Einführung der Pflicht zur E-Rechnung

Ab 2025 sollen Unternehmen nach dem Willen des Fiskus den ersten Schritt zu einer kompletten Erfassung aller Umsätze durch das Finanzamt machen und für B2B-Umsätze nur noch elektronische Rechnungen verwenden.

Teil des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes ist die Ein­füh­rung der Pflicht für Unter­neh­men, ab 2025 für Lie­fe­run­gen und Leis­tun­gen an ande­re Unter­neh­men eine elek­tro­ni­sche Rech­nung (E-Rech­nung) aus­zu­stel­len. Als E-Rech­nung gilt dabei nur eine Rech­nung in einem struk­tu­rier­ten elek­tronischen For­mat, das auto­ma­tisch wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kann. Papier­rech­nun­gen und ande­re elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, bei­spiels­wei­se rei­ne PDF-Doku­men­te, zäh­len dage­gen als sons­ti­ge Rech­nun­gen, die nicht den neu­en Vor­ga­ben ent­spre­chen. Eine Aus­nah­me von die­ser Pflicht gilt nur für Klein­be­trags­rech­nun­gen bis 250 Euro, Fahr­aus­wei­se und den Groß­teil der umsatz­steu­er­frei­en Umsät­ze.

Die Ein­füh­rung die­ser Pflicht ist für den Fis­kus der ers­te Schritt, um die Unter­neh­men schon in weni­gen Jah­ren mit einer wei­te­ren Pflicht zu belas­ten, näm­lich sämt­li­che per E-Rech­nung abge­rech­ne­ten Umsät­ze ein­zeln und zeit­nah auch an das Finanz­amt zu über­mit­teln. Davon erhofft sich der Staat eine noch bes­se­re Kon­trol­le der Unter­neh­men und eine Redu­zie­rung von Betrugs­fäl­len bei der Umsatz­steu­er, zumal eini­ge ande­re EU-Staa­ten bereits ein sol­ches Sys­tem prak­ti­zie­ren.

Noch ist es aber nicht soweit und die Unter­neh­men haben vor­erst schon genug Arbeit damit, den ers­ten Schritt recht­zei­tig umzu­set­zen. Zwar gibt es Über­gangs­re­ge­lun­gen, doch die­se gel­ten ent­ge­gen den Wün­schen des Bun­des­rats nur für die Pflicht zur Aus­stel­lung einer E-Rech­nung. Kon­kret kann in einem Über­gangs­zeit­raum bis Ende 2026 mit Zustim­mung des Emp­fän­gers statt einer elek­tro­ni­schen Rech­nung auch eine sons­ti­ge Rech­nung aus­ge­stellt wer­den. Für Unter­neh­men, deren Gesamt­um­satz im Vor­jahr nicht mehr als 800.000 Euro betra­gen hat, gilt die­se Über­gangs­frist sogar bis Ende 2027. Dar­über hin­aus kön­nen alle Unter­neh­men unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen das ver­wen­de­te For­mat unter­ein­an­der ver­ein­ba­ren, womit ins­be­son­de­re das EDI-Ver­fah­ren min­des­tens bis Ende 2027 nutz­bar bleibt.

Zum Emp­fang einer E-Rech­nung sowie deren Ver­ar­bei­tung und Archi­vie­rung nach den gesetz­li­chen Rege­lun­gen müs­sen dage­gen ab 2025 alle Unter­neh­men in der Lage sein, denn schon wäh­rend der Über­gangs­zeit hat der Rech­nungs­emp­fän­ger kei­nen Anspruch mehr, von sei­nem Lie­fe­ran­ten eine “klas­si­sche” Rech­nung zu ver­lan­gen. Kom­plett auf die E-Rech­nung umstel­len kön­nen ab 2025 trotz­dem nur die wenigs­ten Betrie­be, denn die Pflicht umfasst nur inlän­di­sche B2B-Umsät­ze. Ver­kauft ein Unter­neh­men auch ins Aus­land oder an Pri­vat­kun­den, wer­den die Kun­den oft­mals nicht in der Lage sein, das deut­sche For­mat für die E-Rech­nung zu ver­ar­bei­ten und dem­entspre­chend eine “klas­si­sche” Rech­nung erwar­ten.

Die­ses Pro­blem lässt sich immer­hin weit­ge­hend durch die Ver­wen­dung hybri­der For­ma­te eli­mi­nie­ren, also z. B. eine PDF-Datei mit ein­ge­bet­te­ten Rech­nungs­da­ten in einem struk­tu­rier­ten For­mat. Kun­den, die die struk­tu­rier­ten Daten nicht ver­ar­bei­ten kön­nen, haben die­se dann trotz­dem in der gewohn­ten PDF-Ansicht vor­lie­gen. Immer­hin bringt die E-Rech­nung auch eini­ge Vor­tei­le mit sich:

• Im Ver­gleich zur klas­si­schen Papier­rech­nung ent­fal­len bei der E-Rech­nung die Arbeits- und Mate­ri­al­kos­ten für Druck und Ver­sand der Rech­nung.

