HOME OFFICE — WIE DER ARBEITSPLATZ ZU HAUSE FÜR ALLE FUNKTIONIERT

Wel­che Vor­aus­set­zun­gen brau­chen Sie für eine gelun­ge­ne dau­er­haf­te Imple­men­tie­rung einer Home-Office-Kul­tur?

7 Punk­te sind erfolgs­ent­schei­dend:

  1. Ver­trau­ens­kul­tur
  2. fle­xi­ble Ver­trau­ens­ar­beits­zeit
  3. Kla­re Arbeits­zie­le
  4. Cloud-Tech­no­lo­gie und Digi­ta­le Anwen­dun­gen, die Online-Arbei­ten ermög­li­chen und Daten­schutz gewähr­leis­ten
  5. Zeit­ma­nage­ment und Arbeits­dis­zi­plin des Mit­ar­bei­ters
  6. Klar abge­grenz­ter Arbeits­be­reich in der Woh­nung des Mit­ar­bei­ters
  7. Kom­mu­ni­ka­ti­on und Ein­bin­dung in das Unter­neh­mens­ge­sche­hen

Dabei sind die ers­ten bei­den Punk­te, die Schwie­rigs­ten, wenn Sie bis jetzt noch an der Prä­senz­kul­tur fest­hal­ten. Es emp­fiehlt sich des­halb, schritt­wei­se vor­zu­ge­hen, um das Ver­trau­en zur Leis­tungs­be­reit­schaft des Mit­ar­bei­ters auf­zu­bau­en und sicher zu stel­len, dass kei­ne Über­for­de­rung pas­siert. Denn das ist eine der größ­ten Gefah­ren der Heim­ar­beit: dass sich die Mit­ar­bei­ter mehr zumu­ten als Ihnen gut­tut und glau­ben, Sie müs­sen jetzt „Always On“ sein, also stän­dig erreich­bar und sich selbst zu wenig Pau­sen gön­nen.

Home-Office rich­tig ein­zu­füh­ren bedeu­tet also ein schritt­wei­ses Vor­ge­hen. Sie kön­nen es auch nicht zwangs­wei­se allen ver­ord­nen. Man­che Mit­ar­bei­ter sind grund­sätz­lich lie­ber im Büro, weil sie dann nicht durch Fami­lie oder Fern­se­hen abge­lenkt wer­den. Bei eini­gen feh­len mög­li­cher­wei­se die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen wie eine sta­bi­le und schnel­le Breit­band-Inter­net­an­bin­dung. Der Spa­gat zwi­schen selb­stän­dig Arbei­ten und Team­in­te­gra­ti­on ist eine der größ­ten Her­aus­for­de­run­gen des Heim­ar­beits­plat­zes. Ins­be­son­de­re wenn die meis­ten oder gar alle Mit­ar­bei­ter das Ange­bot von zu Hau­se aus zu arbei­ten in Anspruch neh­men. Die Wahr­schein­lich­keit, dass Sie alle Mit­ar­bei­ter gleich­zei­tig im Büro haben, um eine Team­sit­zung abzu­hal­ten, ist gering. Der Koor­di­na­ti­ons­auf­wand dafür mög­li­cher­wei­se immens.

Wie hal­ten Sie also Ihr Team zusam­men, haben die Arbeits­fort­schrit­te im Blick und kön­nen recht­zei­tig erken­nen, wenn etwas aus dem Ruder läuft?

Tech­ni­sche Unter­stüt­zung kann Ihnen die­se Auf­ga­be zwar erleich­tern, löst aber nicht die Grund­fra­ge:

Wie bau­en wir in einer vir­tu­el­len Umge­bung Bezie­hun­gen auf und pfle­gen sie so, dass sich der Ein­zel­ne als Mit­glied des gesam­ten Teams ver­steht und die Zie­le der Kanz­lei zu sei­nen eige­nen macht?

In Kon­zer­nen und bestimm­ten Bran­chen gibt es inzwi­schen soge­nann­te vir­tu­el­le Teams, die aus Mit­ar­bei­tern an ver­schie­de­nen Orten zusam­men­ge­setzt sind und sich per­sön­lich nur von Online-Mee­tings ken­nen. Stu­di­en haben dabei gezeigt, dass drei von vier sol­cher Teams schei­tern. „Füh­ren aus der Fer­ne“ erfor­dert also beson­de­re Füh­rungs­qua­li­tä­ten, damit die Zie­le erreicht wer­den.

Wor­auf kommt es also an?

