Einzelaufzeichnungspflicht für Kassenvorgänge

Das Bundesfinanzministerium hat seine Verwaltungsanweisung zu den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen überarbeitet.

Durch das “Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen” wur­de Ende 2016 die Pflicht zur Aus­stat­tung elek­tro­ni­scher Kas­sen mit einer zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung spä­tes­tens ab 2020 ein­ge­führt. Gleich­zei­tig wur­den mit dem Gesetz wei­te­re Vor­schrif­ten zur Kas­sen­füh­rung in der Abga­ben­ord­nung geän­dert. Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat auf­grund des Geset­zes nun sei­ne Vor­ga­ben zur Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht für Kas­sen­vor­gän­ge über­ar­bei­tet und den Anwen­dungs­er­lass zur Abga­ben­ord­nung ent­spre­chend aktua­li­siert. Was bei der Auf­zeich­nung von Geschäfts­vor­fäl­len zu beach­ten ist, damit es bei Betriebs­prü­fun­gen kei­ne bösen Über­ra­schun­gen gibt, haben wir hier für Sie zusam­men­ge­fasst.

• Daten­schutz: Der Unter­neh­mer muss sei­ne auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen so orga­ni­sie­ren, dass bei der Ein­sicht­nah­me in die steu­er­lich rele­van­ten Unter­la­gen und Daten kei­ne gesetz­lich geschütz­ten Berei­che tan­giert wer­den kön­nen, zum Bei­spiel bei Rechts­an­wäl­ten, Ärz­ten usw.

• Kas­sen­buch: Buch­füh­rungs­pflich­ti­ge Unter­neh­mer müs­sen für Bar­geld­be­we­gun­gen ein Kas­sen­buch füh­ren, ggf. in Form anein­an­der­ge­reih­ter Kas­sen­be­rich­te.

• Ein­zel­auf­zeich­nung: Die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung erfor­dern grund­sätz­lich die Auf­zeich­nung jedes ein­zel­nen Geschäfts­vor­falls unmit­tel­bar nach sei­nem Abschluss und in einem Umfang, der einem sach­ver­stän­di­gen Drit­ten in ange­mes­se­ner Zeit eine lücken­lo­se Über­prü­fung sei­ner Grund­la­gen, sei­nes Inhalts, sei­ner Ent­ste­hung und Abwick­lung und sei­ner Bedeu­tung für den Betrieb ermög­licht. Das bedeu­tet nicht nur die Auf­zeich­nung der in Geld bestehen­den Gegen­leis­tung, son­dern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Ver­trags­part­ners. Dies gilt auch für Bar­ein­nah­men und für Bar­aus­ga­ben.

• Min­destan­ga­ben: Die Grund­auf­zeich­nun­gen müs­sen so beschaf­fen sein, dass sie jeder­zeit ein­deu­tig in ihre Ein­zel­po­si­tio­nen auf­ge­glie­dert wer­den kön­nen. Zeit­nah auf­zu­zeich­nen sind der ein­deu­tig bezeich­ne­te Arti­kel, der end­gül­ti­ge Ein­zel­ver­kaufs­preis, der dazu­ge­hö­ri­ge Umsatz­steu­er­satz und -betrag, ver­ein­bar­te Preis­min­de­run­gen, die Zah­lungs­art, das Datum und der Zeit­punkt des Umsat­zes sowie die ver­kauf­te Men­ge.

• Ver­bu­chung: Im Gegen­satz zur Auf­zeich­nung besteht kei­ne Ver­pflich­tung zur sepa­ra­ten Ver­bu­chung jedes ein­zel­nen Geschäfts­vor­falls. Gleich­ar­ti­ge Waren mit dem­sel­ben Ein­zel­ver­kaufs­preis kön­nen in einer Waren­grup­pe zusam­men­ge­fasst wer­den, sofern die Men­ge ersicht­lich bleibt. Glei­ches gilt für Dienst­leis­tun­gen.

  

• Gewinn­ermitt­lung: Die Pflicht zur Ein­zel­auf­zeich­nung gilt unab­hän­gig von der Gewinn­ermitt­lungs­art, also auch bei der Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung (EÜR). Eine ord­nungs­ge­mä­ße Gewinn­ermitt­lung per EÜR setzt vor­aus, dass die Betriebs­ein­nah­men und -aus­ga­ben durch geord­ne­te und voll­stän­di­ge Bele­ge nach­ge­wie­sen wer­den. Ist die Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht nicht zumut­bar, muss die Ein­nah­me­er­mitt­lung nach­voll­zieh­bar doku­men­tiert und über­prüf­bar sein.

• Kas­sen­ver­fah­ren: Die Pflicht zur Ein­zel­auf­zeich­nung gilt unab­hän­gig davon, ob der Betrieb ein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­sys­tem oder eine offe­ne Laden­kas­se ver­wen­det. Eine offe­ne Laden­kas­se ist die sum­ma­ri­sche, retro­gra­de Ermitt­lung der Tages­ein­nah­men samt manu­el­ler Ein­zel­auf­zeich­nun­gen ohne Ein­satz tech­ni­scher Hilfs­mit­tel.

