Datenanalyse bei der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfer haben sehr umfassende Möglichkeiten, bei einer elektronischen Betriebsprüfung die Buchhaltungsdaten auf Unregelmäßigkeiten zu überprüfen.

Die neue digi­ta­le Betriebs­prü­fung gibt dem Betriebs­prü­fer Mög­lich­kei­ten an die Hand, von denen er bis­her nur träu­men konn­te. Das führt im Gegen­zug dazu, dass sich der Unter­neh­mer gegen­über frü­her viel mehr ent­las­ten muss. Mit fol­gen­den Über­ra­schun­gen müs­sen Sie rech­nen:

• Ben­ford-Gesetz: Das Ben­ford-Gesetz betrifft die Häu­fig­keits­ver­tei­lung der Anfangs­zif­fern in Zah­len. Gemäß dem nach Frank Ben­ford benann­ten Gesetz kommt die 1 bei 30 % aller Zah­len als ers­te Zif­fer vor, dann nimmt die Anzahl ab bis zur 9, die nur noch bei 5 % der Zah­len als ers­te Zif­fer auf­tritt. Liegt eine Abwei­chung der Häu­fig­keits­ver­tei­lung vor, so fol­gen dar­aus wei­te­re Prü­fungs­hand­lun­gen. Das Ben­ford-Gesetz gilt auch für die zwei­te Zif­fer, aller­dings in ande­rer Ver­tei­lung.

• Schluss­zif­fern: Bei einer Steu­er­ver­pro­bung wird geprüft, ob eine Häu­fung der End­zif­fern 00 gege­ben ist. Erscheint die­se Zah­len­kom­bi­na­ti­on dage­gen sehr sel­ten, so ist mit Mani­pu­la­tio­nen zu rech­nen. Wer Zah­len mani­pu­liert, der scheut sich davor, run­de Beträ­ge ein­zu­ge­ben.

• Split­ten von Beträ­gen: Ger­ne wer­den Rech­nungs­be­trä­ge auf­ge­spal­ten, um bei­spiels­wei­se steu­er­li­che Wert­gren­zen zu umge­hen. Bei der Daten­ana­ly­se kann der Betriebs­prü­fer aller­dings fest­stel­len, ob Häu­fun­gen der Beträ­ge unter­halb bestimm­ter Gren­zen auf­tre­ten. Außer­dem kann er durch die Ver­knüp­fung der Lie­fe­ran­ten­da­ten mit dem Zah­lungs- bzw. Lie­fer­zeit­punkt und den Bank­kon­ten wei­te­re Rück­schlüs­se zie­hen.

• Hohe Beträ­ge: Im Rah­men einer ABC-Ana­ly­se kön­nen die Beträ­ge nach ihrer abso­lu­ten Höhe und dem pro­zen­tua­len Anteil an einer Gesamt­sum­me ana­ly­siert wer­den.

• Num­mern­ver­gleich: Kom­men Rech­nungs- oder Auf­trags­num­mern mehr­fach vor, so kann dies anhand einer Zah­len­ana­ly­se leicht auf­ge­deckt wer­den. Glei­ches gilt für die Höhe von Zah­lun­gen, Bestell- und Lie­fer­men­gen.

• Buchun­gen an Sonn- und Fei­er­ta­gen: Buchun­gen an Sonn- und Fei­er­ta­gen oder zu sons­ti­gen unge­wöhn­li­chen Zei­ten, bei­spiels­wei­se wäh­rend der Nacht, machen den Betriebs­prü­fer beson­ders neu­gie­rig. Oft wird die krea­ti­ve oder miss­bräuch­li­che Buch­füh­rung näm­lich zu den Zei­ten durch­ge­führt, zu denen ande­re Mit­ar­bei­ter nicht anwe­send sind. Glei­ches gilt für Buchun­gen, die ein Nicht­be­rech­tig­ter vor­ge­nom­men hat.

• Schlüs­sel­be­grif­fe: Buchungs­tex­te kön­nen nach kri­ti­schen und aus­sa­ge­kräf­ti­gen Begrif­fen durch­sucht wer­den. Das kön­nen Län­der­na­men wie “Liech­ten­stein” eben­so sein wie nor­ma­le Begrif­fe, bei­spiels­wei­se “Steu­ern” oder “Gefäl­lig­keit”.

• Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­in­for­ma­tio­nen: Anga­ben über Lie­fe­ran­ten, Kun­den und Mit­ar­bei­ter kön­nen mit­ein­an­der abge­gli­chen wer­den, um Auf­fäl­lig­kei­ten auf die Spur zu kom­men. Dazu gehö­ren die Anschrif­ten, Bank­ver­bin­dun­gen, Tele­fon- und Fax­an­schlüs­se sowie E-Mail-Adres­sen. Miss­trau­isch wer­den die Betriebs­prü­fer bei­spiels­wei­se, wenn ein Mit­ar­bei­ter gleich­zei­tig Kun­de des Unter­neh­mens ist oder ein Lie­fe­rant die­sel­be Bank­ver­bin­dung hat wie ein Mit­ar­bei­ter. Wei­te­re Auf­fäl­lig­kei­ten kön­nen Bank­ver­bin­dun­gen in Län­dern sein, mit denen kei­ne Geschäfts­ver­bin­dun­gen bestehen. Unge­wöhn­lich ist es eben­falls, wenn ein Geschäfts­part­ner nur über eine Mobil­funk­num­mer zu errei­chen ist.

• Tele­fon­lis­ten, E-Mail-Ver­kehr: Die gespei­cher­ten Stamm­da­ten der Kun­den und Lie­fe­ran­ten geben dem Betriebs­prü­fer die Mög­lich­keit, Tele­fon­num­mern und E-Mail-Adres­sen aus­zu­wer­ten. Beach­ten Sie, dass die Finanz­ver­wal­tung die Daten kri­ti­scher Per­so­nen sam­melt. Sie kön­nen sich unan­ge­neh­men Fra­gen aus­ge­setzt sehen, wenn Sie zu sol­chen Per­so­nen einen Kon­takt hat­ten.

Vie­le Unter­neh­mer rech­nen gar nicht mit der Mög­lich­keit, dass der Betriebs­prü­fer der­ar­ti­ge Prü­fungs­mög­lich­kei­ten hat und beach­ten nicht, dass sie den Daten­zu­griff des Betriebs­prü­fers ein­schrän­ken kön­nen. Zu den steu­er­lich nicht rele­van­ten Daten zäh­len:

• Betriebs­wirt­schaft­li­che Pla­nungs­rech­nung

• Con­trol­ling- und Risi­ko­ma­nage­ment­sys­te­me

• Betrieb­li­che Sta­tis­ti­ken

• Manage­ment­in­for­ma­ti­ons­sys­te­me

Sie kön­nen die­se Prüf­mög­lich­kei­ten in Ihrem Unter­neh­men ein­set­zen, um even­tu­el­le Unre­gel­mä­ßig­kei­ten auf­zu­de­cken. In der Ver­gan­gen­heit haben näm­lich durch­aus auch Betriebs­prü­fer schon kri­mi­nel­le Akte auf­ge­deckt, durch wel­che die Unter­neh­men geschä­digt wor­den sind, und die bis zur Betriebs­prü­fung unent­deckt blie­ben. Zudem wur­den die­se Metho­den eigent­lich ursprüng­lich für die inter­ne Revi­si­on und die Wirt­schafts­prü­fung ent­wi­ckelt und nicht für die Steu­er­prü­fung.

Auch vor einer anste­hen­den Betriebs­prü­fung bie­tet sich eine vor­be­rei­ten­de Daten­ana­ly­se an, damit Sie not­wen­di­ge Ände­run­gen im Rah­men der gesetz­li­chen Mög­lich­kei­ten noch recht­zei­tig vor­neh­men kön­nen oder zumin­dest auf die Fra­gen des Betriebs­prü­fers vor­be­rei­tet sind. Der Steu­er­be­ra­ter ist hier der rich­ti­ge Ansprech­part­ner, denn er kennt nicht nur die Prüf­ver­fah­ren der Finanz­äm­ter, son­dern hat auch Zugriff auf die Prüf­soft­ware der Finanz­äm­ter.