Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Damit die Buchführung vom Finanzamt akzeptiert wird, müssen Unternehmen beim Einsatz von Registrierkassen und ähnlichen Geräten verschiedene Pflichten beachten. Die Gnadenfrist für nicht aufrüstbare Altgeräte läuft zum Jahresende aus.

Unter­neh­men mit Bar­geld­ein­nah­men nut­zen in der Regel Regis­trier­kas­sen, PC-Kas­sen­sys­te­me, Taxa­me­ter etc. Die­se Gerä­te sind Teil der Buch­füh­rung und unter­lie­gen damit den­sel­ben Auf­zeich­nungs- und Auf­be­wah­rungs­pflich­ten wie die Buch­füh­rungs­sys­te­me selbst. Der Ein­satz sol­cher Gerä­te hat eine Rei­he von betriebs­wirt­schaft­li­chen Vor­tei­len, ist aller­dings auch mit Pflich­ten ver­bun­den. Ins­be­son­de­re läuft in weni­gen Wochen die Über­gangs­re­ge­lung der Finanz­ver­wal­tung für nicht auf­rüst­ba­re Alt­sys­te­me aus. Die Ober­fi­nanz­di­rek­ti­on Karls­ru­he hat das als Anlass genom­men, über die Pflich­ten beim Ein­satz von Kas­sen­sys­te­men zu infor­mie­ren.

• Auf­zeich­nung: Beim Ein­satz von elek­tro­ni­schen Kas­sen sind grund­sätz­lich alle Ein­nah­men und Aus­ga­ben ein­zeln auf­zu­zeich­nen. Alle Ein­zel­da­ten, die durch die Nut­zung der Kas­se ent­ste­hen, müs­sen wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist von 10 Jah­ren jeder­zeit ver­füg­bar, unver­züg­lich les­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf­be­wahrt wer­den. Auch die Aus­wer­tungs-, Pro­gram­mier-, Stamm­da­ten­än­de­rungs­da­ten sowie Hand­bü­cher und Pro­gram­mier­an­lei­tun­gen sind auf­zu­be­wah­ren.

  

• Auf­rüs­tung: Kön­nen nicht alle Kas­sen­ein­zel­da­ten für 10 Jah­re im Gerät gespei­chert wer­den, ist die Kas­se umge­hend mit Spei­cher­er­wei­te­run­gen aus­zu­stat­ten. Ist das tech­nisch nicht mög­lich, müs­sen die Daten auf einem exter­nen Daten­trä­ger gespei­chert wer­den. Das Unter­neh­men muss nach­wei­sen kön­nen, dass alle steu­er­lich rele­van­ten Daten mani­pu­la­ti­ons­si­cher, unver­än­der­bar und jeder­zeit les­bar gespei­chert wer­den. Die Kos­ten für die ggf. not­wen­di­ge Hil­fe eines IT-Dienst­leis­ters muss das Unter­neh­men tra­gen. Die Vor­ga­ben gel­ten auch bei einem Wech­sel des Kas­sen­sys­tems; auch dann sind die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten des Alt­sys­tems zu sichern.

• Här­te­fall­re­ge­lung: Wird ein Kas­sen­sys­tem ver­wen­det, bei dem eine dau­er­haf­te Daten­spei­che­rung tech­nisch nach­weis­lich nicht mög­lich ist, darf die Kas­se längs­tens bis zum 31. Dezem­ber 2016 ein­ge­setzt wer­den. In die­sem Fall müs­sen min­des­tens fol­gen­de Unter­la­gen auf­be­wahrt wer­den:

  1. alle zur Kas­se gehö­ren­den Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen, ins­be­son­de­re Bedie­nungs- und Pro­gram­mier­an­lei­tung, alle Pro­gramm­ab­ru­fe nach jeder Ände­rung (Stamm­da­ten, Arti­kel­prei­se etc.), Pro­to­kol­le über die Ein­rich­tung von Ver­käu­fer-, Kell­ner-, Trai­nings­spei­chern u. ä. sowie alle wei­te­ren Anwei­sun­gen zur Kas­sen­pro­gram­mie­rung (z. B. Anwei­sun­gen zum maschi­nel­len Aus­dru­cken von Pro­for­ma-Rech­nun­gen oder zum Unter­drü­cken von Daten und Spei­cher­in­hal­ten)

  2. alle mit Hil­fe der Kas­se erstell­ten Rech­nun­gen

  3. alle Tagesend­sum­men­bons mit Aus­druck des Null­stel­lungs­zäh­lers (fort­lau­fen­de sog. “Z-Num­mer” zur Über­prü­fung der Voll­stän­dig­keit der Kas­sen­be­rich­te) inklu­si­ve Name des Geschäfts, Datum, Stor­no­buchun­gen, Ent­nah­men und Zah­lungs­we­ge (bar, Scheck und Kre­dit)

  4. alle wei­te­ren im Rah­men des Tages­ab­schlus­ses abge­ru­fe­nen Aus­dru­cke der Regis­trier­kas­se (z. B. betriebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tun­gen, Aus­dru­cke der Trai­nings­spei­cher, Kell­ner­be­rich­te, Spar­ten­be­rich­te) im Beleg­zu­sam­men­hang mit dem Tagesend­sum­men­bon