• Kun­den­da­ten: Es wird vom Finanz­amt nicht bean­stan­det, wenn zwar die Min­destan­ga­ben zur Nach­voll­zieh­bar­keit eines Geschäfts­vor­falls ein­zeln auf­ge­zeich­net wer­den, nicht jedoch die Kun­den­da­ten, sofern die­se nicht zur Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit benö­tigt wer­den. Das gilt auch dann, wenn das Kas­sen­sys­tem eine Kun­den­er­fas­sung und -ver­wal­tung zulässt, die Kun­den­da­ten aber tat­säch­lich nicht oder nur teil­wei­se erfasst wer­den. Soweit Auf­zeich­nun­gen über Kun­den­da­ten aber tat­säch­lich geführt wer­den, sind sie auf­be­wah­rungs­pflich­tig, sofern dem nicht gesetz­li­che Vor­schrif­ten ent­ge­gen­ste­hen.

• Aus­fall: Wird zur Erfas­sung von auf­zeich­nungs­pflich­ti­gen Geschäfts­vor­fäl­len ein elek­tro­ni­sches Sys­tem ver­wen­det, ist bei einem vor­über­ge­hen­den Aus­fall (Strom­aus­fall, tech­ni­scher Defekt etc.) auch eine Auf­zeich­nung auf Papier zuläs­sig. Die Auf­zeich­nungs­pflich­ten bei Ver­wen­dung einer offe­nen Laden­kas­se gel­ten inso­weit ent­spre­chend. Die Aus­fall­zeit des Auf­zeich­nungs­sys­tems ist zu doku­men­tie­ren und soweit vor­han­den durch Nach­wei­se zu bele­gen (z. B. Repa­ra­tur­rech­nung).

• Unzu­mut­bar­keit: Die Auf­zeich­nung jedes ein­zel­nen Geschäfts­vor­falls ist nur dann nicht zumut­bar, wenn es tech­nisch, betriebs­wirt­schaft­lich und prak­tisch unmög­lich ist, die ein­zel­nen Geschäfts­vor­fäl­le auf­zu­zeich­nen. Das Vor­lie­gen die­ser Vor­aus­set­zun­gen muss der Unter­neh­mer nach­wei­sen.

• Dienst­leis­tun­gen: Die Zumut­bar­keits­über­le­gun­gen sind grund­sätz­lich auch auf Dienst­leis­tun­gen über­trag­bar. Daher ist die Aus­nah­me­re­ge­lung auch auf Dienst­leis­tun­gen anwend­bar, die an eine Viel­zahl von nicht bekann­ten Per­so­nen gegen Bar­zah­lung erbracht wer­den und kein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­sys­tem ver­wen­det wird. Aller­dings muss der Geschäfts­be­trieb auf eine Viel­zahl von Kun­den­kon­tak­ten aus­ge­rich­tet und der Kun­den­kon­takt des Anbie­ters im Wesent­li­chen auf die Bestel­lung und den Bezahl­vor­gang beschränkt sein. Ein­zel­auf­zeich­nun­gen sind dage­gen zu füh­ren, wenn der Kun­den­kon­takt in etwa der Dau­er der Dienst­leis­tung ent­spricht und der Kun­de auf die Aus­übung der Dienst­leis­tung indi­vi­du­ell Ein­fluss neh­men kann.

• Manu­el­les Kas­sie­ren: Bei Ver­kauf von Waren an eine Viel­zahl frem­der Per­so­nen gilt die Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht aus Zumut­bar­keits­grün­den nicht, wenn statt einer elek­tro­ni­schen Kas­se eine offe­ne Laden­kas­se ver­wen­det wird.

• Elek­tro­ni­sche Kas­se: Wer­den elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me ver­wen­det, sind die­se zur Auf­zeich­nung sämt­li­cher Erlö­se zu ver­wen­den, es sei denn für einen räum­lich oder orga­ni­sa­to­risch ein­deu­tig abgrenz­ba­ren Bereich ist aus tech­ni­schen Grün­den oder aus Zumut­bar­keits­er­wä­gun­gen eine Erfas­sung über das vor­han­de­ne elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­tem nicht mög­lich. In die­sem Fall kann für die­sen Bereich zur Erfas­sung der Geschäfts­vor­fäl­le eine offe­ne Laden­kas­se ver­wen­det wer­den.

• Meh­re­re Kas­sen: Gibt es im Betrieb meh­re­re Kas­sen, sind die Anfor­de­run­gen an die Auf­zeich­nung von baren und unba­ren Geschäfts­vor­fäl­len für jede Son­der- und Neben­kas­se zu beach­ten.

