Vorabhinweise zur Einführung der e-Rechnung

Das Bundesfinanzministerium hat erste Hinweise zu der ab 2025 geplanten Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich gegeben.

Mit dem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz soll ab 2025 die elek­tro­ni­sche Rech­nung (e-Rech­nung) zum Stan­dard für Lie­fe­run­gen und Leis­tun­gen an ande­re Unter­neh­mer wer­den. Die­ses Vor­ha­ben basiert auf Plä­nen der EU und ist der ers­te Schritt zur Ein­füh­rung eines natio­na­len Mel­de­sys­tems für alle Umsät­ze, mit dem der Fis­kus Umsatz­steu­er­be­trug bekämp­fen will. Bei Lie­fe­run­gen und Leis­tun­gen an End­ver­brau­cher ändert sich dage­gen zunächst nichts.

Um das vom Fis­kus gesetz­te Ziel für die e-Rech­nung zu errei­chen, muss die­se ein struk­tu­rier­tes elek­tro­ni­sches For­mat haben, das auto­ma­tisch wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kann. Es kommt also nicht nur auf einen elek­tro­ni­schen Über­mitt­lungs­weg an, son­dern eben­so auf die Ver­wen­dung des rich­ti­gen elek­tro­ni­schen For­mats. Rei­ne PDF-Datei­en, die bis­her ger­ne als “elek­tro­ni­sche Rech­nung” zum Ein­satz kom­men, sind dage­gen ab 2025 nicht mehr ohne wei­te­res zuläs­sig. Auch wenn das Gesetz noch nicht ver­ab­schie­det ist, hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um vor­ab Hin­wei­se dazu gege­ben, wel­che For­ma­te für die e-Rech­nung künf­tig aner­kannt wer­den und was Unter­neh­men jetzt schon beden­ken soll­ten.

Die Finanz­ver­wal­tung ist zu dem Ergeb­nis gekom­men, dass eine Rech­nung nach dem XStan­dard oder nach dem ZUG­FeRD-For­mat ab Ver­si­on 2.0.1 eine Rech­nung in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat dar­stellt, die der euro­päi­schen Norm für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung ent­spricht. Sofern das Gesetz in die­sem Punkt unver­än­dert beschlos­sen wer­den soll­te, wür­den daher auch Rech­nun­gen in die­sen bei­den For­ma­ten ab 2025 die neu­en umsatz­steu­er­li­chen Anfor­de­run­gen für eine e-Rech­nung erfül­len.

Die­se Aus­sa­ge ist des­halb von Bedeu­tung, weil ver­schie­de­ne Soft­ware­lö­sun­gen min­des­tens eines der bei­den For­ma­te schon unter­stüt­zen, zumal seit Novem­ber 2020 alle Rech­nun­gen an Behör­den über 1.000 Euro als e-Rech­nung nach dem XStan­dard aus­ge­stellt wer­den müs­sen. Das Minis­te­ri­um weist aber der Voll­stän­dig­keit hal­ber dar­auf hin, dass auch wei­te­re Rech­nungs­for­ma­te die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an eine e-Rech­nung erfül­len kön­nen. Weil die e-Rech­nung zunächst nur für inlän­di­sche Umsät­ze obli­ga­to­risch sein wird, hat man die Erör­te­run­gen bis jetzt aber auf die gebräuch­lichs­ten inlän­di­schen For­ma­te beschränkt.

Außer­dem hat die Finanz­ver­wal­tung ent­schie­den, dass ab der Ein­füh­rung der obli­ga­to­ri­schen e-Rech­nung bei einem hybri­den For­mat, das einen struk­tu­rier­ten Teil mit einem für Men­schen les­ba­ren Teil kom­bi­niert (z.B. PDF-Datei mit als XML ein­ge­bet­te­ter ZUG­FeRD-Rech­nung), anders als bis­her der struk­tu­rier­te Teil maß­geb­lich sein wird. Im Fall einer Abwei­chung zwi­schen den bei­den Tei­len haben dann die Daten aus dem struk­tu­rier­ten Teil Vor­rang vor den Daten aus der Bild­da­tei. An der grund­sätz­li­chen Zuläs­sig­keit eines hybri­den For­mats ändert dies aber nichts.