• Beim Rech­nungs­ein­gang ent­fällt der Auf­wand für die phy­si­sche Rech­nungs­ab­la­ge oder das erset­zen­de Scan­nen einer Papier­rech­nung.

• Durch den Ver­zicht auf phy­si­sche Rech­nun­gen kann die Rech­nungs­be­ar­bei­tung dezen­tral und orts­un­ab­hän­gig erfol­gen.

• Der größ­te Vor­teil der E-Rech­nung ist aber, dass alle Rech­nungs­da­ten in einem struk­tu­rier­ten For­mat vor­lie­gen, das elek­tro­nisch wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kann. Damit kön­nen vie­le Anga­ben — die ent­spre­chen­de Soft­ware vor­aus­ge­setzt — voll­au­to­ma­tisch in die Buch­hal­tung über­nom­men wer­den. Das redu­ziert nicht nur den Arbeits­auf­wand erheb­lich, son­dern ver­mei­det auch zahl­rei­che Ein­ga­be­feh­ler, die bei der manu­el­len Erfas­sung ent­ste­hen.

Um einen mög­lichst rei­bungs­lo­sen Start in das Zeit­al­ter der E-Rech­nung zu gewähr­leis­ten, soll­ten Sie mög­lichst früh mit den Vor­be­rei­tun­gen begin­nen. Mit der rich­ti­gen Soft- und Hard­ware ist es dabei nicht getan, denn auch Geschäfts­pro­zes­se müs­sen ange­passt und Mit­ar­bei­ter auf die neu­en Ver­fah­rens­wei­sen geschult wer­den. Dabei soll­ten Sie auch die Ein­gangs­kon­trol­le und Daten­si­cher­heit im Auge behal­ten, denn je mehr Rech­nun­gen künf­tig per E-Mail ver­schickt wer­den, des­to mehr Betrü­ger wer­den ver­su­chen, sich mit gefälsch­ten Rech­nungs­an­hän­gen und fin­gier­ten E-Mails unge­recht­fer­tig­te Zah­lun­gen zu erschlei­chen oder Zugriff auf die IT-Infra­struk­tur des Unter­neh­mens zu ver­schaf­fen. Dane­ben dro­hen mit der Ein­füh­rung der E-Rech­nung noch diver­se wei­te­re Hür­den und Stol­per­fal­len steu­er­li­cher Art. Eini­ge Bei­spie­le:

• Die Pflicht zum Emp­fang und zur Ver­ar­bei­tung von E-Rech­nun­gen trifft alle Unter­neh­mer, auch sol­che, die nur steu­er­freie Umsät­ze aus­füh­ren, z.B. Ärz­te oder Betrei­ber von Pho­to­vol­ta­ik­an­la­gen. Auch umsatz­steu­er­li­che Klein­un­ter­neh­mer, Pau­schal­land­wir­te oder Ver­mie­ter von gewerb­lich genutz­ten Objek­ten sind davon betrof­fen.

• Auch wenn dies eigent­lich nicht der Fall sein soll­te, kön­nen in hybri­den For­ma­ten (PDF-Datei mit ein­ge­bet­te­ten struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten) die Anga­ben in der PDF-Dar­stel­lung und im struk­tu­rier­ten Teil von­ein­an­der abwei­chen. Steu­er­lich ver­bind­lich sind jedoch nur die Anga­ben im struk­tu­rier­ten Teil. Wer sich bei der Prü­fung einer Ein­gangs­rech­nung auf die PDF-Dar­stel­lung ver­lässt, kann bei einer Betriebs­prü­fung eine böse Über­ra­schung erle­ben, z.B. wenn im struk­tu­rier­ten Teil Pflicht­an­ga­ben feh­len.

• Bereits aus­ge­stell­te Dau­er­rech­nun­gen auf Papier oder in einem nicht struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat gel­ten zwar vor­läu­fig wei­ter. Spä­tes­tens mit dem Ende des Über­gangs­zeit­raums ver­lie­ren sie jedoch ihre Gül­tig­keit und müs­sen bis dahin neu als E-Rech­nung aus­ge­stellt wer­den.

Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat bereits den Ent­wurf für eine Ver­wal­tungs­an­wei­sung zur E-Rech­nung ver­öf­fent­licht, der in den nächs­ten Mona­ten fina­li­siert wird. Zu den dar­in ent­hal­te­nen Detail­re­ge­lun­gen und wei­te­ren Fra­gen rund um die E-Rech­nung erfah­ren Sie mehr in den nächs­ten Aus­ga­ben.