Meldepflicht für Kassensysteme, Taxameter und andere elektronische Aufzeichnungssysteme

Ab 2025 stellt der Fiskus die schon lange geplante Übermittlungsmöglichkeit für die Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme bereit, womit die bisher ausgesetzte Mitteilungspflicht ab Juli 2025 in Kraft tritt.

Mit der Reform der gesetz­li­chen Vor­ga­ben für Kas­sen­sys­te­me und ande­re elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me durch das “Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen” wur­de nicht nur die Instal­la­ti­on einer TSE (tesch­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung) für die meis­ten sol­chen Gerä­te und Sys­te­me vor­ge­schrie­ben, son­dern auch gere­gelt, dass Unter­neh­mer ihre Kas­sen und ande­ren Auf­zeich­nungs­sys­te­me dem Finanz­amt mel­den müs­sen. Vie­le Jah­re war die­se Mel­de­pflicht aus­ge­setzt und brauch­te damit nicht beach­tet wer­den, weil der Fis­kus die dafür not­wen­di­gen elek­tro­ni­schen Mel­de­ver­fah­ren nicht recht­zei­tig bereit­stel­len konn­te. Das wird sich ab 2025 ändern, denn ab dem 1. Janu­ar 2025 sol­len ent­spre­chen­de elek­tro­ni­sche Über­mitt­lungs­mög­lich­kei­ten bereit­ste­hen.

Von der Mel­de­pflicht betrof­fen sind alle elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me zur Erfas­sung auf­zeich­nungs­pflich­ti­ger Geschäfts­vor­fäl­le und ande­rer Kas­sen­vor­gän­ge. Dazu gehö­ren ins­be­son­de­re:

• Regis­trier­kas­sen und elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me

• Soft­ware­ba­sier­te Auf­zeich­nungs­sys­te­me für Kas­sen­vor­gän­ge (App-Lösun­gen für Tablets oder Smart­pho­nes sowie Bran­chen­soft­ware mit Kas­sen­funk­ti­on oder Kas­sen­mo­dul, z.B. für Arzt­pra­xen oder Hotels)

• Waa­gen mit Regis­trier­kas­sen­funk­ti­on

• Waren­wirt­schafts­sys­te­me mit Kas­sen­funk­ti­on

• EU-Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler

Für die Mel­dung ste­hen den Betrie­ben nach der­zei­ti­gem Stand drei Alter­na­ti­ven zur Ver­fü­gung. Neben einer Direkt­ein­ga­be in das For­mu­lar “Mit­tei­lung über elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me” auf der ELS­TER-Web­site oder dem Upload einer vom Kas­sen­sys­tem oder der Auf­zeich­nungs­soft­ware erstell­ten XML-Datei auf der ELS­TER-Web­site kön­nen die Kas­sen­sys­te­me oder ande­re Soft­ware­pa­ke­te auch die ERIC-Schnitt­stel­le nut­zen, um die Mel­dung direkt vor­zu­neh­men. Falls das ver­wen­de­te Sys­tem oder die Soft­ware die­se Funk­ti­on unter­stützt, dürf­te das die kom­for­ta­bels­te Alter­na­ti­ve sein. Die Mel­dung kann der Unter­neh­mer selbst vor­neh­men oder durch den Steu­er­be­ra­ter oder den Her­stel­ler oder Lie­fe­ran­ten des Kas­sen­sys­tems vor­neh­men las­sen.

In der Mel­dung sind bei jeder Über­mitt­lung stets alle elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me einer Betriebs­stät­te zu erfas­sen. Ins­ge­samt ver­langt das Finanz­amt sie­ben Pflicht­an­ga­ben in der Mel­dung:

1. Name des Betriebs oder Unter­neh­mers

2. Steu­er­num­mer des Betriebs

3. Art der zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung

4. Art des ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems

5. Anzahl der ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me

6. Seriennummer(n) des/der ver­wen­de­ten Auf­zeich­nungs­sys­tem­s/-sys­te­me

7. Datum der Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems

Die Mel­dung muss grund­sätz­lich spä­tes­tens einen Monat nach Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me eines elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems erfol­gen. Die­se Vor­ga­be gilt jedoch erst ab dem 1. Juli 2025, obwohl die Mel­de­mög­lich­keit schon ab dem 1. Janu­ar 2025 bereit­ste­hen wird. Dem­entspre­chend sind die vor dem 1. Juli 2025 ange­schaff­ten Auf­zeich­nungs­sys­te­me spä­tes­tens bis zum 31. Juli 2025 zu mel­den.

Auf­zeich­nungs­sys­te­me, die vor dem 1. Juli 2025 end­gül­tig außer Betrieb genom­men wur­den und nicht mehr im Betrieb vor­han­den sind, müs­sen nicht gemel­det wer­den, es sei denn, ihre Anschaf­fung ist zuvor bereits gemel­det wor­den. Gemie­te­te oder geleas­te Gerä­te sowie Leih- und Tausch­ge­rä­te sind wie ange­schaff­te Auf­zeich­nungs­sys­te­me zu behan­deln und damit eben­falls in einer Mel­dung zu erfas­sen.

Auch wenn nach der­zei­ti­gem Stand die Nicht­er­fül­lung der Mel­de­pflicht kei­ne Ord­nungs­wid­rig­keit ist und damit nicht unmit­tel­bar ein Buß­geld droht, wenn die Mel­dung nicht oder nicht recht­zei­tig erfolgt, ist die Ein­hal­tung der Mel­de­pflicht anzu­ra­ten. Das Finanz­amt wird sich näm­lich sicher eher die Betrie­be für eine genaue­re Über­prü­fung oder eine Kas­sen­nach­schau “her­aus­pi­cken”, die mit der Mel­de­pflicht beson­ders schlam­pig umge­hen. Außer­dem kann das Finanz­amt ein Zwangs­geld oder ande­re Zwangs­mit­tel fest­set­zen, um die Mel­dung zu erzwin­gen. Schließ­lich ist es auch jeder­zeit mög­lich, dass der Gesetz­ge­ber die Rechts­la­ge ändert und die unter­las­se­ne Mel­dung zur Ord­nungs­wid­rig­keit hoch­stuft. Wer dann nicht stän­dig ein wach­sa­mes Auge auf Geset­zes­än­de­run­gen hat und die Mel­dung noch schnell nach­holt, dem droht mög­li­cher­wei­se über­ra­schend ein saf­ti­ges Buß­geld, aus dem man sich dann auch nicht ein­fach her­aus­re­den kann.