  Dar­über hin­aus ist die Voll­stän­dig­keit der Tagesend­sum­men­bons nach­weis­bar sicher­zu­stel­len durch Vor­la­ge der Pro­gram­mier­pro­to­kol­le. Zusätz­lich ist es rat­sam, alle wei­te­ren Unter­la­gen und Daten auf­zu­be­wah­ren (Grand­To­tal-Spei­cher, Jour­nal­rol­len etc.), um die Voll­stän­dig­keit der vor­ge­leg­ten Tagesend­sum­men­bons zu bele­gen. Wei­ter soll­ten alle unge­wöhn­li­chen Vor­fäl­le pro­to­kol­liert und doku­men­tiert wer­den (z. B. Defekt der Regis­trier­kas­se, Nachs­tor­nos). Feh­len die Pro­gram­mie­rungs­un­ter­la­gen oder Pro­to­kol­le nach­träg­li­cher Pro­gramm­än­de­run­gen, ist dies ein for­mel­ler Man­gel der Buch­füh­rung, der für sich genom­men zu einer Hin­zu­schät­zung von Ein­nah­men füh­ren kann.

• Offe­ne Laden­kas­sen: Bei einer offe­nen Laden­kas­se sind die Anfor­de­run­gen an eine ord­nungs­ge­mä­ße Kas­sen­füh­rung mit hohem Auf­wand ver­bun­den, denn auch hier ist die Auf­zeich­nung jedes ein­zel­nen Han­dels­ge­schäf­tes mit aus­rei­chen­der Bezeich­nung des Geschäfts­vor­falls erfor­der­lich. Zu erfas­sen sind sowohl der Inhalt des Geschäfts als auch Name, Fir­ma und Adres­se des Ver­trags­part­ners. Die Pflicht zur Ein­zel­auf­zeich­nung muss nur dann nicht erfüllt wer­den, wenn nach­weis­lich Waren von gerin­gem Wert an eine Viel­zahl unbe­kann­ter und auch nicht fest­stell­ba­rer Per­so­nen ver­kauft wer­den. In die­sem Fall müs­sen die Bar­ein­nah­men anhand eines Kas­sen­be­richts nach­ge­wie­sen wer­den.

  

• Kas­sen­be­richt: Für die Anfer­ti­gung des Kas­sen­be­richts einer offe­nen Laden­kas­se ist der gesam­te Bar­geldend­be­stand ein­schließ­lich Hart­geld — unab­hän­gig vom Auf­be­wah­rungs­ort des Gel­des — täg­lich zu zäh­len. Ent­nah­men und Aus­ga­ben sind zum so ermit­tel­ten End­be­stand zu addie­ren und Ein­la­gen und der Kas­sen­an­fangs­be­stand abzu­zie­hen, sodass sich im Ergeb­nis die Tages­ein­nah­men erge­ben. Dar­über hin­aus soll­ten Sie die Ermitt­lung des Geld­be­stan­des am Ende des Tages durch ein Zähl­pro­to­koll nach­wei­sen. Run­dun­gen oder Schät­zun­gen sind unzu­läs­sig. Die Ent­nah­men, Ein­la­gen ein­schließ­lich Her­kunfts­nach­weis und Aus­ga­ben sind durch Bele­ge nach­zu­wei­sen. Nur ein in die­ser Wei­se erstell­ter Kas­sen­be­richt ist zuläs­sig und ord­nungs­ge­mäß.

• Soft­ware: Mit Stan­dard­soft­ware erstell­te Tabel­len (Excel-Kas­sen­buch) sind nicht mani­pu­la­ti­ons­si­cher und daher vor­schrifts­wid­rig. Soft­ware wird nur dann vom Finanz­amt aner­kannt, wenn eine nach­träg­li­che Ände­rung unmög­lich ist oder vom Pro­gramm auto­ma­tisch pro­to­kol­liert wird.

• Daten­zu­griffs­recht: Das Finanz­amt hat im Rah­men einer Außen­prü­fung das Recht auf Daten­zu­griff. Der Prü­fer darf Ein­sicht ins Kas­sen­sys­tem neh­men oder eine Daten­trä­ger­über­las­sung ver­lan­gen. Für die Daten­trä­ger­über­las­sung sind alle Daten auf einem maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­ger (CD, DVD, USB-Stick) zur Ver­fü­gung zu stel­len. Das Unter­neh­men muss daher selbst dafür sor­gen, dass die Ein­zel­da­ten mit allen Struk­tur­in­for­ma­tio­nen in der Kas­se nicht nur gespei­chert, son­dern auch expor­tiert und in einem für das Finanz­amt les­ba­ren For­mat zur Ver­fü­gung gestellt wer­den kön­nen.

• Fol­gen von Män­geln: Ist die Kas­sen­füh­rung nicht ord­nungs­ge­mäß, hat dies den Ver­lust der Ord­nungs­mä­ßig­keit der gesam­ten Buch­füh­rung zur Fol­ge. Das Finanz­amt kann dann Umsatz und Gewinn schät­zen. Stellt das Finanz­amt dar­über hin­aus durch Ver­pro­bun­gen Dif­fe­ren­zen fest, die nicht sub­stan­ti­ell wider­legt wer­den kön­nen, folgt dar­aus neben Umsatz- und Gewinn­zu­schät­zun­gen regel­mä­ßig auch ein Steu­er­straf­ver­fah­ren.

• Mani­pu­la­tio­nen: Vor­sätz­li­ches oder grob fahr­läs­si­ges Löschen von Daten oder Mani­pu­la­ti­on in der Pro­gram­mie­rung ist als Urkun­den­un­ter­drü­ckung oder Steu­er­hin­ter­zie­hung straf­bar.