Digitale Unterlagen zu Bargeschäften

Das Bundesfinanzministerium hat erläutert, wie es sich die Aufbewahrung digitaler Unterlagen zu Bargeschäften vorstellt.

Vor gut zwei Jah­ren ist der dama­li­ge Bun­des­fi­nanz­mi­nis­ter Peer Stein­brück am mas­si­ven Wider­stand der Unter­neh­men mit sei­nem Ansin­nen geschei­tert, einen “Fis­ku­s­chip” in Regis­trier­kas­sen und Taxa­me­tern gesetz­lich vor­schrei­ben zu las­sen. Nun macht das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um auf dem Weg eines Erlas­ses Vor­ga­ben, wie digi­ta­le Unter­la­gen über Bar­ge­schäf­te auf­zu­be­wah­ren sind. Wer die­se Vor­ga­ben nicht strikt beach­tet, ris­kiert bei einer Betriebs­prü­fung eine Schät­zung mit erheb­li­chen Auf­schlä­gen.

• Betrof­fe­ne Gerä­te: Die fol­gen­den Vor­ga­ben gel­ten ins­be­son­de­re für Regis­trier­kas­sen, Waa­gen mit Regis­trier­kas­sen­funk­ti­on, Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler. Die Anfor­de­run­gen gel­ten für jedes ein­zel­ne Gerät.

• Gesetz­li­che Vor­ga­ben: Seit dem 1. Janu­ar 2002 müs­sen die Betrie­be Unter­la­gen, die mit einem Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tem erstellt wor­den sind, wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit ver­füg­bar, unver­züg­lich les­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf­be­wah­ren. Die Gerä­te sowie die damit erstell­ten digi­ta­len Unter­la­gen müs­sen seit­her neben den “Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS)” auch den “Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU)” ent­spre­chen. Das bedeu­tet ins­be­son­de­re, dass das Gerät kei­ne für Mani­pu­la­tio­nen nutz­ba­re Aus­stat­tungs­merk­ma­le wie Trai­nings-Bedie­ner, ver­deck­te Stor­ni etc. besit­zen darf. Im Zwei­fels­fall muss der Unter­neh­mer nach­wei­sen kön­nen, dass dies tat­säch­lich der Fall ist.

  

• Unba­re Geschäfts­vor­fäl­le: Soweit mit dem Gerät auch unba­re Geschäfts­vor­fäl­le (z. B. EC-Cash oder ELV) erfasst wer­den, muss auf­grund der erstell­ten Ein­zel­da­ten ein Abgleich der baren und unba­ren Zah­lungs­vor­gän­ge und deren zutref­fen­de Ver­bu­chung im Buch­füh­rungs- bzw. Auf­zeich­nungs­werk gewähr­leis­tet sein.

• Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht: Es müs­sen alle steu­er­rele­van­ten Ein­zel­da­ten ein­schließ­lich etwai­ger mit dem Gerät elek­tro­nisch erzeug­ter Rech­nun­gen unver­än­der­bar und voll­stän­dig auf­be­wahrt wer­den. Eine Ver­dich­tung die­ser Daten oder aus­schließ­li­che Spei­che­rung der Rech­nungs­end­sum­men ist unzu­läs­sig.

• Digi­ta­le Unter­la­gen: Die Auf­be­wah­rung der auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen in aus­ge­druck­ter Form ist nicht aus­rei­chend. Die digi­ta­len Unter­la­gen und die Struk­tur­in­for­ma­tio­nen müs­sen in einem aus­wert­ba­ren Daten­for­mat vor­lie­gen.

