Kaizen! Ein japanisches Prinzip hilft Ihnen auch im europäischen Büroalltag
Kai = Veränderung, Wandel | Zen = zum Besseren, im positiven Sinn | Kaizen = kontinuierliche Verbesserung
Und das sind die Botschaften dieser Lehre:
- Es ist möglich, schneller, besser und gleichzeitig entspannter zu arbeiten
- Büro-Kaizen bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
- Nicht fragen „Wer ist Schuld?“ sondern „Was ist schuld?“
- Nichts ist so gut, dass man es nicht weiter verbessern kann
Dabei helfen Standards als Grundlage. Die Japaner sagen: „Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise etwas zu tun.“ Er dient dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern, aber auch als Grundlage zur Information, Schulung und um die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zu sichern. Standards sind Spielregeln, die objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach sein müssen. Nur so verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten. Recht haben die Japaner!
Nutzen für alle Beteiligten:
- Für sich: Überblick behalten und Chaos vermeiden
- Für andere: Transparenz (zum Beispiel für Vertreter
- Für Kunden: Sicherheit, dass die geforderte Arbeit / Qualität erledigt wird!
- .. für die eigene Seele! (Originalzitat Mitarbeiterin einer Steuerberatungskanzlei)
Ein paar einfache — praktische — direkte Tipps zum Ausprobieren
- Wegwerfen auf Probe
Menschen sind von Natur aus Jäger und Sammler. Der Gedanke etwas wegzuwerfen bereitet Unbehagen. Zwischenschritt: Kartons mit Dingen füllen, die man nicht mehr am Arbeitsplatz braucht, aber noch nicht wegwerfen möchte. Die Kartons können dann im Archiv oder Keller aufbewahrt werden. Um zu verhindern, dass diese Kartons ewig stehen bleiben, sollten sie wie folgt beschriftet werden: „Dies ist der Karton von … Wenn er nicht bis … geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.“
- Leertischler sind effizienter als Volltischler
Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Wie oft suchen Sie etwas auf Ihrem Schreibtisch? Oft? Sehr oft? Immer?
- Posteingang
Platzierung von zentralen Posteingangsfächern für jeden Mitarbeiter an einer Stelle im Büro. Dadurch wird gewährleistet, dass bei Abwesenheit nicht der Schreibtisch desjenigen „vollgemüllt“ wird und nach Urlaub/Seminar/Krankheit ihm oder ihr sofort die Lust am Arbeiten wieder vergeht. Oder alternativ steht auf jedem Schreibtisch ein eigener Posteingangskorb in einheitlicher Vorlage.
- Umgang mit Eingangspost und E-Mails
Verarbeiten statt sichten – hier die 5-Minuten-Regel:
- Löschen / vernichten
- Weiterleiten
- Archivieren
- Erledigen
- Terminieren
Alles was innerhalb von 5 Minuten erledigt werden kann wird sofort erledigt!
- Einheitliches Ablagesystem am Arbeitsplatz
für die Unterlagen die nicht archiviert / eingescannt werden sollen – Beispiel Ablagebox: Dadurch können Stapel in Projekte aufgeteilt werden. Die Einheitlichkeit in dem Unternehmen ist für den Vertretungsfall (Krankheit / Urlaub usw.) gegeben.
- Büroutensilien
Geben Sie allen Dingen eine „Heimat“, damit nichts mehr herrenlos herumliegt. Dabei stellt sich zum Beispiel die Frage, wofür zwanzig Kugelschreiber usw. benötigt werden. Im Grunde reicht doch einer – oder?
Mögliche Probleme bei der Umsetzung
- Argument: „Ich habe keine Zeit“
- „Ich-Denken“ statt „Wir-Denken“
- Angst vor Veränderungen
- Fehlende Unterstützung durch das Team
- Mangelndes Problembewusstsein
Und hier die Tipps zur Umsetzung:
- Nutzen klar machen (schneller, besser, entspannter, bessere Zusammenarbeit)
- Mitarbeiter individuell schulen und informieren
- Lösungen „mit“ statt „für“ Mitarbeiter herausarbeiten
- Nicht zu viel auf einmal / kleine Schritte, aber nachhaltig
- Die Erfolge feiern
Direkter Nutzen von Büro-Kaizen
- 5–20 % Effizienzsteigerung
- 30% Flächenersparnis
- 20% Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- 15% Reduzierung der Suchzeiten
- Zusätzlich: bessere Ordnung und Sauberkeit sowie weniger Verschwendung
Ganz wichtig: Datenschutz
Stellen Sie sich einmal neben Ihren Schreibtisch und „spielen“ Sie Kunde. Was können Sie alles so auf den ersten oder zweiten Blick erkennen / lesen / merken. Wahrscheinlich viel. Infos von anderen Kunden? Und wenn es nur der Name des Kunden ist. Der Datenschutz ist bei einem unaufgeräumten Schreibtisch in keinster Weise gewährleistet.
„Dieser Artikel stammt aus der Broschüre „Lotse“, der vierteljährlichen Mandantenzeitung des delfi-net Steuerberater-Netzwerk, in dem unsere Kanzlei Mitglied ist. ist.“