Welche Voraussetzungen brauchen Sie für eine gelungene dauerhafte Implementierung einer Home-Office-Kultur?
7 Punkte sind erfolgsentscheidend:
- Vertrauenskultur
- flexible Vertrauensarbeitszeit
- Klare Arbeitsziele
- Cloud-Technologie und Digitale Anwendungen, die Online-Arbeiten ermöglichen und Datenschutz gewährleisten
- Zeitmanagement und Arbeitsdisziplin des Mitarbeiters
- Klar abgegrenzter Arbeitsbereich in der Wohnung des Mitarbeiters
- Kommunikation und Einbindung in das Unternehmensgeschehen
Dabei sind die ersten beiden Punkte, die Schwierigsten, wenn Sie bis jetzt noch an der Präsenzkultur festhalten. Es empfiehlt sich deshalb, schrittweise vorzugehen, um das Vertrauen zur Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters aufzubauen und sicher zu stellen, dass keine Überforderung passiert. Denn das ist eine der größten Gefahren der Heimarbeit: dass sich die Mitarbeiter mehr zumuten als Ihnen guttut und glauben, Sie müssen jetzt „Always On“ sein, also ständig erreichbar und sich selbst zu wenig Pausen gönnen.
Home-Office richtig einzuführen bedeutet also ein schrittweises Vorgehen. Sie können es auch nicht zwangsweise allen verordnen. Manche Mitarbeiter sind grundsätzlich lieber im Büro, weil sie dann nicht durch Familie oder Fernsehen abgelenkt werden. Bei einigen fehlen möglicherweise die technischen Voraussetzungen wie eine stabile und schnelle Breitband-Internetanbindung. Der Spagat zwischen selbständig Arbeiten und Teamintegration ist eine der größten Herausforderungen des Heimarbeitsplatzes. Insbesondere wenn die meisten oder gar alle Mitarbeiter das Angebot von zu Hause aus zu arbeiten in Anspruch nehmen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro haben, um eine Teamsitzung abzuhalten, ist gering. Der Koordinationsaufwand dafür möglicherweise immens.
Wie halten Sie also Ihr Team zusammen, haben die Arbeitsfortschritte im Blick und können rechtzeitig erkennen, wenn etwas aus dem Ruder läuft?
Technische Unterstützung kann Ihnen diese Aufgabe zwar erleichtern, löst aber nicht die Grundfrage:
Wie bauen wir in einer virtuellen Umgebung Beziehungen auf und pflegen sie so, dass sich der Einzelne als Mitglied des gesamten Teams versteht und die Ziele der Kanzlei zu seinen eigenen macht?
In Konzernen und bestimmten Branchen gibt es inzwischen sogenannte virtuelle Teams, die aus Mitarbeitern an verschiedenen Orten zusammengesetzt sind und sich persönlich nur von Online-Meetings kennen. Studien haben dabei gezeigt, dass drei von vier solcher Teams scheitern. „Führen aus der Ferne“ erfordert also besondere Führungsqualitäten, damit die Ziele erreicht werden.
Worauf kommt es also an?
Zusammengefasst lässt es sich mit den drei K auf den Punkt bringen:
Kommunikation | Kommunikation | Kommunikation
- Kommunikation – zwischen Chef und Mitarbeiter
- Legen Sie mit dem Mitarbeiter eindeutige Aufgaben und Erledigungstermine für die Arbeit zu Hause fest.
- Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einmal pro Woche mit dem Mitarbeiter über seine anstehenden Aufgaben sprechen, ob und welche Besonderheiten zu erwarten sind und wo es Abstimmungsbedarf gibt.
- Vereinbaren Sie Erreichbarkeit und Antwortzeiten, z.B. auf Mails aus der Firma wird innerhalb von 2 Stunden geantwortet. Rückrufe, die nicht entgegengenommen wurden (weil der Mitarbeiter kurz vom Arbeitsplatz weg war), werden innerhalb ½ Stunde beantwortet.
- Melden Sie sich ab und zu mal morgens, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice ist und wünschen Sie einen schönen Tag – so wie Sie den anwesenden Mitarbeitern (hoffentlich) regelmäßig einen guten Morgen wünschen.
- Kommunikation – zwischen Mitarbeiter und Mitarbeiter
- Fördern Sie den Informationstausch einzelner Mitarbeiter untereinander, bilden Sie beispielsweise Büro / Homeoffice – Tandems, die sich gegenseitig vertreten, wenn der jeweils andere seinen Homeoffice-Tag hat. Eingehende Telefonate und Mandantenanfragen werden vom Büro aus im Wechsel vom einen Mitarbeiter gesammelt und mittags per Telefonat oder Videokonferenz besprochen.
- Schaffen Sie Möglichkeiten, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennen lernen können. Wie wäre es mit einer Pinnwand im Unternehmen, auf der Fotos der Homeoffice-Schreibtische aller Mitarbeiter angebracht werden. Monatlich werden die Fotos aktualisiert.
- Kommunikation – im Team
- Bringen Sie das gesamte Team zumindest einmal pro Monat persönlich an einen Tisch. Ein Tag pro Monat, bei dem sich alle treffen und die allgemeinen Betriebsthemen besprochen werden, hält das Team zusammen. Die persönliche Begegnung gehört nach wie vor zu den starken Bindungselementen. Dieses Treffen sollte neben den Arbeitsthemen auch immer Spaßelemente enthalten, feiern Sie die Geburtstage, bestandenen Prüfungen oder Nachwuchs gemeinsam bei diesen Treffen. Und wenn Sie Mitarbeiter haben, die gern kochen und backen und selbstgemachten Nudelsalat oder Kuchen mitbringen, bringen diese damit ein Stück Familiengefühl ein, dass unbezahlbar ist.
- Halten Sie einmal die Woche ein Teammeeting ab, bei dem sich alle die im Homeoffice befinden, per Online-Konferenz zuschalten. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen bei allen ankommen. Je nach technischer Ausstattung ist es zumindest schon hilfreich, wenn die Mitarbeiter von außerhalb zuhören können und wissen was besprochen wird. Noch besser ist es natürlich mit Hilfe einer Video-Konferenz alle Mitarbeiter dazu zu schalten und sich einbringen zu können.
- Zwei Betriebsfeste pro Jahr, davon zumindest eines mit den Familien, stärkt zusätzlich den Zusammenhalt.
„Dieser Artikel stammt aus der Broschüre „Lotse“, der vierteljährlichen Mandantenzeitung des delfi-net Steuerberater-Netzwerk, in dem unsere Kanzlei Mitglied ist. ist.“