E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt auch E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen, soweit diese den Charakter von Handels- und Geschäftsbriefen erfüllen.

Auch E-Mails kön­nen zu den auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Han­dels- und Geschäfts­brie­fen zäh­len. Der Bun­des­fi­nanz­hof hat in einem Urteil zur Doku­men­ta­ti­on von Kon­zern­ver­rech­nungs­prei­sen klar­ge­stellt, dass nicht nur die Ein- und Aus­gangs­rech­nun­gen auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind. Statt­des­sen ist die gesam­te, den betrieb­li­chen Bereich betref­fen­de Kor­re­spon­denz auf­zu­be­wah­ren, soweit sie sich auf die Vor­be­rei­tung, Durch­füh­rung oder Rück­gän­gig­ma­chung eines Han­dels­ge­schäfts bezieht. Auf die Form kommt es dabei nicht an — auch Fern­schrei­ben, Tele­gram­me und ins­be­son­de­re E-Mails sind grund­sätz­lich auf­be­wah­rungs­pflich­tig. Das gilt jeden­falls inso­weit, als die E-Mail selbst — und nicht ledig­lich ihr Anhang — rech­nungs­le­gungs­re­le­van­te Infor­ma­tio­nen ent­hält. Ansons­ten ist ledig­lich der Anhang auf­zu­be­wah­ren.

Das Finanz­amt ist daher im Rah­men einer Außen­prü­fung grund­sätz­lich auch berech­tigt, vom Unter­neh­mer sämt­li­che E-Mails mit steu­er­li­chem Bezug anzu­for­dern. Aller­dings haben die Kon­troll­rech­te des Finanz­amts auch ihre Gren­zen, denn ein Gesamt­jour­nal aller E-Mails, das das Finanz­amt im Streit­fall eben­falls haben woll­te, darf es nicht ver­lan­gen. Das gilt zumin­dest dann, wenn das Gesamt­jour­nal erst noch erstellt wer­den müss­te und ande­rer­seits auch Infor­ma­tio­nen zu sol­chen E-Mails ent­hal­ten wür­de, die kei­nen steu­er­li­chen Bezug haben. Dafür gibt es kei­ne Rechts­grund­la­ge, und damit ist eine sol­che For­de­rung des Finanz­amts rechts­wid­rig.