit­neh­mer am sel­ben Tag wei­te­re Mahl­zei­ten für die fol­gen­den Tage auf Vor­rat, sind die dafür gewähr­ten Zuschüs­se in vol­ler Höhe steu­er­pflich­ti­ger Arbeits­lohn. Glei­ches gilt für den Ein­zel­kauf von Bestand­tei­len einer Mahl­zeit auf Vor­rat.