Aufbewahrungspflicht für eMails

Wenn eMails als Handelsbriefe fungieren, unterliegen sie ebenso der Aufbewahrungspflicht wie Papierunterlagen.

Alle Welt spricht heu­te über den Daten­zu­griff der Finanz­ver­wal­tung im Rah­men einer Außen­prü­fung und das dazu ergan­ge­ne Anwen­dungs­schrei­ben der Finanz­ver­wal­tung. Etwas in den Hin­ter­grund getre­ten ist in die­ser Dis­kus­si­on der Umstand, dass in der Abga­ben­ord­nung noch wei­te­re auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Unter­la­gen gere­gelt sind, die nicht mit­hil­fe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems erstellt wor­den sind. Emp­fan­ge­ne oder abge­sand­te eMails kön­nen zwei­fel­los Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe sein, die auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind.

Nach der Abga­ben­ord­nung besteht eine Ver­pflich­tung, emp­fan­ge­ne Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe sowie die Wie­der­ga­ben der abge­sand­ten Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe für die Dau­er von 6 Jah­ren ord­nungs­ge­mäß auf­zu­be­wah­ren. Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jah­res, in dem der Han­dels­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den ist.

Die Abga­ben­ord­nung erlaubt eine Spei­che­rung der Geschäfts­brie­fe auf Daten­trä­gern. Das heißt, der eMail-Ver­kehr kann auf eine CD gebrannt und auf­be­wahrt wer­den. Not­wen­dig ist es aber, zuvor eine Berei­ni­gung der eMail-Ver­zeich­nis­se durch­zu­füh­ren, denn die Finanz­ver­wal­tung hat bei einer Außen­prü­fung das Recht, die gespei­cher­ten Daten ein­zu­se­hen und Ihr Sys­tem zur Prü­fung die­ser Unter­la­gen zu nut­zen. Es sind alle Kor­re­spon­den­zen zu ent­fer­nen, die kei­ne Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe sind, also alle pri­va­ten eMails und uner­be­te­ne eMail-Wer­bung.

Prin­zi­pi­ell schreibt die Finanz­ver­wal­tung in den “Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen” (GDPdU) fol­gen­de Regeln vor, die bei der Auf­be­wah­rung zu berück­sich­ti­gen sind:

• Der Ori­gi­nal­zu­stand der über­mit­tel­ten und even­tu­ell noch ver­schlüs­sel­ten Daten muss erkenn­bar sein.

• Bei Ein­satz von Kryp­to­gra­phie­tech­ni­ken sind sowohl die ver­schlüs­sel­ten als auch die ent­schlüs­sel­ten Unter­la­gen auf­zu­be­wah­ren.

• Eben­so gilt, dass die ver­wen­de­ten Schlüs­sel auf­zu­be­wah­ren sind, wenn Signa­tur­prüf­schlüs­sel oder kryp­to­gra­phi­sche Ver­fah­ren ver­wen­det wer­den.

• Die Spei­che­rung hat auf einem Daten­trä­ger zu erfol­gen, der Ände­run­gen nicht mehr zulässt (CD).

• Bei sons­ti­gen auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen sind der Ein­gang, ihre Archi­vie­rung und ggf. Kon­ver­tie­rung sowie die wei­te­re Ver­ar­bei­tung zu pro­to­kol­lie­ren.

• Bei Umwand­lung (Kon­ver­tie­rung) der sons­ti­gen auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen in ein unter­neh­mens­ei­ge­nes For­mat (“Inhouse-For­mat”) sind bei­de Ver­sio­nen zu archi­vie­ren und mit dem­sel­ben Index zu ver­wal­ten sowie die kon­ver­tier­te Ver­si­on als sol­che zu kenn­zeich­nen.