Beim EDI-Ver­fah­ren ist sich das Minis­te­ri­um der Bedeu­tung des Ver­fah­rens für bestimm­te Berei­che der Wirt­schaft bewusst. Die Finanz­ver­wal­tung arbei­tet des­halb aktu­ell an einer Lösung, die die Wei­ter­nut­zung der EDI-Ver­fah­ren auch unter dem künf­ti­gen Rechts­rah­men so weit wie mög­lich sicher­stel­len soll. Dass mit der Ein­füh­rung des trans­ak­ti­ons­be­zo­ge­nen Mel­de­sys­tems zu einem spä­te­ren Zeit­punkt an bestimm­ten EDI-Ver­fah­ren noch tech­ni­sche Anpas­sun­gen vor­ge­nom­men wer­den müs­sen, kann der­zeit aller­dings nicht aus­ge­schlos­sen wer­den.

Laut der Ent­wurfs­fas­sung des Geset­zes kön­nen Unter­neh­men in einem Über­gangs­zeit­raum bis Ende 2025 statt einer e-Rech­nung auch eine sons­ti­ge Rech­nung aus­stel­len. Für Unter­neh­men, deren Gesamt­um­satz im Vor­jahr nicht mehr als 800.000 Euro betra­gen hat, gilt die­se Über­gangs­frist sogar bis Ende 2026. Das Minis­te­ri­um weist aller­dings dar­auf hin, dass zumin­dest die Ent­ge­gen­nah­me einer e-Rech­nung schon ab dem 1. Janu­ar 2025 für alle inlän­di­schen Unter­neh­mer ver­pflich­tend sein wird. Die Über­gangs­re­ge­lung betrifft nach der­zei­ti­gem Stand nur die Aus­stel­lung einer Rech­nung. Wenn der Rech­nungs­aus­stel­ler sich für die Ver­wen­dung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung ent­schei­den soll­te, muss der Rech­nungs­emp­fän­ger die­se daher auch ent­ge­gen­neh­men.

Aller­dings hat der Bun­des­rat in sei­ner Stel­lung­nah­me zum Wachs­tums­chan­cen­ge­setz bereits gefor­dert, die Ein­füh­rung der e-Rech­nung um zwei Jah­re zu ver­schie­ben. Um der Wirt­schaft genü­gend Zeit für die Klä­rung der vie­len Anwen­dungs­fra­gen, die Berück­sich­ti­gung bran­chen­spe­zi­fi­scher Beson­der­hei­ten und die Anpas­sung der Geschäfts­pro­zes­se und IT-Sys­te­me zu geben, soll daher nach dem Wil­len des Bun­des­rats auch der Emp­fang von e-Rech­nun­gen erst ab dem 1. Janu­ar 2027 ver­pflich­tend sein.

Der Bun­des­tag hat bereits die gene­rel­le Über­gangs­frist für die Ver­wen­dung einer sons­ti­gen Rech­nung um ein Jahr bis Ende 2026 ver­län­gert, aller­dings mit der Maß­ga­be, dass die Aus­stel­lung einer sons­ti­gen Rech­nung anstel­le einer e-Rech­nung in die­ser Zeit die Zustim­mung des Emp­fän­gers vor­aus­setzt. Nach­dem der Bun­des­rat zum Wachs­tums­chan­cen­ge­setz in sei­ner Novem­ber-Sit­zung den Ver­mitt­lungs­aus­schuss ange­ru­fen hat, sind auch bei die­ser Rege­lung noch wei­te­re Ände­run­gen vor­stell­bar. Über den letzt­end­li­chen Ein­füh­rungs­zeit­punkt wer­den die Par­la-men­te vor­aus­sicht­lich kurz vor dem Jah­res­en­de ent­schei­den.