Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten

Das Bundesfinanzministerium hat seine Verwaltungsanweisung zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben aktualisiert und um neue Vorgaben ergänzt.

Die Bewir­tungs­kos­ten aus geschäft­li­chem Anlass sind immer­hin noch zu 70 % steu­er­lich abzugs­fä­hig. Dafür müs­sen aber neben wei­te­ren Vor­aus­set­zun­gen auch for­ma­le und inhalt­li­che Anfor­de­run­gen an den Bewir­tungs­be­leg erfüllt sein, die die Finanz­ver­wal­tung in einer Ver­wal­tungs­an­wei­sung fest­ge­legt hat. Nach rund 25 Jah­ren hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um die­se Ver­wal­tungs­an­wei­sung zur steu­er­li­chen Aner­ken­nung von Bewir­tungs­kos­ten als Betriebs­aus­ga­ben über­ar­bei­tet und an die aktu­el­len gesetz­li­chen Rege­lun­gen ange­passt. In die­sem Zeit­raum wur­den näm­lich nicht nur die umsatz­steu­er­li­chen Vor­ga­ben an Rech­nun­gen sowie an elek­tro­ni­sche Regis­trier­kas­sen ver­schärft, son­dern auch Rege­lun­gen zur digi­ta­len Buch­füh­rung und Beleg­auf­be­wah­rung geschaf­fen.

Der Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug von Bewir­tungs­kos­ten erfor­dert laut Gesetz einen schrift­li­chen Nach­weis über Ort, Tag, Teil­neh­mer und Anlass der Bewir­tung sowie die Höhe der Auf­wen­dun­gen. Die schrift­li­chen Anga­ben müs­sen zeit­nah gemacht wer­den. Dazu wird in der Regel ein form­lo­ses Doku­ment (sog. Bewir­tungs­be­leg als Eigen­be­leg) erstellt. Die­sen Eigen­be­leg muss der bewir­ten­de Unter­neh­mer unter­schrei­ben und ihm zum Nach­weis der Kos­ten die Restaurant­rech­nung bei­fü­gen. Auf dem Eigen­be­leg genü­gen Anga­ben zum Anlass und zu den Teil­neh­mern der Bewir­tung. Die Restaurant­rech­nung muss dage­gen maschi­nell erstellt und elek­tro­nisch auf­ge­zeich­net sein und fol­gen­de Anga­ben ent­hal­ten:

• Voll­stän­di­ger Name und voll­stän­di­ge Anschrift des Bewir­tungs­be­triebs. Das ist erfüllt, wenn sich auf­grund der Bezeich­nun­gen in der Rech­nung der Name und die Anschrift ein­deu­tig fest­stel­len las­sen.

• Aus­stel­lungs­da­tum und Leis­tungs­zeit­punkt (Tag der Bewir­tung). Für den Leis­tungs­zeit­punkt (Bewir­tungs­tag) genügt auch ein Ver­weis auf das Aus­stel­lungs­da­tum, z. B. in der Form “Leis­tungs­da­tum ent­spricht Rech­nungs­da­tum”. Hand­schrift­li­che Ergän­zun­gen oder Datums­stem­pel rei­chen dage­gen nicht aus. Weil die Anga­be des Leis­tungs­zeit­punkts klar über die Anfor­de­run­gen für Klein­be­trags­rech­nun­gen hin­aus­geht, könn­ten Bewir­tungs­rech­nun­gen ins­be­son­de­re in die­sem Punkt den Vor­ga­ben des Fis­kus nicht genü­gen, was zu ent­spre­chen­den Bean­stan­dun­gen bei einer Betriebs­prü­fung führt. Von Exper­ten wird die erhöh­te Anfor­de­rung zwar abge­lehnt, zumal sie der umsatz­steu­er­li­chen Ver­ein­fa­chungs­re­ge­lung zuwi­der­läuft. Wer sicher gehen will, muss den Beleg trotz­dem auf die­se Anfor­de­rung über­prü­fen.

• Men­ge und Art der Spei­sen, Geträn­ke und sons­ti­gen Leis­tun­gen (Leis­tungs­be­schrei­bung). Buch­sta­ben, Zah­len oder Sym­bo­le, die für umsatz­steu­er­li­che Zwe­cke aus­rei­chen, oder die pau­scha­le Anga­be “Spei­sen und Geträn­ke” mit Anga­be der für die Bewir­tung in Rech­nung gestell­ten Gesamt­sum­me genü­gen für den Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug nicht. Bezeich­nun­gen wie z. B. “Menü 1”, “Tages­ge­richt 2” oder “Lunch-Buf­fet” und aus sich selbst her­aus ver­ständ­li­che Abkür­zun­gen sind jedoch zuläs­sig.

