Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Wenn nachträgliche Änderungen in einem elektronischen Fahrtenbuch nicht in der Datendatei selbst dokumentiert werden, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.

Mitt­ler­wei­le sind elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher eher die Regel als die Aus­nah­me, denn meist stel­len die­se eine Arbeits­er­leich­te­rung bei der läs­ti­gen Doku­men­ta­ti­on für das Finanz­amt dar. Das Finanz­ge­richt Düs­sel­dorf weist aber wie­der ein­mal dar­auf hin, dass auch elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher eine geschlos­se­ne Form haben müs­sen, um steu­er­lich aner­kannt zu wer­den.

Eine äuße­re geschlos­se­ne Form weist ein mit Hil­fe eines Com­pu­ter­pro­gramms erzeug­tes Fahr­ten­buch laut dem Urteil nur dann auf, wenn nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen an den zu einem frü­he­ren Zeit­punkt ein­ge­ge­be­nen Daten tech­nisch aus­ge­schlos­sen sind oder in der Datei selbst doku­men­tiert oder offen gelegt wer­den und bereits bei gewöhn­li­cher Ein­sicht­nah­me in das elek­tro­ni­sche Fahr­ten­buch erkenn­bar sind. Alle erfor­der­li­chen Anga­ben müs­sen sich dem Fahr­ten­buch selbst ent­neh­men las­sen. Ein Ver­weis auf ergän­zen­de Unter­la­gen ist nur zuläs­sig, wenn der geschlos­se­ne Cha­rak­ter der Fahr­ten­buch­auf­zeich­nun­gen dadurch nicht beein­träch­tigt wird.

Die im Streit­fall geführ­ten elek­tro­ni­schen Fahr­ten­bü­cher erfül­len die­se Vor­aus­set­zun­gen nicht, denn es wur­de ein Pro­gramm ver­wen­det, das nach­träg­li­che Ände­run­gen zulässt, ohne die­se Ände­run­gen im Fahr­ten­buch selbst offen­zu­le­gen. Ein­ge­tra­ge­ne Fahr­ten konn­ten bis zur Fest­schrei­bung des jewei­li­gen Monats belie­big geän­dert oder gelöscht wer­den. Vor­ge­nom­me­ne Ver­än­de­run­gen sind dabei nicht unmit­tel­bar aus dem Fahr­ten­buch selbst ersicht­lich gewe­sen, son­dern wur­den ledig­lich in Pro­to­koll­da­tei­en fest­ge­hal­ten. Folg­lich kann die Ord­nungs­ge­mäß­heit des Fahr­ten­buchs nur unter Her­an­zie­hung der Ände­rungs­pro­to­kol­le über­prüft wer­den. Zwar sind die­se Pro­to­koll­da­tei­en ihrer­seits nicht änder­bar oder lösch­bar. Sol­che exter­nen Datei­en sind jedoch nach der Über­zeu­gung des Gerichts schon dem Grun­de nach nicht geeig­net, die geschlos­se­ne Form des Fahr­ten­buchs her­zu­stel­len.

Sol­che exter­nen Datei­en sind jedoch nach der Über­zeu­gung des Gerichts schon dem Grun­de nach nicht geeig­net, die geschlos­se­ne Form des Fahr­ten­buchs her­zu­stel­len. Der Klä­ger konn­te sich auch nicht dar­auf beru­fen, dass bei der vor­he­ri­gen Außen­prü­fung das Fahr­ten­buch nicht bean­stan­det wur­de, obwohl es mit der­sel­ben Soft­ware erstellt wor­den war. Eine blo­ße Nicht­be­an­stan­dung bei der Außen­prü­fung führt noch nicht dazu, dass der Steu­er­zah­ler sich bei einer spä­te­ren Prü­fung auf Ver­trau­ens­schutz beru­fen kann.