Erste Antworten zur elektronischen Rechnung

Zur bevorstehenden Abschaffung der Signaturpflicht für elektronische Rechnungen gibt es erste Praxishinweise.

Ab dem 1. Juli 2011 soll es soweit sein, dass die Signa­tur­pflicht für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen weg­fällt, mit der sich so vie­le Unter­neh­men schwer tun. Das Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz 2011, das die ent­spre­chen­de Geset­zes­än­de­rung ent­hält, steht kurz vor der Ver­ab­schie­dung. Weil aber schon jetzt eine Viel­zahl von Fra­gen dazu an die Finanz­ver­wal­tung gestellt wer­den, hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um einen Fra­ge-Ant­wort-Kata­log zur kon­kre­ten Aus­ge­stal­tung der zukünf­ti­gen Rege­lung zusam­men­ge­stellt. Wie sich das Minis­te­ri­um die künf­ti­ge Hand­ha­bung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen vor­stellt, haben wir hier für Sie zusam­men­ge­fasst.

• Defi­ni­ti­on: Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Rech­nung, die in einem elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt und emp­fan­gen wird. Dazu gehö­ren Rech­nun­gen, die per eMail mit oder ohne Datei­an­hang, per Com­pu­ter­fax oder Fax-Ser­ver, per Web-Down­load oder im Wege des Daten­trä­ger­aus­tauschs (EDI) über­mit­telt wer­den. Die Über­mitt­lung einer Rech­nung von Stan­dard­fax zu Stan­dard­fax oder von Com­pu­ter­fa­x/­Fax-Ser­ver an Stan­dard­fax gilt zukünf­tig als Papier­rech­nung. Da Fax­rech­nun­gen bis­her nur dann als Papier­rech­nun­gen aner­kannt wur­den, wenn bei­de Sei­ten ein Stan­dard­fax ein­set­zen, ent­fällt für den Emp­fän­ger also das Pro­blem, dass er in der Regel nicht bele­gen kann, ob der Absen­der eben­falls ein Stan­dard­fax ver­wen­det.

• Papier­rech­nun­gen: Eine Unter­schei­dung von Papier- und elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen wird ab dem 1. Juli 2011 nicht mehr erfor­der­lich sein, da Papier- und elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen umsatz­steu­er­lich gleich zu behan­deln sind. Dadurch erhö­hen sich aber nicht die Anfor­de­run­gen an Papier­rech­nun­gen.

• Steu­er­li­che Aner­ken­nung: Papier- und elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen wer­den umsatz­steu­er­lich für den Vor­steu­er­ab­zug aner­kannt, wenn die Echt­heit der Her­kunft der Rech­nung, die Unver­sehrt­heit ihres Inhalts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sind und sie alle gesetz­lich erfor­der­li­chen Anga­ben ent­hält.

• Echt­heit der Her­kunft: Die Echt­heit der Her­kunft einer Rech­nung ist gewähr­leis­tet, wenn die Iden­ti­tät des Rech­nungs­aus­stel­lers sicher­ge­stellt ist.

• Unver­sehrt­heit des Inhalts: Die Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung ist gewähr­leis­tet, wenn die nach dem Umsatz­steu­er­ge­setz erfor­der­li­chen Pflicht­an­ga­ben wäh­rend der Über­mitt­lung der Rech­nung nicht geän­dert wor­den sind.

• Les­bar­keit: Les­bar­keit bedeu­tet, dass die Rech­nung in einer für das mensch­li­che Auge les­ba­ren Form geschrie­ben sein muss.

• Über­mitt­lungs­ver­fah­ren: Die Neu­re­ge­lung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung ist tech­no­lo­gie­neu­tral aus­ge­stal­tet. Der Rech­nungs­aus­stel­ler ist also frei in sei­ner Ent­schei­dung, in wel­cher Wei­se er zukünf­tig Rech­nun­gen über­mit­telt, sofern der Emp­fän­ger dem zuge­stimmt hat: Als eMail mit oder ohne PDF- oder Text­da­tei­an­hang, im EDI-Ver­fah­ren, über Com­pu­ter­fax oder Fax­ser­ver oder per Web-Down­load. Auch DE-Mail oder E-Post kön­nen zukünf­tig für die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung einer Rech­nung ver­wen­det wer­den. Eine Signa­tur ist nicht mehr vor­ge­schrie­ben, kann aber gleich­wohl ver­wen­det wer­den.

