Rückstellung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die Rückstellung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in der Regel mit dem 5,5fachen der jährlichen Aufbewahrungskosten anzusetzen.

Schon 2002 hat­te der Bun­des­fi­nanz­hof ent­schie­den, dass Unter­neh­men für die zukünf­ti­gen Kos­ten der Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen eine Rück­stel­lung bil­den müs­sen. Die­se Ver­pflich­tung hat der Bun­des­fi­nanz­hof jetzt prä­zi­siert: Für die Berech­nung der Rück­stel­lung sind nur die­je­ni­gen Unter­la­gen zu berück­sich­ti­gen, die zum betref­fen­den Bilanz­stich­tag ent­stan­den sind. Außer­dem bemisst sich die vor­aus­sicht­li­che Auf­be­wah­rungs­dau­er grund­sätz­lich nach den steu­er­recht­li­chen Vor­schrif­ten in der Abga­ben­ord­nung.

Wer sich auf eine vor­aus­sicht­li­che Ver­län­ge­rung der Auf­be­wah­rungs­frist beruft, muss die tat­säch­li­chen Vor­aus­set­zun­gen dafür dar­le­gen. Damit hat der Bun­des­fi­nanz­hof gegen einen Apo­the­ker ent­schie­den, der für die Rück­stel­lung ein­fach die jähr­li­chen Auf­be­wah­rungs­kos­ten ver­zehn­facht hat. Weil aber zukünf­tig ent­ste­hen­de Unter­la­gen nicht in die Rück­stel­lung ein­flie­ßen kön­nen und die Auf­be­wah­rungs­fris­ten unter­schied­lich lang sind, kommt die von der Finanz­ver­wal­tung ange­wen­de­te Berech­nungs­me­tho­de zum Ansatz, bei der die jähr­li­chen Kos­ten mit dem Fak­tor 5,5 mul­ti­pli­ziert wer­den.