Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten

Neben der Ausgabe von Essensmarken und der direkten Gestellung von Mahlzeiten gibt es auch die Möglichkeit, den Arbeitnehmern einen Zuschuss für die Mahlzeiten zu zahlen.

Ein aktu­el­les Schrei­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums zeigt neben der Aus­ga­be von Essens­mar­ken und der direk­ten Gestel­lung von Mahl­zei­ten noch einen drit­ten Weg auf, wie Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer die Sach­be­zugs­wer­te für Mahl­zei­ten in Anspruch neh­men kön­nen. Dem­nach kann der Arbeit­ge­ber dem Arbeit­neh­mer statt der Aus­ga­be von Papier-Essens­mar­ken (Essens­gut­schei­ne, Restau­rant­schecks etc.) auch direkt einen Zuschuss für den Kauf der jewei­li­gen Mahl­zeit zah­len.

Kon­kret heißt das: Bestehen die Leis­tun­gen des Arbeit­ge­bers in einem arbeits­ver­trag­lich oder auf­grund einer ande­ren arbeits­recht­li­chen Rechts­grund­la­ge ver­ein­bar­ten Anspruch des Arbeit­neh­mers auf arbeits­täg­li­che Zuschüs­se zu Mahl­zei­ten, ist als Arbeits­lohn nicht der Zuschuss, son­dern die Mahl­zeit des Arbeit­neh­mers mit dem jewei­li­gen amt­li­chen Sach­be­zugs­wert anzu­set­zen. Dazu müs­sen fol­gen­de Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sein:

1. Der Arbeit­neh­mer muss den Zuschuss tat­säch­lich für den Erwerb einer Mahl­zeit ver­wen­den. Lebens­mit­tel gel­ten nur dann als Mahl­zeit, wenn sie zum unmit­tel­ba­ren Ver­zehr geeig­net oder zum Ver­brauch wäh­rend der Essens­pau­sen bestimmt sind.

2. Für jede Mahl­zeit kann der Arbeit­neh­mer ledig­lich einen Zuschuss arbeits­täg­lich (ohne Krank­heits­ta­ge, Urlaubs­ta­ge und — vor­be­halt­lich Nr. 5 — Arbeits­ta­ge, an denen der Arbeit­neh­mer eine Aus­wärts­tä­tig­keit aus­übt) bean­spru­chen.

3. Der Zuschuss darf den amt­li­chen Sach­be­zugs­wert für ein Mit­tag­essen um nicht mehr als 3,10 Euro über­stei­gen.

4. Der Zuschuss darf nicht höher sein als der tat­säch­li­che Preis der Mahl­zeit.

5. Arbeit­neh­mer, die eine Aus­wärts­tä­tig­keit aus­üben, bei der die ers­ten drei Mona­te noch nicht abge­lau­fen sind, kön­nen den Zuschuss nicht bean­spru­chen, da sie sich ohne­hin vom Arbeit­ge­ber steu­er­frei Aus­la­gen für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen in Höhe der gesetz­li­chen Pau­scha­len erstat­ten las­sen kön­nen.

Der Arbeit­ge­ber muss die Erfül­lung die­ser Vor­aus­set­zun­gen nach­wei­sen. Dazu steht es ihm frei, ent­we­der die vom Arbeit­neh­mer vor­ge­leg­ten Ein­zel­be­leg­nach­wei­se manu­ell zu über­prü­fen oder ent­spre­chen­de elek­tro­ni­sche Ver­fah­ren zu ver­wen­den, bei­spiels­wei­se wenn ein Anbie­ter die Bele­ge voll­au­to­ma­tisch digi­ta­li­siert, prüft und eine monat­li­che Abrech­nung an den Arbeit­ge­ber über­mit­telt, aus der sich die­sel­ben Erkennt­nis­se wie aus Ein­zel­be­leg­nach­wei­sen gewin­nen las­sen.

Eine ver­trag­li­che Bezie­hung zwi­schen dem Arbeit­ge­ber und dem Unter­neh­men (Gast­stät­te, Kan­ti­ne etc.), das die bezu­schuss­te Mahl­zeit abgibt, ist nicht not­wen­dig. Auch eine Pau­scha­lie­rung der Lohn­steu­er ist mög­lich. Aller­dings muss der Arbeit­ge­ber wie bei ande­ren lohn­steu­er­li­chen Nach­weis­pflich­ten die Bele­ge oder die Abrech­nung mit dem Lohn­kon­to auf­be­wah­ren.