• Waa­gen: Lie­gen Ein­zel­da­ten einer Waa­ge (Arti­kel, Gewicht und Preis) einem auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Geschäfts­vor­fall zugrun­de, sind die­se ein­zeln auf­zu­zeich­nen und auf­zu­be­wah­ren. Wer­den die Ein­zel­da­ten zusätz­lich in einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem auf­ge­zeich­net, müs­sen die Ein­zel­da­ten der Waa­ge nicht sepa­rat auf­be­wahrt wer­den. Ver­wen­det der Händ­ler eine offe­ne Laden­kas­se und eine Waa­ge, die ledig­lich das Gewicht oder den Preis anzeigt und über kei­ne Spei­cher­funk­ti­on ver­fügt, brau­chen die Ein­zel­da­ten der Waa­ge nicht auf­ge­zeich­net zu wer­den. Erfüllt die Waa­ge hin­ge­gen die Vor­aus­set­zung einer elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­se, ist die Ver­wen­dung einer offe­nen Laden­kas­se unzu­läs­sig.

  

• Anony­mer Ver­kauf: Vom Ver­kauf von Waren an eine Viel­zahl nicht bekann­ter Per­so­nen ist aus­zu­ge­hen, wenn übli­cher­wei­se täg­lich Bar­ver­käu­fe an nament­lich nicht bekann­te Kun­den erfol­gen. Das setzt vor­aus, dass die Iden­ti­tät der Käu­fer für die Geschäfts­vor­fäl­le nicht von Bedeu­tung ist. Es spielt dabei kei­ne Rol­le, wenn der Ver­käu­fer auf­grund außer­be­trieb­li­cher Grün­de tat­säch­lich vie­le sei­ner Kun­den nament­lich kennt.

• Offe­ne Laden­kas­se: Es besteht kei­ne gesetz­li­che Pflicht zur Ver­wen­dung einer elek­tro­ni­schen Kas­se — eine offe­ne Laden­kas­se mit manu­el­ler Auf­zeich­nung ist steu­er­lich eben­so zuläs­sig. Ein­zel­auf­zeich­nun­gen sind hier durch die detail­lier­te Erfas­sung aller baren Geschäfts­vor­fäl­le in einem Kas­sen­buch mög­lich.

• Kas­sen­be­richt: Wird ein Kas­sen­be­richt zur Ermitt­lung der Tages­ein­nah­men ver­wen­det, kann die Ein­zel­auf­zeich­nung auch durch die geord­ne­te (z. B. num­me­rier­te) Samm­lung aller Bar­be­le­ge gewähr­leis­tet wer­den. Besteht aus Zumut­bar­keits­grün­den kei­ne Ver­pflich­tung zur Ein­zel­auf­zeich­nung, müs­sen die Bar­ein­nah­men zumin­dest anhand eines Kas­sen­be­richts nach­ge­wie­sen wer­den. Dazu sind vom Kas­sen­be­stand am Ende des jewei­li­gen Geschäfts­ta­ges der Kas­sen­end­be­stand am Vor­tag sowie die durch Eigen­be­leg doku­men­tier­ten Bar­ein­la­gen abzu­zie­hen und Aus­ga­ben sowie die eben­falls doku­men­tier­ten Barent­nah­men hin­zu­zu­rech­nen. Ein “Zähl­pro­to­koll” (Auf­lis­tung der Stück­zahl vor­han­de­ner Geld­schei­ne und -mün­zen) ist nicht erfor­der­lich, erleich­tert jedoch den Nach­weis des tat­säch­li­chen Aus­zäh­lens.

• Zeit­na­he Doku­men­ta­ti­on: Kas­sen­ein­nah­men und -aus­ga­ben sind täg­lich fest­zu­hal­ten. Eine Auf­zeich­nung erst am nächs­ten Geschäfts­tag ist aus­nahms­wei­se noch ord­nungs­ge­mäß, wenn zwin­gen­de geschäft­li­che Grün­de eine frü­he­re Auf­zeich­nung ver­hin­dert haben und aus den Auf­zeich­nun­gen sicher ent­nom­men wer­den kann, wie sich der Kas­sen­be­stand ent­wi­ckelt hat. Kas­sen­auf­zeich­nun­gen müs­sen so beschaf­fen sein, dass ein sach­ver­stän­di­ger Drit­ter jeder­zeit in der Lage ist, den Soll­be­stand mit dem Ist­be­stand der Geschäfts­kas­se zu ver­glei­chen.

• Ver­trau­ens­kas­sen: Bei Kas­sen ohne Ver­kaufs­per­so­nal (Auto­ma­ten, Gemü­se­ver­kauf am Feld­rand etc.) wird es nicht bean­stan­det, wenn die­se nicht täg­lich, son­dern erst bei Lee­rung aus­ge­zählt wer­den.

• Maschi­nel­le Auf­zeich­nung: Bei einer Buch­füh­rung auf maschi­nell les­ba­ren Daten­trä­gern (DV-gestütz­te Buch­füh­rung) müs­sen die Daten inner­halb der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist unver­züg­lich les­bar gemacht wer­den kön­nen, wenn die Finanz­be­hör­de es ver­langt. Dies gilt sinn­ge­mäß auch für ande­re erfor­der­li­che oder auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Auf­zeich­nun­gen.