• Rech­nun­gen ohne Signa­tur: Ver­wen­det der Rech­nungs­aus­stel­ler kei­ne qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur oder das EDI-Ver­fah­ren, muss der Emp­fän­ger durch ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren, das einen ver­läss­li­chen Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung schafft, sicher­stel­len, dass die Echt­heit der Her­kunft, die Unver­sehrt­heit des Inhalts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sind. Wie das gesche­hen soll, legt jeder Unter­neh­mer selbst fest.

• Inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren: Ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren ist ein Ver­fah­ren, das der Unter­neh­mer zum Abgleich der Rech­nung mit sei­ner Zah­lungs­ver­pflich­tung ein­setzt. Dazu gehört zum Bei­spiel die Kon­trol­le, ob die Rech­nung in der Sub­stanz kor­rekt ist, ob also die in Rech­nung gestell­te Leis­tung tat­säch­lich in der ange­ge­be­nen Qua­li­tät und Quan­ti­tät erbracht wur­de und der Rech­nungs­aus­stel­ler damit tat­säch­lich den Zah­lungs­an­spruch hat. Es müs­sen dafür kei­ne neu­en Ver­fah­rens­wei­sen geschaf­fen wer­den. Bereits ein ent­spre­chend ein­ge­rich­te­tes Rech­nungs­we­sen kann als geeig­ne­tes Kon­troll­ver­fah­ren die­nen, das die Zuord­nung der Rech­nung zur emp­fan­ge­nen Leis­tung ermög­licht. Inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­rens bedeu­tet dabei nicht, dass es sich um ein tech­ni­sches oder EDV-gestütz­tes Ver­fah­ren han­deln muss. Auch in klei­nen Unter­neh­men, die über kein kauf­män­ni­sches Rech­nungs­we­sen ver­fü­gen, kön­nen inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren zur Über­prü­fung ein­ge­hen­der Rech­nun­gen ange­wandt wer­den. In der ein­fachs­ten Form kann dies zum Bei­spiel durch einen manu­el­len Abgleich der Rech­nung mit der Bestel­lung und ggf. dem Lie­fer­schein gesche­hen.

  

• Ver­läss­li­cher Prüf­pfad: Ein ver­läss­li­cher Prüf­pfad ist Bestand­teil eines inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens. Anhand eines ver­läss­li­chen Prüf­pfads ist ein Zusam­men­hang zwi­schen der Rech­nung und der zugrun­de lie­gen­den Leis­tung her­zu­stel­len. Durch einen Abgleich mit der Bestel­lung, dem Auf­trag oder Ver­trag und ggf. dem Lie­fer­schein über­prüft der Unter­neh­mer, ob die Rech­nung inhalt­lich ord­nungs­ge­mäß ist, also die Rech­nungs­an­ga­ben und der leis­ten­de Unter­neh­mer zutref­fend sind. Dies ist bereits aus ande­ren Grün­den erfor­der­lich, näm­lich um die Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs fest­zu­stel­len. Der ver­läss­li­che Prüf­pfad begrün­det kei­ne neue Auf­zeich­nungs­pflicht. Inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren, die einen ver­läss­li­chen Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung her­stel­len, müs­sen und kön­nen nicht von der Finanz­ver­wal­tung zer­ti­fi­ziert wer­den.

• Auf­be­wah­rung: Besteht eine Auf­be­wah­rungs­pflicht, so sind elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in dem elek­tro­ni­schen For­mat auf­zu­be­wah­ren, in dem sie aus­ge­stellt und emp­fan­gen wur­den. Sie sind wäh­rend der Dau­er der Auf­be­wah­rungs­frist zwin­gend elek­tro­nisch auf einem Daten­trä­ger auf­zu­be­wah­ren, der kei­ne Ände­run­gen mehr zulässt. Dazu gehö­ren ins­be­son­de­re nur ein­mal beschreib­ba­re CDs und DVDs. Eine Auf­be­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung als Papier­aus­druck ist nicht zuläs­sig. Das bei der Auf­be­wah­rung ange­wen­de­te Ver­fah­ren und die Pro­zes­se müs­sen den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung und DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me und den Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen ent­spre­chen. Die auf­be­wahr­ten Rech­nun­gen müs­sen wäh­rend der Dau­er der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit les­bar und maschi­nell aus­wert­bar sein.

• Anwen­dungs­zeit­punkt: Die Neu­re­ge­lung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung soll nach dem Gesetz­ent­wurf auf Rech­nun­gen für Umsät­ze ange­wandt wer­den, die nach dem 30. Juni 2011 aus­ge­führt wer­den.