Kai­zen! Ein japa­ni­sches Prin­zip hilft Ihnen auch im euro­päi­schen Büro­all­tag
Kai = Ver­än­de­rung, Wan­del   |   Zen = zum Bes­se­ren, im posi­ti­ven Sinn   |   Kai­zen = kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung

Und das sind die Bot­schaf­ten die­ser Leh­re:

  • Es ist mög­lich, schnel­ler, bes­ser und gleich­zei­tig ent­spann­ter zu arbei­ten
  • Büro-Kai­zen bringt Vor­tei­le für Unter­neh­men und Mit­ar­bei­ter
  • Nicht fra­gen „Wer ist Schuld?“ son­dern „Was ist schuld?“
  • Nichts ist so gut, dass man es nicht wei­ter ver­bes­sern kann

Dabei hel­fen Stan­dards als Grund­la­ge. Die Japa­ner sagen: „Ein Stan­dard ist die ein­fachs­te, leich­tes­te und sichers­te Art und Wei­se etwas zu tun.“ Er dient dazu, den Stand einer erreich­ten Ver­bes­se­rung abzu­si­chern, aber auch als Grund­la­ge zur Infor­ma­ti­on, Schu­lung und um die zukünf­ti­ge Ent­wick­lung des Unter­neh­mens zu sichern. Stan­dards sind Spiel­re­geln, die objek­tiv, nach­voll­zieh­bar, ein­deu­tig und ein­fach sein müs­sen. Nur so ver­hin­dern sie, dass Feh­ler wie­der­holt auf­tre­ten. Recht haben die Japa­ner!

Nut­zen für alle Betei­lig­ten:

  • Für sich: Über­blick behal­ten und Cha­os ver­mei­den
  • Für ande­re: Trans­pa­renz (zum Bei­spiel für Ver­tre­ter
  • Für Kun­den: Sicher­heit, dass die gefor­der­te Arbeit / Qua­li­tät erle­digt wird!
  • .. für die eige­ne See­le! (Ori­gi­nal­zi­tat Mit­ar­bei­te­rin einer Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei)

Ein paar ein­fa­che — prak­ti­sche — direk­te Tipps zum Aus­pro­bie­ren

  1. Weg­wer­fen auf Pro­be
    Men­schen sind von Natur aus Jäger und Samm­ler. Der Gedan­ke etwas weg­zu­wer­fen berei­tet Unbe­ha­gen. Zwi­schen­schritt: Kar­tons mit Din­gen fül­len, die man nicht mehr am Arbeits­platz braucht, aber noch nicht weg­wer­fen möch­te. Die Kar­tons kön­nen dann im Archiv oder Kel­ler auf­be­wahrt wer­den. Um zu ver­hin­dern, dass die­se Kar­tons ewig ste­hen blei­ben, soll­ten sie wie folgt beschrif­tet wer­den: „Dies ist der Kar­ton von … Wenn er nicht bis … geöff­net wird, kann er ohne Betrach­tung des Inhalts ent­sorgt wer­den.“
  1. Leer­tisch­ler sind effi­zi­en­ter als Voll­tisch­ler
    Sei­en Sie ehr­lich zu sich selbst: Wie oft suchen Sie etwas auf Ihrem Schreib­tisch? Oft? Sehr oft? Immer?
  1. Post­ein­gang
    Plat­zie­rung von zen­tra­len Post­ein­gangs­fä­chern für jeden Mit­ar­bei­ter an einer Stel­le im Büro. Dadurch wird gewähr­leis­tet, dass bei Abwe­sen­heit nicht der Schreib­tisch des­je­ni­gen „voll­ge­müllt“ wird und nach Urlaub/Seminar/Krankheit ihm oder ihr sofort die Lust am Arbei­ten wie­der ver­geht. Oder alter­na­tiv steht auf jedem Schreib­tisch ein eige­ner Post­ein­gangs­korb in ein­heit­li­cher Vor­la­ge.
  1. Umgang mit Ein­gangs­post und E-Mails
    Ver­ar­bei­ten statt sich­ten – hier die 5-Minu­ten-Regel:
  • Löschen / ver­nich­ten
  • Wei­ter­lei­ten
  • Archi­vie­ren
  • Erle­di­gen
  • Ter­mi­nie­ren

Alles was inner­halb von 5 Minu­ten erle­digt wer­den kann wird sofort erle­digt!

  1. Ein­heit­li­ches Abla­ge­sys­tem am Arbeits­platz
    für die Unter­la­gen die nicht archi­viert / ein­ge­scannt wer­den sol­len – Bei­spiel Abla­ge­box: Dadurch kön­nen Sta­pel in Pro­jek­te auf­ge­teilt wer­den. Die Ein­heit­lich­keit in dem Unter­neh­men ist für den Ver­tre­tungs­fall (Krank­heit / Urlaub usw.) gege­ben.
  1. Büro­u­ten­si­li­en
    Geben Sie allen Din­gen eine „Hei­mat“, damit nichts mehr her­ren­los her­um­liegt. Dabei stellt sich zum Bei­spiel die Fra­ge, wofür zwan­zig Kugel­schrei­ber usw. benö­tigt wer­den. Im Grun­de reicht doch einer – oder?

Mög­li­che Pro­ble­me bei der Umset­zung

  • Argu­ment: „Ich habe kei­ne Zeit“
  • „Ich-Den­ken“ statt „Wir-Den­ken“
  • Angst vor Ver­än­de­run­gen
  • Feh­len­de Unter­stüt­zung durch das Team
  • Man­geln­des Pro­blem­be­wusst­sein

Und hier die Tipps zur Umset­zung:

  • Nut­zen klar machen (schnel­ler, bes­ser, ent­spann­ter, bes­se­re Zusam­men­ar­beit)
  • Mit­ar­bei­ter indi­vi­du­ell schu­len und infor­mie­ren
  • Lösun­gen „mit“ statt „für“ Mit­ar­bei­ter her­aus­ar­bei­ten
  • Nicht zu viel auf ein­mal / klei­ne Schrit­te, aber nach­hal­tig
  • Die Erfol­ge fei­ern

Direk­ter Nut­zen von Büro-Kai­zen

  • 5–20 % Effi­zi­enz­stei­ge­rung
  • 30% Flä­chen­er­spar­nis
  • 20% Erhö­hung der Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit
  • 15% Redu­zie­rung der Such­zei­ten
  • Zusätz­lich: bes­se­re Ord­nung und Sau­ber­keit sowie weni­ger Ver­schwen­dung

Ganz wich­tig: Daten­schutz
Stel­len Sie sich ein­mal neben Ihren Schreib­tisch und „spie­len“ Sie Kun­de. Was kön­nen Sie alles so auf den ers­ten oder zwei­ten Blick erken­nen / lesen / mer­ken. Wahr­schein­lich viel. Infos von ande­ren Kun­den? Und wenn es nur der Name des Kun­den ist. Der Daten­schutz ist bei einem unauf­ge­räum­ten Schreib­tisch in keins­ter Wei­se gewähr­leis­tet.

„Die­ser Arti­kel stammt aus der Bro­schü­re „Lot­se“, der vier­tel­jähr­li­chen Man­dan­ten­zei­tung des del­fi-net Steu­er­be­ra­ter-Netz­werk, in dem unse­re Kanz­lei Mit­glied ist. ist.“