• Daten­spei­che­rung: Ist die kom­plet­te Spei­che­rung aller steu­er­lich rele­van­ten Daten (bei einer Regis­trier­kas­se ins­be­son­de­re Jour­nal-, Aus­wer­tungs-, Pro­gram­mier- und Stamm­da­ten­än­de­rungs­da­ten) nicht im Gerät mög­lich, müs­sen die­se Daten unver­än­der­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf einem exter­nen Daten­trä­ger gespei­chert wer­den. Ein Archiv­sys­tem muss die glei­chen Aus­wer­tun­gen wie das lau­fen­de Sys­tem ermög­li­chen.

• Ein­satz­pro­to­kol­le und Anlei­tun­gen: Die kon­kre­ten Ein­satz­or­te und -zeit­räu­me der Gerä­te müs­sen pro­to­kol­liert wer­den und die Pro­to­kol­le auf­be­wahrt wer­den. Für Taxa­me­ter und Weg­stre­cken­zäh­ler ist der Ein­satz­ort das jewei­li­ge Fahr­zeug, in dem das Gerät ver­wen­det wur­de. Außer­dem müs­sen die Grund­la­gen­auf­zeich­nun­gen zur Über­prü­fung der Bar­ein­nah­men für jedes ein­zel­ne Gerät getrennt geführt und auf­be­wahrt wer­den. Die zum Gerät gehö­ren­den Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen müs­sen eben­falls auf­be­wahrt wer­den, ins­be­son­de­re die Bedie­nungs­an­lei­tung, die Pro­gram­mier­an­lei­tung und alle wei­te­ren Anwei­sun­gen zur Pro­gram­mie­rung des Geräts.

• Taxa­me­ter: Die obi­gen Aus­füh­run­gen gel­ten auch für die mit Hil­fe eines Taxa­me­ters oder Weg­stre­cken­zäh­lers erstell­ten digi­ta­len Unter­la­gen, soweit die­se Grund­la­ge für Ein­tra­gun­gen auf einem Schicht­zet­tel sind. Im Ein­zel­nen kön­nen dies sein: Name des Fah­rers, Schicht­dau­er (Datum, Schicht­be­ginn, Schich­ten­de), Sum­me der Total- und Besetzt­ki­lo­me­ter, der Ein­nah­men und Anzahl der Tou­ren laut Taxa­me­ter, Kilo­me­ter­stand bei Schicht­be­ginn und -ende, Ein­nah­me für Fahr­ten ohne Nut­zung des Taxa­me­ters Zah­lungs­art und Sum­me der Gesamt­ein­nah­men, Anga­ben über Lohn­ab­zü­ge ange­stell­ter Fah­rer oder sons­ti­ge Abzü­ge (z. B. Ver­rech­nungs­fahr­ten), Sum­me der ver­blei­ben­den Rest­ein­nah­men und der an den Unter­neh­mer abge­lie­fer­ten Beträ­ge sowie das Kenn­zei­chen der Taxe. Dies gilt für Taxi-Unter­neh­mer ohne Fremd­per­so­nal ent­spre­chend.

• Alt­ge­rä­te: Soweit ein Gerät bau­art­be­dingt den obi­gen Anfor­de­run­gen nicht oder nur teil­wei­se genügt, akzep­tiert es die Finanz­ver­wal­tung, wenn der Unter­neh­mer die­ses Gerät noch maxi­mal bis Ende 2016 wei­ter­hin ein­setzt. Das setzt aber vor­aus, dass der Unter­neh­mer tech­nisch mög­li­che Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spei­cher­er­wei­te­run­gen mit dem Ziel durch­führt, die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zu erfül­len. Die Neu­an­schaf­fung sol­cher Gerä­te oder den Erwerb zusätz­li­cher gebrauch­ter Gerä­te hat die Finanz­ver­wal­tung damit jedoch nicht abge­seg­net. Außer­dem müs­sen bei Regis­trier­kas­sen, die tech­nisch nicht mit Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spei­cher­er­wei­te­run­gen auf­ge­rüs­tet wer­den kön­nen, die bis­he­ri­gen Vor­ga­ben wei­ter­hin voll­um­fäng­lich beach­tet wer­den.