Elektronische Archivierung von Rechnungen

In zwei Verwaltungsanweisungen hat sich das Bayerische Landesamt für Steuern zur elektronischen Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen geäußert.

Immer mehr Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne wer­den elek­tro­nisch erstellt oder doch zumin­dest digi­ta­li­siert und dann elek­tro­nisch archi­viert. Das Baye­ri­sche Lan­des­amt für Steu­ern hat sich nun in zwei Ver­wal­tungs­an­wei­sun­gen mit der Erstel­lung von Archiv-CDs zu Papier­rech­nun­gen und der Archi­vie­rung von Kon­tie­rungs­ver­mer­ken bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen befasst. Zumin­dest die Aus­füh­run­gen zu den Kon­tie­rungs­ver­mer­ken betref­fen prak­tisch jedes Unter­neh­men, das elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen emp­fängt.

Zunächst geht die Behör­de auf Anfra­gen ein, die ins­be­son­de­re von Apo­the­kern gestellt wur­den. Es geht dabei um die Fra­ge, ob Lie­fe­ran­ten — in Fall der Apo­the­ken also die Phar­ma­groß­händ­ler — anhand ihrer eige­nen Unter­la­gen Archi­vie­rungs-CDs für ihre Kun­den erstel­len kön­nen, sodass die Kun­den auf die Auf­be­wah­rung der Tages­rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne des Lie­fe­ran­ten ver­zich­ten kön­nen. Dafür sieht die Finanz­ver­wal­tung jedoch kei­ne gesetz­li­che Grund­la­ge.

Zwar kön­nen auf Papier emp­fan­ge­ne Rech­nun­gen auch in digi­ta­li­sier­ter Form auf einem Daten­trä­ger auf­be­wahrt wer­den. Das setzt aber vor­aus, dass die Wie­der­ga­be bild­lich mit dem Ori­gi­nal-Ein­gangs­do­ku­ment über­ein­stimmt. Dabei müs­sen also alle auf dem Ori­gi­nal ange­brach­ten Ver­mer­ke (Ein­gangs­stem­pel, Sicht- und Kon­troll­ver­mer­ke, Kor­rek­tu­ren, Kon­tie­run­gen etc.) erhal­ten blei­ben. Auf­be­wah­rungs­pflich­tig ist daher der Han­dels­brief, der dem Kun­den zeit­nah mit der jewei­li­gen Lie­fe­rung im Ori­gi­nal zuge­gan­gen ist, und zwar unab­hän­gig davon, ob der Kun­de dar­auf tat­säch­lich Ver­mer­ke ange­bracht hat. Allein mit der Archi­vie­rungs-CD des Lie­fe­ran­ten erfüllt der belie­fer­te Kun­de daher sei­ne gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten nicht. Die Archi­vie­rungs-CD gibt näm­lich nicht die Ori­gi­na­le des Kun­den wie­der, son­dern Unter­la­gen eines Drit­ten.

Kon­tie­rungs­ver­mer­ke bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen sind das The­ma der zwei­ten Ver­wal­tungs­an­wei­sung. Da bei die­ser Art der Rech­nungs­stel­lung kei­ne Ori­gi­nal­be­le­ge in Papier­form mehr vor­lie­gen, kann ent­spre­chend auch kei­ne Kon­tie­rung auf dem Beleg erfol­gen. Gemäß den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) sind zur Erfül­lung der Beleg­funk­ti­on aber Anga­ben zur Kon­tie­rung, zum Ord­nungs­kri­te­ri­um für die Abla­ge und zum Buchungs­da­tum auf dem Beleg erfor­der­lich. Außer­dem ist die Rei­hen­fol­ge der Buchun­gen zu doku­men­tie­ren.

Wie die­se Vor­ga­ben auch bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen erfüllt wer­den kön­nen, dazu machen die GoBS jedoch kei­ne Anga­ben. Weil bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen die Rech­nung im Ori­gi­nal­zu­stand auf einem Daten­trä­ger gespei­chert wer­den muss, der Ände­run­gen nicht mehr zulässt, ist eine Kon­tie­rung auf der Rech­nung selbst auf elek­tro­ni­schem Weg nicht mög­lich, da sonst der Ori­gi­nal­zu­stand nicht erhal­ten bleibt.

Trotz­dem darf gemäß den GoBS der Ver­zicht auf einen her­kömm­li­chen Beleg die Mög­lich­keit der Prü­fung des betref­fen­den Buchungs­vor­gangs in for­mel­ler und sach­li­cher Hin­sicht nicht beein­träch­ti­gen. Die­sem Erfor­der­nis kann dadurch Rech­nung getra­gen wer­den, dass an die Rechung ein Daten­satz ange­hängt wird, der die für die Buchung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen erhält. Der Daten­satz muss mit der Rech­nung so ver­bun­den wer­den, dass er von die­ser nicht mehr getrennt wer­den kann.

Wei­te­re Fra­gen im Zusam­men­hang mit elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen soll ein Schrei­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums beant­wor­ten. Dar­in geht es spe­zi­ell um die Ände­run­gen im Umsatz­steu­er­recht zum 1. Juli 2011, die für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen nicht mehr zwin­gend eine digi­ta­le Signa­tur vor­schrei­ben. Die­ses Schrei­ben liegt aller­dings bis jetzt nur als Ent­wurf vor. Ein aus­führ­li­cher Bericht folgt natür­lich, sobald die End­fas­sung ver­öf­fent­licht wird.