Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen können nach dem 31. Dezember 2003 zahlreiche Buchhaltungsunterlagen vernichtet werden.

Für Buch­hal­tungs­un­ter­la­gen gel­ten gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten. Außer­dem ist im Jah­res­ab­schluss für zukünf­ti­ge Kos­ten der Auf­be­wah­rung ent­spre­chen­der Unter­la­gen eine Rück­stel­lung zu bil­den. Mit dem 31. Dezem­ber 2003 ist die Auf­be­wah­rungs­frist für eine gan­ze Rei­he von Unter­la­gen abge­lau­fen.

Sechs­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­frist

• Lohn­kon­ten und Unter­la­gen zum Lohn­kon­to mit Ein­tra­gun­gen aus dem Jahr 1997 oder frü­her;

• sons­ti­ge für die Besteue­rung bedeut­sa­me Unter­la­gen sowie Geschäfts­brie­fe aus dem Jahr 1997 oder frü­her.

Zehn­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­frist

• Bücher, Jour­na­le, Kon­ten, Auf­zeich­nun­gen, in denen die letz­te Ein­tra­gung 1993 und frü­her erfolg­te;

• Inven­ta­re, Jah­res­ab­schlüs­se, Lage­be­rich­te, Eröff­nungs­bi­lan­zen und ent­spre­chen­de Arbeits­an­wei­sun­gen, die 1993 oder frü­her auf­ge­stellt wur­den;

• Buchungs­be­le­ge aus dem Jahr 1993.

Die zehn­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­frist gilt auch für die Buch­hal­tungs­da­ten der betrieb­li­chen EDV. Das heißt, dass inner­halb die­ses Zeit­raums der Zugriff auf die­se Daten mög­lich sein muss. Für Sie bedeu­tet das, dass bei einem Sys­tem­wech­sel der betrieb­li­chen EDV dar­auf geach­tet wer­den soll­te, dass die ent­spre­chen­den Daten in das neue Sys­tem über­nom­men oder die bis­her ver­wen­de­ten Pro­gram­me für den Zugriff auf die alten Daten wei­ter­hin bestehen blei­ben.

Die zehn­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­frist gilt dar­über hin­aus für Auf­zeich­nun­gen, die für ab dem 1. Janu­ar 2003 begin­nen­de Wirt­schafts­jah­re über Art und Inhalt von Geschäfts­be­zie­hun­gen mit nahe ste­hen­den Per­so­nen bei Aus­lands­be­tei­li­gun­gen zu füh­ren sind. Ent­spre­chen­de Auf­zeich­nun­gen kön­nen schrift­lich oder in elek­tro­ni­scher Form erstellt wer­den.