Zusam­men­ge­fasst lässt es sich mit den drei K auf den Punkt brin­gen:

Kom­mu­ni­ka­ti­on | Kom­mu­ni­ka­ti­on | Kom­mu­ni­ka­ti­on

  1. Kom­mu­ni­ka­ti­on – zwi­schen Chef und Mit­ar­bei­ter
  • Legen Sie mit dem Mit­ar­bei­ter ein­deu­ti­ge Auf­ga­ben und Erle­di­gungs­ter­mi­ne für die Arbeit zu Hau­se fest.
  • Stel­len Sie sicher, dass Sie min­des­tens ein­mal pro Woche mit dem Mit­ar­bei­ter über sei­ne anste­hen­den Auf­ga­ben spre­chen, ob und wel­che Beson­der­hei­ten zu erwar­ten sind und wo es Abstim­mungs­be­darf gibt.
  • Ver­ein­ba­ren Sie Erreich­bar­keit und Ant­wort­zei­ten, z.B. auf Mails aus der Fir­ma wird inner­halb von 2 Stun­den geant­wor­tet. Rück­ru­fe, die nicht ent­ge­gen­ge­nom­men wur­den (weil der Mit­ar­bei­ter kurz vom Arbeits­platz weg war), wer­den inner­halb ½ Stun­de beant­wor­tet.
  • Mel­den Sie sich ab und zu mal mor­gens, wenn der Mit­ar­bei­ter im Home­of­fice ist und wün­schen Sie einen schö­nen Tag – so wie Sie den anwe­sen­den Mit­ar­bei­tern (hof­fent­lich) regel­mä­ßig einen guten Mor­gen wün­schen.
  1. Kom­mu­ni­ka­ti­on – zwi­schen Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­ter
  • För­dern Sie den Infor­ma­ti­ons­tausch ein­zel­ner Mit­ar­bei­ter unter­ein­an­der, bil­den Sie bei­spiels­wei­se Büro / Home­of­fice – Tan­dems, die sich gegen­sei­tig ver­tre­ten, wenn der jeweils ande­re sei­nen Home­of­fice-Tag hat. Ein­ge­hen­de Tele­fo­na­te und Man­dan­ten­an­fra­gen wer­den vom Büro aus im Wech­sel vom einen Mit­ar­bei­ter gesam­melt und mit­tags per Tele­fo­nat oder Video­kon­fe­renz bespro­chen.
  • Schaf­fen Sie Mög­lich­kei­ten, dass sich die Mit­ar­bei­ter unter­ein­an­der bes­ser ken­nen ler­nen kön­nen. Wie wäre es mit einer Pinn­wand im Unter­neh­men, auf der Fotos der Home­of­fice-Schreib­ti­sche aller Mit­ar­bei­ter ange­bracht wer­den. Monat­lich wer­den die Fotos aktua­li­siert.
  1. Kom­mu­ni­ka­ti­on – im Team
  • Brin­gen Sie das gesam­te Team zumin­dest ein­mal pro Monat per­sön­lich an einen Tisch. Ein Tag pro Monat, bei dem sich alle tref­fen und die all­ge­mei­nen Betriebs­the­men bespro­chen wer­den, hält das Team zusam­men. Die per­sön­li­che Begeg­nung gehört nach wie vor zu den star­ken Bin­dungs­ele­men­ten. Die­ses Tref­fen soll­te neben den Arbeits­the­men auch immer Spa­ß­ele­men­te ent­hal­ten, fei­ern Sie die Geburts­ta­ge, bestan­de­nen Prü­fun­gen oder Nach­wuchs gemein­sam bei die­sen Tref­fen. Und wenn Sie Mit­ar­bei­ter haben, die gern kochen und backen und selbst­ge­mach­ten Nudel­sa­lat oder Kuchen mit­brin­gen, brin­gen die­se damit ein Stück Fami­li­en­gefühl ein, dass unbe­zahl­bar ist.
  • Hal­ten Sie ein­mal die Woche ein Team­mee­ting ab, bei dem sich alle die im Home­of­fice befin­den, per Online-Kon­fe­renz zuschal­ten. So stel­len Sie sicher, dass alle Infor­ma­tio­nen bei allen ankom­men. Je nach tech­ni­scher Aus­stat­tung ist es zumin­dest schon hilf­reich, wenn die Mit­ar­bei­ter von außer­halb zuhö­ren kön­nen und wis­sen was bespro­chen wird. Noch bes­ser ist es natür­lich mit Hil­fe einer Video-Kon­fe­renz alle Mit­ar­bei­ter dazu zu schal­ten und sich ein­brin­gen zu kön­nen.
  • Zwei Betriebs­fes­te pro Jahr, davon zumin­dest eines mit den Fami­li­en, stärkt zusätz­lich den Zusam­men­halt.

Die­ser Arti­kel stammt aus der Bro­schü­re „Lot­se“, der vier­tel­jähr­li­chen Man­dan­ten­zei­tung des del­fi-net Steu­er­be­ra­ter-Netz­werk, in dem unse­re Kanz­lei Mit­glied ist. ist.“

 

2017-07-11T15:44:08+00:00