• Rech­nungs­be­trag (Preis für die Bewir­tungs­leis­tun­gen). Ein zusätz­lich gewähr­tes Trink­geld kann durch die maschi­nell erstell­te Rech­nung zusätz­lich aus­ge­wie­sen wer­den. Wird das Trink­geld in der Rech­nung nicht aus­ge­wie­sen, trägt der Gast­ge­ber die Fest­stel­lungs­last für den Nach­weis von Trink­geld­zah­lun­gen. Der Nach­weis kann z.B. geführt wer­den, indem der Emp­fän­ger das Trink­geld auf der Rech­nung quit­tiert.

Sofern es sich bei der Bewir­tungs­rech­nung um kei­ne Klein­be­trags­rech­nung han­delt (Rech­nungs­be­trag über 250 Euro), sind außer­dem fol­gen­de Anga­ben zwin­gend erfor­der­lich:

• Steu­er­num­mer oder USt-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Bewir­tungs­be­triebs.

• Eine fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mer. Unab­hän­gig von ande­ren ver­pflich­ten­den Anga­ben für Bele­ge aus elek­tro­ni­schen Kas­sen (z.B. Trans­ak­ti­ons­num­mer) braucht die Bewir­tungs­rech­nung eine ein­ma­li­ge, fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mer.

• Name des bewir­ten­den Unter­neh­mers (Gast­ge­ber). Die­sen kann der Bewir­tungs­be­trieb auch hand­schrift­lich auf der Rech­nung ver­mer­ken.

Ver­wen­det der Bewir­tungs­be­trieb ein elek­tro­ni­sches Kas­sen­sys­tem, wer­den für den Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug nur maschi­nell erstell­te, elek­tro­nisch auf­ge­zeich­ne­te und mit Hil­fe einer zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE) abge­si­cher­te Rech­nun­gen aner­kannt. Ande­re Rech­nun­gen (hand­schrift­lich, ledig­lich maschi­nell erstellt etc.) erfül­len die Nach­weis­vor­aus­set­zun­gen nicht und sind vom Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug aus­ge­schlos­sen. Der Gast­ge­ber darf dar­auf ver­trau­en, dass die Rech­nung ord­nungs­ge­mäß maschi­nell erstellt und auf­ge­zeich­net wor­den ist, wenn der Beleg vom elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem mit einer Trans­ak­ti­ons­num­mer und der Seri­en­num­mer des Kas­sen­sys­tems oder des Sicher­heits­mo­duls ver­se­hen wur­de.

Für bis Ende 2022 aus­ge­stell­te Bele­ge ist der Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug auch unab­hän­gig von die­sen Anga­ben zuläs­sig. Wer­den Bewir­tungs­leis­tun­gen erst nach dem Tag der Bewir­tung in Rech­nung gestellt und unbar bezahlt oder sind in dem bewir­ten­den Betrieb aus­schließ­lich unba­re Zah­lun­gen mög­lich, ist die Vor­la­ge des Belegs eines elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tems nicht zwin­gend erfor­der­lich. In die­sem Fall ist der Rech­nung der Zah­lungs­be­leg über die unba­re Zah­lung bei­zu­fü­gen.

Alle genann­ten Anfor­de­run­gen sind auch bei Bewir­tun­gen im Aus­land zu erfül­len. Ist eine detail­lier­te, maschi­nell erstell­te Rech­nung nicht zu erhal­ten, muss dies glaub­haft gemacht wer­den. Liegt nur eine hand­schrift­li­che Rech­nung vor, muss der Gast­ge­ber glaub­haft machen, dass im Bewir­tungs­land kei­ne Ver­pflich­tung zur Erstel­lung maschi­nel­ler Bele­ge besteht.

Auf digi­ta­le oder digi­ta­li­sier­te Bewir­tungs­rech­nun­gen und -bele­ge geht das Minis­te­ri­um eben­falls ein. Die Vor­ga­ben ori­en­tie­ren sich dabei an den all­ge­mei­nen Regeln für digi­ta­le oder digi­ta­li­sier­te Bele­ge. Schließ­lich weist das Minis­te­ri­um noch dar­auf hin, dass erhöh­te Anfor­de­run­gen an den Nach­weis geschäft­lich ver­an­lass­ter Bewir­tun­gen nach den aktua­li­sier­ten Rege­lun­gen erst für Bewir­tungs­auf­wen­dun­gen nach dem 1. Juli 2021 ver­pflich­tend sind.