Anpassung der GoBD an die Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der obligatorischen E-Rechnung für bestimmte Umsätze ab 2025 hat eine Anpassung der Buchführungsregeln (GoBD) notwendig gemacht.

Ins­be­son­de­re auf­grund der Ein­füh­rung der obli­ga­to­ri­schen elek­tro­ni­schen Rech­nung bei Umsät­zen zwi­schen inlän­di­schen Unter­neh­mern seit dem 1. Janu­ar 2025 sah das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um Ände­rungs­be­darf an den “Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)” und hat des­halb ein Schrei­ben mit ent­spre­chen­den Ände­run­gen erlas­sen. Neben der Ände­rung von Begrif­fen an ver­schie­de­nen Stel­len (z. B. Ersatz von “Kon­to­aus­zü­ge in PDF oder Papier” durch “Datei­en im PDF-For­mat oder papier­haf­ten Bele­ge”) wer­den vor allem Rege­lun­gen zur Auf­be­wah­rung von Daten und Bele­gen ange­passt oder ergänzt. Hier ist ein Über­blick:

• Aus­gangs­rech­nun­gen: Bei Ein­satz eines Fak­tu­rie­rungs­pro­gramms muss kei­ne bild­haf­te Kopie der Aus­gangs­rech­nung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybri­den Rech­nungs­for­mats) ab Erstel­lung gespei­chert bzw. auf­be­wahrt wer­den, wenn jeder­zeit auf Anfor­de­rung ein inhalt­lich iden­ti­sches Mehr­stück der Aus­gangs­rech­nung erstellt wer­den kann.

• Ein­gangs­be­le­ge: Wer­den Buchungs­be­le­ge, Han­dels-oder Geschäfts­brie­fe in Form eines struk­tu­rier­ten Daten­sat­zes emp­fan­gen, bedarf es abwei­chend zur Auf­be­wah­rungs­re­ge­lung in der Abga­ben­ord­nung kei­ner bild­li­chen, son­dern nur einer inhalt­li­chen Über­ein­stim­mung.

  

• E-Rech­nun­gen: Bei E-Rech­nun­gen ist es aus­rei­chend, wenn nur der struk­tu­rier­te Teil auf­be­wahrt wird und die Anfor­de­run­gen der GoBD erfüllt wer­den. Eine Auf­be­wah­rung des men­schen­les­ba­ren Daten­teils einer hybri­den E-Rech­nung (z. B. des PDFTeils einer ZUG­FeRD-Rech­nung) ist nur dann erfor­der­lich, wenn zusätz­li­che oder abwei­chen­de Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten sind, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind (z. B. Buchungs­ver­mer­ke).

• Zah­lungs­ab­wick­lungs­diens­te: Nicht auf­be­wah­rungs­pflich­tig ist auch der zur Doku­men­ta­ti­on der tech­ni­schen Abwick­lung einer elek­tro­ni­schen Zah­lung erzeug­te Nach­weis eines Zah­lungs­ab­wick­lungs­diens­tes, es sei denn, er wird als Buchungs­be­leg ver­wen­det oder stellt die ein­zi­ge Form der Abrech­nung mit dem Zah­lungs­ab­wick­lungs­dienst dar oder es ist nur mit ihm eine ein­deu­ti­ge Abgren­zung zwi­schen baren und unba­ren Geschäfts­vor­fäl­len in der Kas­sen­buch­füh­rung gewähr­leis­tet.

• Elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung: Ein­ge­hen­de elek­tro­ni­sche Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe und Buchungs­be­le­ge müs­sen in dem For­mat auf­be­wahrt wer­den, in dem sie emp­fan­gen wur­den (z. B. Rech­nun­gen im XML-For­mat oder Kon­to­aus­zü­ge im PDF-oder Bild­for­mat). Eine Umwand­lung in ein ande­res For­mat ist unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen zuläs­sig. Erfolgt eine Anrei­che­rung der Bild­in­for­ma­tio­nen, z. B. durch OCR (Bei­spiel: Erzeu­gung einer voll­text­re­cher­chier­ba­ren PDF-Datei im Erfas­sungs­pro­zess), sind die dadurch gewon­ne­nen Infor­ma­tio­nen nach Veri­fi­ka­ti­on und Kor­rek­tur eben­falls auf­zu­be­wah­ren. Bei E-Rech­nun­gen ist es aus­rei­chend, wenn der struk­tu­rier­te Teil auf­be­wahrt wird und ins­be­son­de­re die Anfor­de­run­gen der GoBD erfüllt wer­den. Eine zusätz­li­che Auf­be­wah­rung des men­schen­les­ba­ren Daten­teils einer E-Rech­nung ist nur dann erfor­der­lich, wenn zusätz­li­che oder abwei­chen­de Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten sind, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind (z. B. Buchungs­ver­mer­ke oder qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren)

• Mit­tel­ba­rer Daten­zu­griff: Der Fis­kus kann vom Steu­er­zah­ler auch ver­lan­gen, dass er an ihrer Stel­le die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten nach ihren Vor­ga­ben maschi­nell aus­wer­tet oder maschi­nell aus­wer­ten lässt und der Finanz­be­hör­de die Daten­aus­wer­tung im maschi­nell aus­wert­ba­ren For­mat zur Ver­fü­gung stellt oder anschlie­ßend einen Nur-Lese­zu­griff ermög­licht. Es kann aller­dings nur eine maschi­nel­le Aus­wer­tung unter Ver­wen­dung der im DV-Sys­tem des Steu­er­zah­lers oder des beauf­trag­ten Drit­ten vor­han­de­nen Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten ver­langt wer­den.

Die GoBD in der jetzt geän­der­ten Fas­sung sind ab dem 14. Juli 2025 anzu­wen­den.